Wie man als Unternehmen eine Enterprise Messaging App auswählt

Unternehmen, die auf der Suche nach einer Enterprise Messaging App sind, fragen sich oft, wie die verschiedenen Anbieter vergleichbar sind, worin sie sich unterscheiden und welche Features eine geeignete App auf jeden Fall haben sollte.

Teamwire, Sep 25 2020

Im Folgenden wollen wir Unternehmen eine kleine Hilfestellung und Beratung bieten, wie sie die richtige Enterprise Messaging App (wie z.B. Teamwire) auswählen können und welche Kriterien sie beachten sollten:

 

1. Cloud oder On-Premise-Lösung

 

Braucht Ihr Unternehmen einen Cloud-Dienst oder eine On-Premise-Installation? Die meisten Enterprise Messaging Apps sind Cloud-Lösungen. Auch die älteren, PC-basierten Kommunikationstools verschieben sich mehr und mehr in die Cloud. Während gerade für größere Unternehmen und Organisation, mit sicherheitskritischen und sensiblen Daten, gute Gründe für eine On-Premise-Messaging-App sprechen, gibt es wenige professionelle Anbieter.

 

2. Gruppenchats

 

Der häufigste Anwendungsfall für eine Enterprise Messaging App sind Gruppenunterhaltungen. Bietet die App professionelle Gruppenchats an? Wie einfach können die Gruppenchats gestartet werden? Sind Gruppenchats persistent und laufend synchronisiert? Gibt es Lesebestätigungen für Gruppen und alle ihre Mitglieder? Kann ein Nutzer leicht Gruppenchats und dessen Mitglieder managen? Kann ein IT-Administrator Gruppen für Nutzer voreinstellen (z.B. via LDAP/AD-Synchronisation)?

 

3. Teilen von digitalen Inhalten

 

Der zweit wichtigste Anwendungsfall einer Enterprise Messaging App ist das Teilen digitaler Inhalte. Normalerweise erwarten Nutzer ein ähnliches Featureset wie bei führenden Messaging Apps für Privatanwender wie Whatsapp, Facebook Messenger oder Line. Daher sollte eine Enterprise Messaging App einen einfachen Austausch von Fotos, Videos, Sprachnachrichten, Orten, Links, Kalenderdaten, etc. ermöglichen. Da der Austausch von Dokumenten ein häufiger Anwendungsfall in Unternehmen ist, sollten vorhandene Lösungen bzw. Dienste für das Teilen von Dateien/Dokumenten in die Messaging App integriert werden.

 

4. Datenschutz, Sicherheit und Verschlüsselung

 

Im Hinblick auf diese Kriterien gibt es große Unterschiede bei Enterprise Messaging Apps und zwischen deutschen, europäischen, amerikanischen und asiatischen Anbietern. Bietet die Messaging-Lösung wirklich starken Datenschutz für Nutzer und Daten eines Unternehmens? Was sind die Datenschutzanforderungen seitens des Gesetzes für einen bestimmten Anbieter basierend auf seinem Herkunftsland? Wie werden Daten verarbeitet, gespeichert und geschützt? Welche Verschlüsselung wird benutzt und wie stark ist diese (z.B. verwenden einige Enterprise Messaging Apps nur eine eher schwache SSL-Verschlüsselung für die Übertragung)?

 

5. Mobile Application Management

 

Die Enterprise Messaging App und ihre Daten müssen auf mobilen Geräten geschützt werden. Die Messaging App sollte entweder führende Anbieter von Mobile Device Management / Enterprise Mobility Management unterstützen oder eigene Sicherheitsfeatures für mobile Endgeräte anbieten (z.B. um Datenverlust/Datendiebstahl vorzubeugen und für das Zugangsmanagement der Nutzer). Momentan bieten nicht viele Enterprise Messaging Apps diese Art von Sicherheitsfeatures an.

 

6. Plattformübergreifende Apps

 

Die Enterprise Messaging App sollte auf allen benötigten mobilen Endgeräten und Desktop-Plattformen verfügbar sein (z.B. iOS, Android, Windows Phone, Windows, Mac und Linux). Um optimale Produktivität von Mitarbeitern unterwegs und im Büro zu gewährleisten, sollte die App auf Smartphones, Tablets und Desktops dieselben Features haben. Außerdem sollten alle Chats unmittelbar auf allen Geräten eines Benutzers synchronisiert werden, um eine reibungslosen Wechsel zwischen Endgeräten zu ermöglichen und um die Kommunikation auf egal welchem Gerät problemlos und direkt vorsetzen zu können.

 

7. Skalierbarkeit der Lösung

 

Skalierbarkeit und Performance ist besonders für größere Unternehmen wichtig, weil viele Enterprise Messaging Apps nur für kleine und mittlere Unternehmen optimiert sind. Funktioniert die Messaging App auch in größeren Unternehmen schnell und performant? Sind die Server und die App selbst skalierbar (z.B. sind viele Enterprise Messaging Apps in Unternehmen mit mehr als 1000 Nutzern nicht mehr performant)?

 

8. Produktstrategie und Fahrplan

 

Die besseren Enterprise Messaging Apps für Firmen konzentrieren sich auf das “Whatsapp für Unternehmen”-Szenario. Da Nutzer heutzutage schnelle und leicht zu bedienende Einzweck-Apps bevorzugen, sollten komplexe oder integrierte Lösungen vermieden werden. Zusätzlich können die besseren Apps zunehmend in das IT-Ökosystem eines Unternehmens integriert werden. Der Produktfahrplan sollte zeigen, wie eine Enterprise Messaging App Arbeitsabläufe und Prozesse automatisieren, verbessern und beschleunigen wird, um die gesamte Produktivität eines Unternehmens zu steigern.

Beim Auswerten dieser Kriterien werden Unternehmen beachtliche Unterschiede zwischen verschiedenen Enterprise Messaging Apps und ihren Anbietern feststellen. Wenn Sie Fragen bezüglich einer Auswertung haben und wissen wollen, auf welche Kriterien Sie in Ihrem konkreten Fall achten sollten, kontaktieren Sie uns gerne jederzeit. Falls benötigt, haben wir sogar Ausschreibungs-Dokumente (RFI/RFP) für Sie verfügbar.

 

Wichtiger Hinweis

 

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