Einsatzmanagement in Bauhöfen: Wie Messaging Einsätze optimiert

Wenn eine manuelle Erfassung von Einsätzen zu Fehlern und größerem Zeitaufwand führt

 

Die Situation im Einsatzmanagement von Bauhöfen ist vielerorts dieselbe: Zahlreiche Prozesse in den kommunalen Bauhöfen, insbesondere bei kleinen und mittleren Städten und Gemeinden, sind bislang noch analog und manuell geregelt.

 

Meist läuft der Tagesablauf von Bauhof-Mitarbeitenden folgendermaßen ab:

Sie treffen sich morgens in der Zentrale, sprechen den Einsatz ab, erhalten oder notieren sich die Arbeitsaufträge auf Papier und fahren dann zur Einsatzstelle. Ob nun Einsätze wie Fahrbahnerneuerungen, Grünpflege oder Schilderkontrolle – die Koordination und Dokumentation von Bauhofeinsätzen vor Ort erfolgt zum größten Teil provisorisch, manuell und umständlich auf Papier oder einem wahllosen Endgerät. Am Abend müssen dann die Einsatzleitenden aus den vielfältigen Quellen die Informationen zusammentragen, sie den Einsatz- und den Kostenstellen zuordnen und alles ins kommunale System übertragen – stets in der Hoffnung, nichts zu vergessen.

 

Die Folge eines derartigen Einsatzmanagements von Bauhöfen: Der unübersichtliche Flickenteppich an Dokumentationen sorgt nicht nur für erhöhte Fehleranfälligkeit und erheblichen Zeitverlust, sondern führt auch zunehmend zu Frust bei den Angestellten der Bauhöfe.

 

 

Die sich einschleichende Schatten-IT

 

Beruht die kommunikative Vernetzung noch auf relativ rudimentären und manuellen Prozessen, werden administrative Abwicklungen und auch Arbeitszeiten unnötig in die Länge gezogen. Es ist daher kein Wunder, dass viele Mitarbeitende selbstständig zum eigenen Smartphone greifen und sich mit anderen Kolleginnen und Kollegen über eine Consumer Messenger App austauschen, um das Einsatzmanagement im Bauhof zu optimieren. Doch hier ist Vorsicht geboten! Einen Messenger wie WhatsApp, Signal und Telegram für die Kommunikation von Bauhofeinsätzen zu nutzen, ist unzulässig.

 

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Aus folgenden Gründen sind WhatsApp & Co nicht für Behörden, Öffentliche Dienste – und so auch Bauhöfe – erlaubt:

 

#1 Sie sind weder DSGVO-konform, noch entsprechen sie den Compliance-Richtlinien von Behörden und Bauhöfen.

 

#2 Consumer Messenger Apps lassen sich nicht zentral von einer IT-Administration verwalten und können aus diesem Grund keine Datenhoheit garantieren.

 

#3 Daten werden bzw. können mit Drittanbietern geteilt werden.

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Um eine DSGVO-konforme Kommunikation beim Einsatzmanagement in Bauhöfen zu gewährleisten, eignen sich nur Kommunikationsmittel, die auf die Anforderungen von Behörden und Öffentlichen Diensten spezialisiert sind. Unsere Messenger App Teamwire basiert auf dem Zero Trust Sicherheitsmodell und garantiert höchsten Datenschutz und größtmögliche Datensicherheit für die Kommunikation im Behördenumfeld. Neben den rechtlichen und technischen Aspekten, die für die IT-Abteilung und den Datenschutzbeauftragten von höchster Relevanz sind, sollte keinesfalls außer Acht gelassen werden, dass für den Endnutzer auch die Funktionalitäten und eine einfach zu bedienende Oberfläche – ähnlich wie bei WhatsApp – wichtig sind. So lässt sich eine schnelle und hohe Nutzerakzeptanz schaffen.

 

 

Vom Messenger als Basis hin zur Automatisierung von Arbeitsprozessen

 

Fakt ist also, dass es in Bauhöfen aktuell noch zu vielen manuellen Dokumentationen kommt, und, dass Mitarbeitende dies bereist zu umgehen versuchen, indem sie sich über WhatsApp & Co auf dem Laufenden halten. Als Spezialist im übergreifenden Behörden-Messaging bietet Teamwire genau die Kommunikationsmöglichkeiten – etwa via Text- und Sprachnachrichten, sowie Videotelefonie, die Mitarbeitende eines Bauhofs erwarten. Zudem bietet unser Messenger sogar noch viel mehr als nur sicheres Chatten.

 

 

Sechs gute Gründe, das Einsatzmanagement von Bauhöfen über Teamwire zu realisieren und Einsätze in Echtzeit zu dokumentieren

 

1. Teamwire sorgt für eine einfache Dokumentation, die es gestattet, Informationen – auch bei Schäden oder Unfällen – schnell zu erfassen, Fotos und Videos anzufügen und alles sicher zu übermitteln. Auch das Festhalten von Einsatzfortschritten erfolgt digital an einer zentralen Stelle.

 

2. Teamwire bietet gruppenspezifische Chats, die für reibungslose Abläufe und einen zielgerichteten Informationsaustausch sorgen. Einsatzteams und -bereiche lassen sich einfach voneinander abgrenzen, was wiederum die Überflutung mit Informationen verhindert.

 

3. Teamwire gestattet sichere Video-Anrufe oder -Konferenzen, über die sich ein Vorfall am Einsatzort schnell der Zentrale mitteilen lässt. So arbeiten besonders mobile Arbeitskräfte und hybride Teams effizient und kollaborativ zusammen.

 

4. Teamwire ermöglicht das Teilen von Live-Standorten auf einer Karte in Einzelchats, Gruppenchats oder Teamkanälen. Es vereinfacht das Einsatzmanagement von Bauhöfen, spart Wege und ermöglicht es, rasch Unterstützung anzufordern.

 

5. Teamwire bietet eine spezielle Alarmierungsfunktion, mit der im Falle eines Maschinenausfalls oder -defektes sekundenschnelle Hilfe angefordert werden kann. Ein Alarm wird visuell hervorgehoben und durch einen speziellen Klingelton erkennbar.

 

6. Teamwire steht für Automatisierung. Dank einer direkten Anbindung an die Bauhof- oder ERP-Systeme der Zentrale führt eine vorprogrammierte Prozessautomatisierung zu einem reibungsloseren Informationsaustausch – ohne Umwege oder nachträgliche Datenerfassungen. Hierzu hat das Team rund um Teamwire den so genannten Teamwire Bauhof-Bot.

 

 

 

So funktioniert das Einsatzmanagement von Bauhöfen mit dem Teamwire Messenger und dem integrierten Teamwire Bauhof-Bot

 

Speziell für den Bedarf von Behörden und Bauhöfen konzipiert, ersetzen unser Messenger und unser darauf basierender Bauhof-Bot das typische Alltagsszenario eines analogen Einsatzmanagement im Bauhof durch einen durchgängig digitalen und automatisierten Arbeitsablauf:

 

 

Schritt 1: Einsätze erstellen und verteilen

 

Teamwire ist ein Multi-Device Messenger, der sowohl über die Smartphone App als auch über einen Desktop Client am PC funktioniert. Im ersten Schritt können Einsatzkoordinierende wie gewohnt die Arbeitspläne am Computer erstellen und planen. Dabei ist es möglich, detaillierte Einsatzbeschreibungen und -priorisierungen, Angaben zum Ort sowie Bilder zu hinterlegen. Im weiteren Verlauf kann dann der Arbeitsauftrag gezielt an die ausgewählte Einsatzleitung versendet werden, die die Informationen über die Teamwire Smartphone App empfängt. Eine Vor-Ort-Besprechung in der Einsatzzentrale ist nicht mehr nötig.

 

 

Schritt 2: Arbeitsaufträge erhalten

 

Die Einsatzleitung erhält über Teamwire eine neue Chat-Nachricht mit den Einsatzdetails. Diese lässt sich je nach Dringlichkeit und Priorität farblich kennzeichnen. In dringenden Fällen oder bei einem Notfalleinsatz kann sogar ein akustischer Alarm ausgelöst werden. Zudem wird die Nachricht rot markiert und erscheint im Posteingang an erster Stelle.

 

 

Schritt 3: Einsätze mit Text und Bild dokumentieren

 

Mit den detaillierten Informationen kann der Einsatz starten. Durch Antworten auf die eingegangene Chat-Nachricht kann die Einsatzleitung via Text und/ oder Bild antworten. Der Arbeitsverlauf lässt sich mit Textnotizen und Fotos direkt im jeweiligen Messenger-Chat dokumentieren, um dem Vergessen oder Verwechseln von Tätigkeiten vorzubeugen. Ist der Einsatz beendet, schließt die Einsatzleitung den Chat manuell.

 

 

Schritt 4: Einsatzberichte versenden

 

Durch Schließen des Chats gilt der aktive Einsatz als abgeschlossen. Die Einsatzkoordinierenden in der Zentrale erhalten automatisch eine E-Mail mit dem dazugehörigen Bericht als PDF. Die zeitaufwändige Nach-Protokollierung am Ende eines Arbeitstages entfällt. Der Chat-Verlauf dient hier als lückenlose Dokumentation, die sich im PDF-Format ausgeben und archivieren lässt. So besteht stets Zugriff auf bereits abgeschlossene Einsätze.

 

 

 

Fazit: Einfache und effiziente Einsatzkommunikation sowie -koordination mit Teamwire

 

Unser Messenger und Bauhof-Bot sorgen nicht nur für eine einfache und sichere Einsatzplanung, -koordination und -dokumentation, sondern auch für die unmittelbare Erfassung von Arbeitsfortschritten. Somit geht keine Information mehr versehentlich verloren und Einsatzleitende sparen viel Zeit. Ein auf die Anforderungen von Behörden und Öffentlichen Diensten konzipierter Messenger wie Teamwire verhilft zu reibungslosen Einsätzen. So auch im Einsatzmanagement von Bauhöfen – ohne Umwege zu Einsatzbesprechungen in der Zentrale. Doch nicht nur die Bauhöfe profitieren von dem Teamwire Messenger. Jede Abteilung einer Behörde von Städten, Gemeinden und Kommunen kann den Messenger nutzen. Teamwire unterstützt somit sowohl die gezielte Koordination und Kommunikation einer Abteilung als auch den behörden- und dienstübergreifenden Austausch über mehrere Institutionen hinweg.

 

 

Wir sind für Sie da!

Sie haben Fragen, wie Sie den Teamwire Messenger und Bauhof-Bot für Ihr Einsatzmanagement nutzen können? Dann kontaktieren Sie uns und vereinbaren ein unverbindliches Beratungsgespräch.