„Open-Source Messenger vs. Out-of-the-box” (Teil 2): Checkliste für die Business Messenger-Wahl

Wie für den SaaS-Markt typisch, so findet man auch auf dem Business Messenger-Markt entweder Open-Source-Lösungen, wie zum Beispiel das frei verfügbare Matrix-Protokoll oder Out-of-the-box-Lösungen wie Teamwire, mit denen Sie als Nutzer direkt starten können. In unserem Blogbeitrag „Open-Source Messenger vs. Out-of-the-box (Teil 1): Was macht den Unterschied im Business Messaging?“ haben wir bereits aufgezeigt,

– wo die allgemeinen Ursprünge von Instant Messaging und Unified Communication & Collaboration (UC&C)-Lösungen liegen,

– wie und warum sich Open-Source und Out-of-the-box-Lösungen etabliert haben, und

– welche Entwicklungen sich daraus für den Business Messaging-Markt ergaben.

 

Zeit für eine Checkliste, in der beide Lösungswege gegenübergestellt werden, so dass Sie den passenden Lösungsweg zu Ihrem eigenen Business Messenger einschlagen können.

 

Den passenden Business Messenger finden – die Checkliste

 

Bei der strategischen Wahl des eigenen Business Messengers spielen insbesondere fünf Faktoren eine elementare Rolle: Sicherheit, einfache Nutzung, administrative Verwaltung, Drittsystem-Integrationen und Hosting.

 

 

#1 Wie steht es um Datenschutz und -sicherheit?

 

Sowohl bei Anbietern von Out-of-the-box-Produkten als auch bei der Open-Source-Gemeinde wird Sicherheit und Datenschutz großgeschrieben. Bei Matrix-Anwendungen beispielsweise, die Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind, obliegt die Sicherheit letztlich den Entwicklern und Administratoren im Anwender-Unternehmen. Bei etablierten Business Messenger-Anbietern wissen Kunden von vornherein, welche Maßnahmen die Out-of-the-box-Lösung – gemäß der Ansätze Privacy by Design und Privacy by Default – beinhaltet, um Datenschutz und Datensicherheit zu gewährleisten. Beide Ansätze verfolgen das Ziel der größtmöglichen Datenhoheit nach DSGVO, der Erfüllung umfassender Compliance-Standards und der höchsten Datensouveränität über Cloud- und Self Hosting-Optionen.

 

 

#2 Wie schnell lassen sich mögliche Sicherheitslücken schließen?

 

Bei Open-Source kann jeder Entwickler den offenen Quellcode einsehen. Das ist einerseits besonders transparent, birgt jedoch andererseits das Risiko, dass potenzielle Angreifer eben genau diese Sicherheitslücken entdecken und ausnutzen, auch wenn der Quellcode von jedem Unternehmen individuell adaptiert werden kann. In dem Fall müssten die Entwickler der Community oder der eigenen Organisation möglichst schnell Fixes beziehungsweise Patches bereitstellen, um die Schwachstelle zu schließen und Cyberattacken abzuwehren. Etablierte Messenger-Anbieter sind in der Regel schneller beim Beheben von Sicherheitsdefiziten in ihrem geschlossenen System, das unmittelbar (z. B. via Sicherheitsupdate) für alle Anwender wieder sicher ist. Darüber hinaus nutzen Anbieter von Out-of-the-box-Lösungen externe Sicherheitsaudits und Penetrationstests.

 

 

#3 Umfasst die Lösung relevante Business-Funktionen?

 

Typische Funktionalitäten für Anwendungsszenarien im geschäftlichen Umfeld bieten etablierte Business Messenger natürlich „out-of-the-box“. Dazu zählen alle aus dem Consumer Messenger-Bereich bekannten Standard-Funktionen, wie unter anderem Gruppen-Chats und Voice-over-IP. Viel wichtiger allerdings ist die Umsetzung von wichtigen und innovativen Business-Funktionen, wie beispielsweise Umfragen, Teilen des Live-Standorts, Push-to-Talk und Status-Nachrichten. Neuere Open-Source-Protokolle umfassen zwar zumeist schon relevante Standardfunktionen für Messenger-Apps und eine gute Verschlüsslungstechnologie, aber alle Business-Funktionen müssen individuell programmiert werden.

 

 

#4 Welche Lösung schafft die bessere User Experience?

 

Da Out-of-the-box-Lösungen regelmäßige UX-Qualitätsprüfungen durchlaufen und daraufhin weiterentwickelt und optimiert werden, ist das Nutzererlebnis meist besser. Zudem sind die Produkte ausgereift und stabil, sodass Nutzer auf deutlich weniger Bugs treffen. Auch mit Open-Source ist ein qualitativ hochwertiges Produkt möglich. Es bedeutet aber einiges mehr an Aufwand, um diesen Status zu erreichen und vor allem zu halten. Die User Experience kann dabei entweder selbst programmiert oder mithilfe verfügbarer Open-Source-Clients wie Element.io für das Matrix Protokoll umgesetzt werden.

 

 

#5 Ist die administrative Verwaltung gewährleistet?

 

Out-of-the-box Business Messenger überzeugen mit einer komfortablen Administration, gezielt auf die Ansprüche eines IT-Administrators oder Lösungsbeauftragten ausgerichtet: Über ein Dashboard können Nutzer verwaltet und Einstellungen hinsichtlich Datenschutz, Compliance und Endgerätmanagement vorgenommen werden. Die zentrale Verwaltung ist für Open-Source-Protokolle kein festgesetzter Standard und muss individuell programmiert werden.

 

 

#6 Ist der jeweilige Business Messenger interoperabel?

 

Besonders für KRITIS-Unternehmen, Behörden, Kliniken sowie Forschungs- Entwicklungsabteilungen unabhängiger Organisationen ist es nicht selten erforderlich, über Abteilungs-, Referats- oder Organisationsgrenzen hinweg zu kommunizieren. Hier gibt es im Open-Source-Umfeld die Möglichkeit, verschiedene Messenger-Anbieter mittels sogenanntem Bridging miteinander zu verknüpfen. Im Bereich der Out-of-the-box-Lösungen ist dies hingegen eine Frage der Interoperabilität eines Messengers, um den wechselseitigen Informationsaustausch reibungslos und sicher zu gewährleisten. Hier schaffen etablierte Lösungen, wie etwa Teamwire Föderation, eine einheitliche Kommunikation zwischen autarken Unternehmen. Über eine interoperable Out-of-the-box-Lösung können sich die föderierten Unternehmen problemlos austauschen.

 

 

#7 Wie passgenau und anpassbar ist die Lösung?

Sollten keine dedizierten und branchenspezifischen Business Messenger verfügbar sein, welche die eigenen Anwendungsfälle und Nutzungsbedingungen abbilden, lässt sich mithilfe einer Open-Source-Lösung die individuell passende Alternative realisieren. Mittlerweile ist jedoch ein breites Angebot an Out-of-the-box-Lösungen verfügbar – teilweise mit spezifischem Branchenfokus, etwa für Gesundheitswesen, Behörden, Handel, Polizei, Finanzdienstleister und zusätzlichen umfassenden Konfigurationsmöglichkeiten. Die meisten Organisationen sollten hier bereits fündig werden, sodass keine eigene Open-Source-basierte Messenger-Lösung entwickelt werden muss.

 

 

#8 Welche Lösung sorgt für mehr Abhängigkeit?

 

Die Abhängigkeit von Software-Anbietern wird häufig mit dem sogenannten „Vendor Lock-in“ beschrieben, der auf vertraglicher, technischer und prozessualer Ebene bestehen kann. Dieser erschwert oder verhindert sogar, dass sich ein einmal implementiertes Produkt adäquat ersetzen lässt. Im Falle des vielfältigen und wettbewerbsintensiven Business Messenger-Markts ist dies jedoch nicht zu befürchten und ein Anbieterwechsel durchaus möglich. Bei Open-Source-Lösungen wiederum hängen Weiterbetrieb und ‑entwicklung des Messengers stets vom Wissen der Community oder dem eingesetzten Entwickler-Team ab, was einen Wechsel ebenfalls erschweren könnte.

 

 

#9 Wie gut sind Betreuung und Support?

 

Bei Open-Source-Lösungen unterstützt sich die Community gegenseitig. Es gib Online-Dokumentationen, Foren und Wikis. Die Qualität der Informationen schwankt hierbei stark. Gleiches gilt für die Regelmäßigkeit und Qualität von Routine & Fixes Updates, die durch die Community oder eigene Entwickler erfolgen. Bei Out-of-the-box-Messengern ist ein persönlicher und kundenspezifischer Support meist schon Teil der Lösung. Es gibt regelmäßige Updates, Fehlerbehebungen und Weiterentwicklungen. Auch Sicherheitslücken schließen die etablierten Messenger-Anbieter meistens direkt, um ihre Kunden zu schützen und Reputationsschäden zu vermeiden.

 

 

#10 Wie hoch sind die Kosten?

 

In der Regel ist der Standard-Programmiercode eines Open-Source-Messengers gratis verfügbar, die individuelle Anpassung und Weiterentwicklung der Software – in diesem Fall einer Business Messaging App – sowie Betrieb und Wartung sind mit Kosten verbunden, unter anderem Vollzeitäquivalente oder freiberufliche Entwickler. Diese gilt es ins Verhältnis zu Out-of-the-box-Lösungen zu setzen. Unter den etablierten Anbietern von Business Messengern existiert hingegen reger Wettbewerb, von dem der Kunde profitiert: Hochwertige, branchenspezifische Lösungen lassen sich günstig erwerben, professionelle Dienstleistungen und Weiterentwicklungen sind als kostenloser Service im Standardprodukt enthalten. Es gilt daher, den Vergleich anzustellen zwischen den Lizenzkosten – inklusive Betrieb und Wartung – und den Selbstentwicklungskosten, etwa die Gehälter von drei bis fünf Software-Entwicklern über den entsprechenden Entwicklungszeitraum mit einer Open-Source-Lösung – zuzüglich Betriebs-, Wartungs- und mögliche zusätzliche Lizenzkosten.

 

 

Wie schnell ist welche Lösung einsatzfähig?

 

Der Vorteil von Out-of-the-box Lösungen ist, dass sie in einer Public oder Private Cloud gehostet und damit direkt mit Erwerb der Lizenz freigeschaltet sowie einsatzfähig sind. Da Business Messenger-Anbieter einen großen Wert auf die schnelle und simple Nutzung des Produkts legen, soll der Messenger für jeden nicht-technikaffinen Nutzer sofort anwendbar sein. Selbst in einer On-Premises Umgebung inklusive Installation in eine MDM/UEM-Umgebung und Festsetzen von möglichen Administrator-Voreinstellungen, kann eine Out-of-the-box-Lösung innerhalb von 30 Tagen über eine gesamte Organisation ausgerollt werden. Die Anbindung von weiteren Drittsystemen ist über offene API-Schnittstellen möglich, ist jedoch als IT-Implementierungsprojekt zu verstehen und nicht in einem Standard-Leistungsumfang einer Out-of-the-box Lösung inkludiert. Bei einer Open-Source-Lösung dauert bereits der Launch für den Ersteinsatz deutlich länger: Selbst mit der Anbindung an vor-definierten User Interfaces wie Element.io, muss der Messenger zunächst programmiert und getestet werden. Ausgehend von reinen Standardfunktionen, ist durchschnittlich mit einer Entwicklungszeit von sechs bis acht Monaten zu rechnen – bei individuellen Messenger-Projekten eher sogar mit einer Entwicklungszeit von ein bis zwei Jahren.

 

 

Fazit: Eine wohl überlegte Entscheidung

 

Grundsätzlich sind sowohl Out-of-the-box- als auch Open-Source-Lösungen gut, denn beide Wege verfolgen klare und logische Ziele. Fakt ist, dass der Business Messenger-Markt in den letzten Jahren stark gewachsen ist und für viele Branchen bereits passende Lösungen bietet. Dass sich Open-Source-Lösungen wachsender Beliebtheit erfreuen, begründet sich nicht selten mit dem Wunsch nach Daten- beziehungsweise digitaler Souveränität, also der Eigenständigkeit und vor allem Unabhängigkeit von großen amerikanischen Cloud- und Software-Anbietern. Doch hier sind professionelle Out-of-the-box-Lösungen wie Teamwire ebenfalls schon bestens aufgestellt und fortschrittlich. Um diesen Status mit einer Open-Source-Lösung einzuholen, bedarf es Zeit oder eines sehr großen Entwicklungsteams. Die passenden Funktionen, die optimale User Experience – das alles ist mit erheblichen Kosten verbunden. Dagegen sind Lizenzgebühren meist überschaubar und beinhalten in der Regel auch Support- und Wartungskosten. Denn auch wenn die Open-Source-Basis kostenfrei sein mag, ein darauf aufbauender Business Messenger ist es deshalb noch lange nicht. Für viele Unternehmen, Behörden, öffentliche Stellen und medizinische Einrichtungen sind Open-Source-Lösungen daher kaum zu stemmen. Im ersten Schritt empfiehlt es sich, die Business Messenger am Markt zu prüfen. Für spezifische Anwendungsfälle, für die es keine Out-of-the-box-Lösungen gibt, oder wenn es die Organisationsgröße erforderlich macht, kann Open-Source-Software eine Alternative sein.

 

 

Wir sind für Sie da!

 

Haben Sie Fragen, welche Art von Business Messenger für Ihre Organisation geeignet ist? Dann kontaktieren Sie uns und vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch. Wir stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite.