Oft kommt es in Organisationen vor, dass ein Austausch zu externen Kontakten wie Partnern, Distributoren, Freelancern und Endkunden gewährleistet werden muss. Typische Kommunikationsbeispiele sind: die Zusammenarbeit mit Partnern in einem Projekt, der Follow-up zu einem Workshop, der Informationsaustausch mit einem Patienten, die Planung eines Meetings mit einem Kunden, usw.
Während diese Anwendungsfälle die Produktivität manchmal verbessern, kann die externe Kommunikation auch eine potenzielle Sicherheitslücke für Kundendaten und dem geistigem Eigentum des Unternehmens sein. Teamwire bietet zwei verschiedene Optionen für die externe Kommunikation, um Produktivität und Sicherheit in Einklang zu bringen und unterschiedliche Anforderungen zu erfüllen.
1. Externe Kommunikation generell zulassen
Für die Cloud-Lösung unseres Messengers für Unternehmen gibt es im Administrator-Portal von Teamwire eine Einstellung, um die externe Kommunikation generell zuzulassen (oder auch zu verbieten). Falls die externe Kommunikation aktiviert ist, kann jeder Mitarbeiter mit Partnern und Kunden zusammenarbeiten, wenn diese auch Teamwire verwenden. Die Verbindung zu Kunden und Partnern erfolgt in diesem Fall normalerweise über das Adressbuch eines Benutzers (dies geschieht auf eine DSGVO-konforme Weise – vollständig pseudonymisiert und es werden keine Adressbuchdaten gespeichert).
Dieser Ansatz für die externe Kommunikation ist einfach einzurichten und ermöglicht jedem Mitarbeiter die Kommunikation nach außen. Zugleich bietet dieser Ansatz einem Unternehmen nicht viel Kontrolle und Transparenz, mit welchen externen Benutzern kommuniziert wird. Während Teamwire ein Archiv aller Nachrichten zur Verfügung stellt, um die gesamte interne und externe Kommunikation zu dokumentieren, ist dies nur eine rückwirkende Betrachtung. Basierend auf den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen eines Unternehmen sollte eine Bewertung erfolgen, ob die generelle externe Kommunikation eine Option ist.
2. Sicherer Gastzugang für externe Benutzer
Teamwire hat viele Unternehmenskunden in den regulierten Branchen (z.B. öffentlicher Sektor, Sicherheitsorganisationen, Gesundheitswesen, Banken/Versicherungen, Energie/kritische Infrastrukturen) mit sehr hohen Sicherheits- und Datenschutzanforderungen. Diese Unternehmen müssen zu jeder Zeit Kundendaten und geistiges Eigentum schützen. Deshalb ist es wichtig, dass der externe Zugriff von Partnern und Kunden vollständig gesichert ist und zentral von der IT gesteuert werden kann. Für diese Anforderungen bietet unser Messenger für Unternehmen einen sicheren Gastzugang für die Cloud sowie für die On-Premise-Lösung.
Für den sicheren Gastzugang gibt die IT an einen externen Benutzer eine spezielle ID und ein Kennwort aus, mit dem er sich an jeder Teamwire-App anmelden kann. Je nach den von der IT konfigurierten Kommunikationsrichtlinien kann der externe Benutzer mit allen Mitarbeitern des Unternehmens zusammenarbeiten oder nur mit einer ausgewählten Gruppe interner Benutzer kommunizieren.
Der sichere Gastzugang bietet einem Unternehmen stets volle Transparenz über alle externen Benutzer wie Partner, Zulieferer und Kunden. Wenn der Zugang nicht mehr benötigt wird oder aus Sicherheitsgründen blockiert werden muss, kann die IT-Abteilung jederzeit den Gastzugang eines externen Benutzers sperren oder entfernen.
Zusammenfassung
Mitarbeiter können entweder mit der generellen Aktivierung der externen Kommunikation oder mit dem sicheren Gastzugang von Teamwire mit externen Partnern und Kunden zusammenarbeiten.
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