Wer WhatsApp dienstlich einsetzt, gibt Kontaktdaten von Kollegen, Kunden und Partnern an einen Anbieter weiter, dessen Datenverarbeitung die eigene Organisation weder steuern noch dokumentieren kann. Die Verantwortung für diese Daten bleibt trotzdem beim Unternehmen. Hinzu kommt, dass WhatsApp nicht zentral administrierbar ist, keine ausgefeilte Struktur für sichere und souveräne Kommunikation bietet und keinerlei Funktionen für die Notfall- und Krisenkommunikation bietet.
Und doch ist WhatsApp in vielen Teams längst Arbeitsmittel: die Schichtgruppe, der Projektchat, die schnelle Abstimmung mit dem Außendienst. Kommt Ihnen das aus Ihrer eigenen Organisation bekannt vor?
Eine WhatsApp-Alternative für Unternehmen ist eine Lösung, die die gewohnte Bedienung von WhatsApp mit zentraler Verwaltung, geschäftlichen Identitäten, kontrollierter Datenhaltung und nachvollziehbarer Dokumentation vereint. Im Folgenden möchten wir zeigen, warum WhatsApp im Unternehmen und in Behörden an Grenzen stößt und nach welchen zehn Kriterien Sie die passende Lösung auswählen.
Das Wichtigste in Kürze
- WhatsApp ist für Privatpersonen und maximal noch für Kundenkommunikation konzipiert, nicht für interne Zusammenarbeit unter Kontrolle der Organisation. Kontaktabgleich, fehlende zentrale Verwaltung und fehlende Archivierung sind typische Knackpunkte.
- Die passende WhatsApp-Alternative hängt vom Einsatzfall ab: Interne Teamkommunikation, Kundenkontakt und kritische Kommunikation erfordern unterschiedliche Funktionen. Diese können aber mit einer passenden Lösung geschlossen abgedeckt werden.
- Zehn Kriterien tragen die Auswahl: Hosting und Datenkontrolle, Alltagstauglichkeit, Administration, Identität und Anmeldung, Geräte und BYOD, Sicherheit und Nachweise, Archivierung und Aufbewahrung, Integrationen, Verfügbarkeit im Notfall sowie Support.
- Die Bedienbarkeit ist kein weiches Kriterium. Ist die Alternative umständlicher als WhatsApp, bleibt WhatsApp im Einsatz.
- Ein Proof of Concept (PoC) kann zeigen, ob eine Lösung im eigenen Arbeitsalltag funktioniert.
Exkurs: Warum Unternehmen eine WhatsApp-Alternative brauchen
WhatsApp ist im Unternehmen nicht pauschal verboten. Die Frage ist, welche Variante für welchen Zweck genutzt wird und ob die Organisation die damit verbundenen Pflichten erfüllen kann.
An dieser Stelle möchten wir Ihnen für weitere Details die folgenden Artikel ans Herz legen:
- WhatsApp & DSGVO: Was Unternehmen beachten müssen
- WhatsApp-Nachteile im Unternehmen: 10 Punkte im Überblick
- WhatsApp für Mitarbeiterkommunikation: Was Unternehmen beachten müssen
- WhatsApp-Verbot im Unternehmen: So setzen Sie klare Regeln um
Vor der Auswahl: Welchen Kommunikationsbedarf soll die Alternative abdecken?
Bevor Sie Lösungen vergleichen, sollten Sie beschreiben, was die Alternative leisten soll. Geht es um den schnellen Austausch zwischen Mitarbeitenden im Büro? Müssen mobile Teams, Schichtdienste und Standorte ohne festen Arbeitsplatz erreicht werden? Oder suchen Sie zusätzlich einen Kanal, der auch dann funktioniert, wenn E-Mail und interne Systeme ausfallen?
Die Antworten auf diese Fragen entscheiden über die Auswahl. Ein System für den Kundenservice braucht andere Funktionen als eine Plattform für die interne Zusammenarbeit. Und ein Messenger, der im Arbeitsalltag gut funktioniert, erfüllt nicht automatisch die Anforderungen an Alarmierung oder Business Continuity.
Halten Sie deshalb vorab fest, welche Beschäftigten und Organisationseinheiten kommunizieren sollen und auf welchen Geräten sie arbeiten. Klären Sie, welche Prozesse und Informationen über den Kanal laufen und welche bestehenden Systeme angebunden werden müssen.
Beschreiben Sie abschließend, was im Störungs- oder Krisenfall zwingend funktionieren muss. Aus diesen Antworten ergibt sich, welche der folgenden Kriterien für Sie besonders schwer wiegen.
WhatsApp-Alternative für Unternehmen: Die 10 wichtigsten Auswahlkriterien
1. Hosting, Datenkontrolle und regulatorische Nachweise
Prüfen Sie, welche Betriebsmodelle ein Anbieter unterstützt: Public Cloud, Private Cloud oder On-Premise. Klären Sie, wo Daten verarbeitet und gespeichert werden, wer administrativ zugreifen kann und welche vertraglichen Bedingungen gelten. Kein Hosting-Modell ist für jede Organisation automatisch das Beste. Entscheidend sind Schutzbedarf, Betriebsaufwand, Beschaffungsregeln und vorhandene Infrastruktur.
Bei Cloud-Diensten sollten Sie die regulatorischen Anforderungen konkret abfragen, statt sich auf Schlagworte zu verlassen. Nach Art. 28 DSGVO brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, der Unterauftragsverarbeiter offenlegt. Werden Daten außerhalb der EU verarbeitet oder ist ein Anbieter einem US-Konzern zugeordnet, greifen die Regeln für Drittlandübermittlungen nach Art. 44 ff. DSGVO und die Frage nach dem CLOUD Act.
Für den Sicherheitsnachweis einer Cloud hat sich in Deutschland der Kriterienkatalog C5 des BSI etabliert. Ein C5-Testat belegt, dass ein Cloud-Dienst nach diesem Katalog geprüft wurde. Für Einrichtungen im Anwendungsbereich von NIS-2 kommt hinzu, dass Art. 21 der Richtlinie gesicherte Sprach-, Video- und Textkommunikation sowie gegebenenfalls gesicherte Notfallkommunikationssysteme als Maßnahme ausdrücklich nennt.
2. Alltagstauglichkeit und Einführung
WhatsApp hat den Maßstab dafür gesetzt, was Menschen von einem Messenger erwarten. Ist die Alternative umständlicher, greifen Mitarbeitende weiter zum Privathandy und die Schatten-IT bleibt bestehen. Die Bedienbarkeit ist deshalb ein Sicherheitskriterium, kein Komfortthema.
Prüfen Sie mobile und Desktop-Anwendungen mit gleichem Funktionsumfang, synchronisierte Chats auf allen Geräten, Gruppen- und Verteilerfunktionen sowie den Austausch von Fotos, Dateien und Sprachnachrichten. Testen Sie die Bedienung unter realen Bedingungen, also auch mit Handschuhen, im Schichtwechsel oder bei schlechter Netzabdeckung. Planen Sie außerdem den Einführungsaufwand ein: Schulungen, Verantwortlichkeiten und die Kommunikation mit den Beschäftigten gehören zur Auswahl.
3. Zentrale Administration und Benutzer-Lifecycle
Die Organisation muss jederzeit nachvollziehen können, wer Zugang hat und welche Rechte oder Gruppenmitgliedschaften zugewiesen sind. Prüfen Sie, wie sich neue Mitarbeitende einladen, Rollenwechsel abbilden und Zugänge beim Ausscheiden sofort entziehen lassen. Gruppen und Verteiler sollten zentral verwaltet werden können, nicht nur von einzelnen Nutzern. Größere Organisationen mit mehreren Gesellschaften oder Standorten sollten zudem fragen, ob sich Einheiten getrennt verwalten lassen.
4. Identitäten und Anmeldung
Klären Sie, wie Nutzerkonten angelegt und authentifiziert werden. Lassen sich geschäftliche Identitäten verwenden, ohne private Telefonnummern als Kennung einzusetzen? Lässt sich ein bestehendes Verzeichnis anbinden? Welche Verfahren gibt es für Single Sign-on und Multi-Faktor-Authentifizierung?
5. Geräteverwaltung und Bring your own device (BYOD)
Nutzen Beschäftigte private Smartphones, müssen geschäftliche und private Nutzung sauber getrennt sein. Prüfen Sie die Unterstützung für Mobile Device Management (MDM) und Enterprise Mobility Management, App-Konfiguration, Zugriffssperren und den Umgang mit verlorenen Geräten.
BYOD ist kein Ausschlussgrund. Ob es passt, hängt von Schutzbedarf, Gerätekonfiguration und internen Regeln ab.
6. Sicherheit und Nachweise
Vergleichen Sie konkrete Maßnahmen statt Schlagwörter: Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, Privacy by Design & by Default, Schutz von Konten und Geräten, Berechtigungsmodelle, Sicherheitsupdates und unabhängige Prüfungen. Fragen Sie auch, ob der Anbieter Nutzungsverhalten analysiert oder Metadaten über das für den Betrieb nötige Maß hinaus erhebt.
Achten Sie bei Zertifikaten und Testaten auf den Geltungsbereich. Eine ISO-27001-Zertifizierung bezieht sich auf ein Informationssicherheits-Managementsystem, ein C5-Testat auf einen Cloud-Dienst. Beides ist keine pauschale Aussage über jeden Produktbestandteil oder jeden Anwendungsfall.
7. Archivierung, Audit und Aufbewahrung
Definieren Sie, ob geschäftliche Inhalte dokumentiert, exportiert oder für bestimmte Rollen nachvollziehbar sein müssen. Legen Sie auch fest, welche Inhalte wie lange aufbewahrt werden und wann sie gelöscht werden sollen. Denken Sie dabei an gesetzliche Regularien wie NIS-2, DORA und die DSGVO.
Legen Sie fest, welche geschäftlichen Inhalte dokumentiert, exportiert oder für bestimmte Rollen nachvollziehbar sein müssen und wann sie gelöscht werden. Rechtlicher Rahmen sind vor allem die Aufbewahrungsfristen für Handels- und Geschäftsbriefe sowie die Speicherbegrenzung und Löschpflichten der DSGVO. In einzelnen Branchen kommen eigene Pflichten hinzu, etwa DORA für den Finanzsektor. Unter NIS-2 müssen Sie Sicherheitsvorfälle melden und nachvollziehen können. Dazu gehört auch, wie im Vorfall kommuniziert wurde.
8. Integrationen und Interoperabilität
Eine Kommunikationslösung muss nicht jede Fachanwendung ersetzen. Sie sollte aber dort anschlussfähig sein, wo Informationen oder Abläufe zwischen Systemen ausgetauscht werden müssen. Prüfen Sie verfügbare APIs, Bots, Verzeichnisanbindungen und – falls relevant – Möglichkeiten zur Kommunikation über Organisationsgrenzen hinweg.
Wichtig ist, dass die Organisation steuert, welche Integrationen erlaubt sind und auf welche Daten sie zugreifen, denn jede Schnittstelle ist auch ein möglicher Datenabfluss.
9. Verfügbarkeit und Notfallkommunikation
Ist Kommunikation Teil der Betriebsfähigkeit, brauchen Sie klare Anforderungen für Störungen und besondere Lagen. Stellen Sie sich ein konkretes Szenario vor: Nach einem Cyberangriff werden Netze isoliert, E-Mail und Kollaborationstools stehen nicht mehr zur Verfügung. Genau diese Kanäle wären nötig, um die Wiederherstellung zu koordinieren.
Prüfen Sie deshalb, ob die Lösung als unabhängiger Rückfallkanal außerhalb der eigenen Infrastruktur funktioniert. Klären Sie, wie Meldungen priorisiert, Empfänger zuverlässig erreicht und Rückmeldungen erfasst werden. Welche Notfallfunktionen brauchen Sie, etwa Alarmierung, Push-to-Talk oder Live-Standort? Bewerten Sie auch Abhängigkeiten von Netzen, Endgeräten und Zuständigkeiten. Kein Messenger ersetzt einen getesteten Kommunikations- und Notfallplan.
10. Support und Service-Level
Fragen Sie nach Supportzeiten, Sprache, Eskalationswegen und vertraglich vereinbarten Service-Leveln. Bei selbst betriebenen Lösungen verteilen sich Aufgaben anders als bei einem Cloud-Dienst. Entscheidend ist, dass der Support zu Ihrem Schutzbedarf und Ihrer Betriebsorganisation passt, gerade wenn im Notfall schnell gehandelt werden muss.
Was Behörden zusätzlich beachten sollten
Für Behörden und öffentliche Einrichtungen gelten dieselben zehn Kriterien, einige wiegen aber schwerer. Die Beschaffung folgt dem Vergaberecht. Das bedeutet, dass Anforderungen früh und überprüfbar formuliert sein müssen, bevor eine Ausschreibung oder ein Rahmenvertrag ansteht.
Viele Verwaltungen orientieren sich am IT-Grundschutz des BSI und betreiben Anwendungen in eigenen Rechenzentren oder bei kommunalen IT-Dienstleistern. Prüfen Sie deshalb, ob die Lösung On-Premise oder in einer Private Cloud bei Ihrem Dienstleister betrieben werden kann. Ob eine Lösung für eingestufte Informationen zugelassen ist, etwa für den Verschlusssachengrad VS-NfD, ist eine eigene Frage und muss gesondert geklärt werden.
Für Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) kommt die Einsatzkommunikation hinzu. Ein Messenger ersetzt hier nicht den Digitalfunk BOS, kann ihn aber ergänzen: mit Fotos und Dokumenten von der Einsatzstelle, Live-Standorten der Einsatzkräfte, Augmented Reality oder der Alarmierung von Personal außerhalb der Funkkette.
Teamwire als Beispiel für eine sichere WhatsApp-Alternative
Teamwire ist Autor dieses Beitrags und wird hier als konkretes Produktbeispiel vorgestellt. Die Übersicht ordnet Teamwire entlang der zehn Kriterien ein, damit Sie die Angaben direkt mit Ihren Anforderungen und mit anderen Anbietern vergleichen können.
👉 Mehr Details zu Teamwire als WhatsApp-Alternative
👉 Ausführliche Produktübersicht
👉 Alle Infos zum Thema Sicherheit bei Teamwire
Proof of Concept: Prüfen Sie, ob die Lösung in Ihren Arbeitsalltag passt
Eine Vorauswahl sollte in einem realistischen Proof of Concept (PoC) überprüft werden. Datenblätter zeigen, was eine Lösung kann. Erst der Test zeigt, ob Ihre Mitarbeitenden sie tatsächlich statt WhatsApp nutzen. Legen Sie dazu vorab fünf Punkte fest:
- Ziele: Was soll der Test belegen?
- Szenarien: Welche typischen und welche kritischen Abläufe werden erprobt, etwa ein Schichtwechsel oder ein simulierter Cyberangriff?
- Teilnehmende: Welche Rollen und Nutzergruppen müssen mitmachen, auch mobile Teams ohne festen Arbeitsplatz?
- Erfolgskriterien: Woran erkennen Sie, dass der PoC erfolgreich war?
- Auswertung: Welche Rückmeldungen, technischen Ergebnisse und offenen Punkte fließen in die Entscheidung ein?
Testen Sie neben den Funktionen auch Administration, Geräte, Integrationen und tatsächliche Arbeitsabläufe.
Der Beitrag Proof of Concept mit Teamwire: So testen Sie die Lösung strukturiert beschreibt einen möglichen Ablauf und stellt eine Checkliste für die Evaluation bereit.
Checkliste: 11 Fragen für Auswahl und Pilotprojekt
- Welche Kommunikationsprozesse sollen abgebildet werden?
- Welche Hosting- und Datenkontrollanforderungen gelten, und welche Nachweise (AVV, C5-Testat, ISO 27001) brauchen Sie?
- Ist die Lösung für Ihre Nutzergruppen so einfach wie WhatsApp und wie wird sie eingeführt?
- Wie werden Nutzer, Gruppen und Berechtigungen zentral verwaltet, auch beim Ausscheiden?
- Welche Verzeichnis- und Anmeldeverfahren müssen unterstützt werden?
- Wie werden BYOD und verlorene Geräte gehandhabt?
- Welche Sicherheitsmaßnahmen und Prüfungen belegt der Anbieter, und für welchen Geltungsbereich?
- Welche Inhalte müssen aufbewahrt, exportiert oder gelöscht werden, und nach welchen Fristen?
- Welche Integrationen und Schnittstellen sind erforderlich?
- Was muss bei Störungen oder besonderen Lagen funktionieren, auch wenn die eigene IT ausfällt?
- Welche Support- und Service-Level braucht Ihre Organisation?
Fazit: Anforderungen zuerst, Produkt danach
Die Suche nach einer WhatsApp-Alternative für Unternehmen beginnt meist mit einem konkreten Problem: WhatsApp wird unkontrolliert für interne Abstimmungen genutzt. Kontaktabgleich, fehlende Verwaltung und fehlende Archivierung lassen sich mit Richtlinien allein nicht beheben.
Die passende Alternative finden Sie, indem Sie zuerst Kommunikationsbedarf, Betriebsanforderungen und Governance festlegen, dann Anbieterangaben prüfen und die Vorauswahl in einem PoC testen.
Teamwire zeigt beispielhaft, wie eine Kommunikationsplattform eine WhatsApp-ähnliche Bedienung mit zentraler Administration, verschiedenen Betriebsmodellen und Funktionen für den Ernstfall verbindet. Ob das in Ihrem Fall passt, entscheidet der Abgleich mit Ihren Anforderungen.
Wenn Sie sich für das Thema WhatsApp und andere Consumer-Messenger für geschäftliche Kommunikation interessieren, empfehlen wir Ihnen folgende Artikel in unserem Blog:
- WhatsApp & DSGVO: Was Unternehmen beachten müssen
- WhatsApp für Mitarbeiterkommunikation: Was Unternehmen beachten müssen
- WhatsApp-Verbot im Unternehmen: So setzen Sie klare Regeln um
- Signal im Unternehmen: Wo der sichere Privat-Messenger an seine Grenzen kommt
Sie wollen wissen, wie Ihre Organisation kommuniziert, wenn E-Mail und interne Systeme ausfallen? Der kostenlose Leitfaden „Kommunikation im Ausnahmezustand“ zeigt, wie Sie einen belastbaren Rückfallkanal aufbauen:
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Was ist eine WhatsApp-Alternative für Unternehmen und Behörden?
Eine WhatsApp-Alternative für Unternehmen und Behörden ist ein Messenger für die interne Kommunikation, der eine WhatsApp-ähnliche Bedienung mit zentraler Verwaltung, geschäftlichen Identitäten, kontrollierter Datenhaltung und Archivierung verbindet. Anders als WhatsApp steht er unter der Kontrolle der Organisation, nicht einzelner Nutzer.
Was ist der Unterschied zwischen WhatsApp Business und einer WhatsApp-Alternative für Unternehmen?
WhatsApp Business ist für die Kommunikation mit Kunden gedacht. Eine WhatsApp-Alternative für Unternehmen dient der internen Kommunikation und bietet zentrale Verwaltung, geschäftliche Identitäten, kontrollierte Datenhaltung und Archivierung.
Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei einer WhatsApp-Alternative prüfen?
Wichtige Kriterien sind der konkrete Einsatzbereich, Hosting und Datenkontrolle, Benutzerverwaltung, Identitäts- und Gerätemanagement, Sicherheit, Integrationen, Dokumentation, Verfügbarkeit, Notfallfunktionen und Support. Welche davon entscheidend sind, hängt von den eigenen Prozessen und Anforderungen ab.
Welche Hosting-Modelle kommen für Unternehmen infrage?
Je nach Anbieter und Organisation können Public Cloud, Private Cloud oder On-Premise relevant sein. Vergleichen Sie nicht nur den Namen des Modells, sondern auch Datenflüsse, Zuständigkeiten, Betriebsaufwand und vertragliche Bedingungen.
Braucht eine Unternehmens- oder Behördenlösung eine private Telefonnummer?
Das hängt vom Produkt ab. Unternehmen sollten prüfen, ob Nutzer mit einer geschäftlichen Identität eingerichtet und verwaltet werden können. Prüfen Sie die Angaben des jeweiligen Anbieters und klären Sie, ob Beschäftigte dafür ihre private Telefonnummer hinterlegen müssen.
Wie lässt sich prüfen, ob eine Lösung zum Unternehmen passt?
Ein Proof of Concept mit vorher festgelegten Zielen, Szenarien und Erfolgskriterien ist dafür geeignet. Testen Sie neben der Bedienung auch Administration, Gerätekonfiguration, Integrationen und Abläufe bei Störungen.
Ist eine WhatsApp-Alternative automatisch DSGVO-konform?
Nein. Die Datenschutzbewertung hängt unter anderem von Produkt, Konfiguration, Vertrag und konkretem Einsatz ab. Eine allgemeine Einordnung finden Sie im Beitrag WhatsApp und DSGVO: Was Unternehmen beachten müssen.
