Stadt Zirndorf setzt auf DSGVO-konformen Business Messenger

Ausgangssituation

Kommunikation in Zeiten der DSGVO

Mit Inkrafttreten der DSGVO, die der behördlichen Kommunikation datenschutzrechtliche Vorgaben auferlegte, ging Richard Lippmann, IT-Leiter bei der Stadt Zirndorf, der Frage nach: Wie kommunizieren Mitarbeitende der Stadtverwaltung eigentlich? Rund zwei Drittel der Belegschaft war damals vorrangig im Büro tätig, während die übrigen Angestellten zumeist mobil im Stadtgebiet unterwegs waren. Statt der vermuteten E-Mail-Kommunikation, die aufgrund des VPN-Zugangs nur im Büro zum Einsatz kommen kann, wurde außerhalb des Rathauses – insbesondere im Außendienst – via WhatsApp kommuniziert. Die Mitarbeitenden machten Fotos vor Ort, versendeten diese und erstellten verschiedene Gruppen, um sich auszutauschen.

Was eine mobile Kommunikationslösung mitbringen muss

Nach einem ersten und doch viel zu aufwendigen Versuch, einen eigenen Messenger auf Open Source Basis zu entwickeln, folgte ein weiteres Austesten eines direkt einsetzbaren sicheren Standard-Messengers. Nachdem beide Lösungen nicht den Anforderungen der IT entsprachen, entschied sich die Stadt Zirndorf für Teamwire.

Im Gegensatz zum Open Source-Ansatz und der getesteten Out-of-the-Box-Lösung konnte Teamwire mit einer zentralen Administration und Nutzerverwaltung punkten, die auch die Identifizierung von Benutzerinnen und Benutzern über mehrere Geräte hinweg gestattet. Außerdem bot Teamwire einen professionellen Kunden-Support, den sich der IT-Leiter und sein vierköpfiges EDV-Team auch dringend wünschten, um die Messenger-Einführung parallel zum Tagesgeschäft bewältigen zu können.

Preislich ließen sich für Standardprodukte am Business Messaging Markt kaum Unterschiede ausmachen. Daher waren die vielen nützlichen Funktionalitäten, die DSGVO-Konformität und die einfache wie auch intuitive Bedienbarkeit letztlich die Kriterien, bei denen Teamwire mit Abstand am besten abschnitt.

Anforderungen

Komfortable Nutzerverwaltung für reibungslose Interaktion

Für die Nutzerverwaltung war die zentrale Administration und Gruppenbildung – etwa alle im Rathaus-Sitzende in der Gruppe „Rathaus_alle“ – ebenso Anforderung wie die Möglichkeit, dass auch die Mitarbeitenden selbst Gruppen erstellen und sich eigenverantwortlich organisieren können.

Teamwire bietet bei der Benutzerverwaltung eine eindeutige Zuordnung der Nutzerinnen und Nutzer – ganz gleich mit welchen und wie vielen Endgeräten diese über den Messenger kommunizieren. Teamwire bietet hier einen reibungslosen Informationsaustausch und eine einfache Interaktion über alle Ämter und Sachgebiete hinweg.

Mobile Kommunikationslösung auf verlässlicher Infrastruktur

Eine weitere Anforderung an die Kommunikationslösung war es, das Hosting auszulagern. Zwar bestünde intern die Möglichkeit, Teamwire auf den Servern der Stadt Zirndorf zu unterhalten. Doch bei einem Technikausfall ist es erforderlich, einen abgekoppelten Kanal nutzen zu können, um die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung weiterhin – dann eben mobil – zu erreichen, wenn andere Kommunikationswege abgeschnitten sind.

Insbesondere in Krisen- und Notfallsituationen, wie technischen Störungen oder gar Hackerangriffen, stellt ein mobiler Messenger und eine ihn in höchstem Maße schützende Infrastruktur die schnelle und zuverlässige Kommunikation sicher. Daher entschied man sich, hier die deutsche Cloud von Teamwire zu nutzen.

Umsetzung

Roll-out in nur zwei Monaten

Nach einem kurzen Onboarding-Prozess ließ sich die App bequem und kostenfrei im App- bzw. Playstore herunterladen und selbsterklärend installieren. Der Aufbau der App ist genauso intuitiv, Mitarbeitenden es von WhatsApp gewohnt waren. Alle relevanten Voreinstellungen wurden zuvor zentral von der EDV-Abteilung vorgenommen, sodass die Kommunikation der Stadtverwaltung innerhalb von nur zwei Monaten komplett auf Teamwire umgestellt werden konnte.

Allgemeine Schulungen waren wegen der hohen Benutzerfreundlichkeit und einfachen Bedienbarkeit des Messengers gar nicht nötig – eine von Herrn Lippman zur Verfügung gestellte Anleitung reichte aus. Überhaupt wurde der IT-Leiter als Ansprechpartner kaum mit Fragen konfrontiert.

Großes Plus: die Erfahrung und Expertise von Teamwire

In der Implementierungsphase bewährte sich die Entscheidung für einen etablierten Dienstleister, der mit seinem ausgereiften Produkt schon einige Jahre am Markt ist. Bei Teamwire treffen Kunden auf Erfahrung – angefangen vom kompetenten Kunden-Support, den andere Anbieter teils gar nicht bereitstellen, über persönliche und proaktive Ansprechpartner, von denen man noch viel Neues über den Messenger lernen kann.

So freut sich Richard Lippmann über jeden Impuls, durch den Teamwire noch unterstützen kann. Besonders weiß die Stadt Zirndorf dabei zu schätzen, dass ihr ein deutsches Unternehmen mit einem engagierten Team zur Seite steht, welches auch das Thema API bereits vorausgedacht hat.

Drittsystemanbindung über Chat-Bot

Für mehr als 1000 Dienste im EDV-Bereich hat die Stadt Zirndorf das Monitoring-System PRTG im Einsatz. Via API-Schnittstelle werden Warnmeldungen über Ausfälle sofort an die verantwortlichen Mitarbeiter gesendet. Dabei tritt ein Teamwire-Chat-Bot als „Überbringer“ der schlechten Nachrichten auf – wenn der Dienst wieder läuft, übermittelt er ebenso die positive Botschaft.

Hierfür haben die Experten von Teamwire gemeinsam mit Lippmann eine individuelle Lösung entwickelt: Dazu wurde eine Gruppe erstellt, benannt „EDVNotfall“, die aus den jeweiligen Mitarbeitenden und dem Chat-Bot besteht. Dieser ist mit einer Regel-basierten Abfrage programmiert, sodass er bei der Eingabe eines definierten Ereignisses ein passwortgeschütztes Formular in einer eigens dafür programmierten Software ansteuert. Dies wiederum sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden in der Gruppe „EDV-Notfall“ in Echtzeit benachrichtigt werden, um dem Problem nachzugehen.

Ergebnis

Vernetzung von mobilen und Büro-Mitarbeitenden

Seit Frühjahr 2021 ist Teamwire bei der Stadt Zirndorf im Einsatz. Rund einhundert Nutzer aus allen Bereichen – Rathaus, Touristeninformation, Jugendhaus, Feuerwehr, Gärtnerei, Bauhof und Volkshochschule – verwenden aktiv den Messenger, Tendenz steigend.

Die Mitarbeitenden der Stadt Zirndorf nutzen vor allem die Möglichkeit, Text- und Bildnachrichten einfach und sicher auszutauschen. Das Bibert Bad Zirndorf setzt Teamwire beispielsweise für die Dienstplanung ein. Im Rathaus dient Teamwire vor allem als Informationskanal, um die Beamtinnen und Beamten über aktuelle Geschehnisse, insbesondere im technischen und EDV-Bereich, zu informieren. Doch die Nutzerzahl soll weiter zunehmen.

Dass sich aktuell ein Generationswechsel in der Stadtverwaltung vollzieht und zunehmend jüngere Mitarbeitende ihren Dienst aufnehmen, macht den Einsatz eines Business Messengers wie Teamwire umso attraktiver. Hierbei gewährleisten die Mobile- und Desktop-App in Verbindung mit Gruppen-Chats eine optimale Erreichbarkeit von Kolleginnen und Kollegen – egal ob im Büro oder mobil unterwegs. So lassen sich kurzfristige Besprechungen via Videotelefonie oder -konferenz einberufen oder wichtige Informationen als Text-, Bild- oder Sprachnachrichten schnell und zuverlässig an die Betroffenen übermitteln. Der Chat-Verlauf bleibt dabei auch beim Wechsel des Endgeräts komplett bestehen.