„Mit Teamwire haben wir eine Lösung gefunden, die unsere Einsatzplanung flexibel und effizient unterstützt.“

Ausgangssituation: Kommunikation in Zeiten der DSGVO

Im Zuge der Digitalisierung standen die Geschäftsführung des Zweckverbands Bauhof TKS vor der Herausforderung, eine zuverlässige und sichere Kommunikationsplattform zu finden. Die Mitarbeitenden nutzten bisher häufig private Messenger wie WhatsApp, um sich dienstlich auszutauschen – eine schnelle Lösung, die jedoch zunehmend problematisch wurde, da sie nicht den Anforderungen an den Datenschutz im öffentlichen Sektor entsprach.

Gerade im Außendienst, wo direkte Kommunikation oft unerlässlich ist, bestand eine besondere Notwendigkeit für ein sicheres und effizientes Kommunikationssystem. Die Mitarbeitenden des Bauhofs sind täglich in unterschiedlichen Einsatzgebieten unterwegs, sei es bei der Straßenreinigung, im Winterdienst oder Baustellen.

Um jederzeit aktuelle Informationen und Anweisungen erhalten zu können, benötigten sie eine Lösung, die sie auch mobil und ohne Einschränkungen nutzen können. Einfache Anrufe oder E-Mails erwiesen sich hier als wenig praktikabel, da beispielsweise Fotos von Einsatzstellen schnell und sicher geteilt werden mussten.

Zudem war die datenschutzrechtliche Absicherung von zentraler Bedeutung. Als öffentliche Einrichtung ist der Bauhof TKS verpflichtet, sich an strenge Richtlinien – z. B. Vorgaben des BSI – zu halten und eine klare Trennung zwischen beruflicher und privater Kommunikation sicherzustellen.

Die bisherige Nutzung privater Messenger stellte somit ein hohes Risiko dar, insbesondere wenn es um den Schutz sensibler Daten und die Gewährleistung der DSGVO-Konformität ging. Ein Wechsel auf eine datenschutzkonforme und leicht bedienbare Lösung war somit unvermeidbar.

„Als öffentlicher Dienst stehen wir unter strengen Datenschutzauflagen. Mit Teamwire können wir sicherstellen, dass alle Kommunikationen datenschutzkonform sind und unsere Mitarbeitenden zuverlässig auf die Anforderungen im Einsatz reagieren können.“

Andrea Rennebarth

– Geschäftsführerin, Zweckverband Bauhof TKS

Anforderungen:

Die Kommunikationsplattform sollte:

• höchste Datenschutzstandards einhalten,

• die schnelle und unkomplizierte Kommunikation im Außendienst ermöglichen,

• Fotos und Dokumente sicher übertragen und

• Einsatzalarme zuverlässig abbilden, v.a. beim Winterdienst.

Lösung

Mit der Einführung von Teamwire fand der Bauhof TKS eine Kommunikationslösung, die den Datenschutzanforderungen vollständig entspricht und zugleich benutzerfreundlich und funktional ist. Besonders die Möglichkeit, Fotos direkt von der Baustelle zu übermitteln und Einsatzdetails abzustimmen, verbessert die Abläufe und die Effizienz im Arbeitsalltag erheblich.

Entscheidungsfindung

Die Wahl fiel auf Teamwire, da die Lösung die Vorgaben des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erfüllt und auch bei anderen öffentlichen Einrichtungen wie Polizei und Krankenhäusern erfolgreich im Einsatz ist. Diese Referenzen gaben dem Bauhof das nötige Vertrauen in Teamwire als sichere und langfristige Kommunikationslösung.

Ergebnis: Effiziente Kommunikation und optimierte Einsatzkoordination

Seit der Einführung von Teamwire kann der Bauhof TKS wichtige Informationen wie Einsatzaufträge und Rückmeldungen sicher und in Echtzeit an alle relevanten Mitarbeitenden übermitteln. Diese Lösung erleichtert die Kommunikation im gesamten Team und erhöht die Flexibilität in der Einsatzkoordination. Besonders im Winterdienst, bei dem schnelle Entscheidungen und klare Kommunikation gefragt sind, bringt Teamwire einen deutlichen Mehrwert.

Mehr Flexibilität und optimierte Abläufe im Winterdienst

Vor Teamwire war der Winterdienst auf veraltete Pieper angewiesen. Mit Teamwire erhalten die Mitarbeitenden nun verlässliche Alarme auf ihren Smartphones – auch wenn diese stumm geschaltet sind. Diese Funktion stellt sicher, dass nächtliche Einsätze zuverlässig koordiniert werden und alle Rückmeldungen dokumentiert sind.

„Im Winterdienst müssen wir sicherstellen, dass Alarme auch nachts zuverlässig ankommen und Rückmeldungen direkt dokumentiert werden können. Mit Teamwire haben wir eine Lösung gefunden, die unsere Einsatzplanung flexibel und effizient unterstützt.“

Andrea Rennebarth

– Geschäftsführerin, Zweckverband Bauhof TKS

Datenschutz und Sicherheit

Als öffentlicher Dienst ist der Bauhof TKS verpflichtet, strenge Datenschutzstandards einzuhalten. Teamwire bietet eine DSGVO-konforme und geschützte Plattform, die auch auf privaten Geräten genutzt werden kann, ohne sensible Daten zu gefährden. Dadurch sind alle Mitarbeitenden sicher erreichbar und Daten zugleich bestens geschützt.

Fazit

Mit Teamwire konnte der Bauhof TKS eine moderne und sichere Kommunikationslösung einführen, die den Arbeitsalltag erheblich erleichtert und die Zusammenarbeit fördert. Die Entscheidung für Teamwire war ein wichtiger Schritt in Richtung zukunftsfähiger Kommunikation, die den hohen Anforderungen des öffentlichen Dienstes entspricht und zugleich die Flexibilität und Effizienz im Team stärkt.