Ausgangssituation und Herausforderung
Die interne Kommunikation der Römer-Thermen funktionierte lange auf eine sehr klassische Weise. Informationen, die beispielsweise für Mitarbeitende im Bad- und Saunabereich, am Empfang oder in der Reinigung bestimmt waren, wurden ausgedruckt und in Ordnern hinterlegt. Die Mitarbeitenden sollten diese Informationen zu ihrer jeweiligen Schicht lesen und anschließend abzeichnen.
Das funktionierte grundsätzlich – war im Alltag aber nicht zuverlässig genug. Informationen erreichten Mitarbeitende erst dann, wenn sie vor Ort waren, an den entsprechenden Ordner dachten und hineinschauten. Für einen Betrieb mit unterschiedlichen Arbeitsbereichen und Schichten war das auf Dauer keine zeitgemäße Lösung.
Parallel hatten sich innerhalb der Belegschaft eigene WhatsApp-Gruppen entwickelt. Für die Mitarbeitenden war das naheliegend: Die App war bekannt, auf den privaten Smartphones ohnehin vorhanden und ermöglichte einen wesentlich schnelleren Austausch als Papier und Ordner.
Aus Sicht der Geschäftsführung war diese Vermischung von privater und beruflicher Kommunikation nicht länger tragbar – insbesondere mit Blick auf den Datenschutz. Die Verantwortlichen gaben daher die klare Anweisung, die interne Kommunikation auf eine zentrale, für den beruflichen Einsatz vorgesehene Plattform zu verlagern.
Ingo Nadler
Head of IT, Römer-Thermen Bad Breisig
Von der Geschäftsführung kam dabei ein klarer Auftrag:
Gesucht war nicht einfach ein weiterer Kommunikationskanal, sondern eine Lösung, die die Einfachheit mobiler Messenger mit den Anforderungen eines Unternehmens verbindet und möglichst viele Mitarbeitende über einen gemeinsamen Kanal erreicht.
Anforderungen
Einfach genug für den Alltag, professionell genug für das Unternehmen
Die Ausgangslage stellte die Römer-Thermen vor eine typische Herausforderung: Eine neue Kommunikationslösung kann technisch noch so leistungsfähig sein, wenn Mitarbeitende sie nicht selbstverständlich in ihren Arbeitsalltag integrieren können, löst sie das eigentliche Problem nicht.
Die Bedienung musste deshalb möglichst niedrigschwellig sein. Gerade Mitarbeitende, die nicht täglich mit Unternehmenssoftware arbeiten, sollten ohne aufwendige Schulungen Nachrichten lesen, schreiben und an thematischen Chats teilnehmen können. Gleichzeitig gab die Geschäftsführung die klare Vorgabe, dienstliche und private Kommunikation strikt zu trennen. Die Regel für alle Mitarbeitenden: WhatsApp bleibt privat, Teamwire ist der verbindliche Kanal für die Arbeit.
Bei der Auswahl wurden mehrere Lösungen hinsichtlich der Funktionen und des Preises geprüft. Die Unterschiede waren aus Sicht der Römer-Thermen jedoch nicht entscheidend.
Ausschlaggebend für die Entscheidung der Geschäftsleitung war schließlich, dass Teamwire ein europäischer Anbieter ist.
Ingo Nadler
Head of IT, Römer-Thermen Bad Breisig
Lösung
Ein zentraler Kommunikationskanal für das gesamte Team
Nach einer erfolgreichen Testphase traf die Geschäftsführung die Entscheidung, Teamwire unternehmensweit einzuführen – auf Basis der Einschätzung des IT-Verantwortlichen und des Feedbacks der Belegschaft.
Auf Anweisung der Geschäftsführung wurde Teamwire schrittweise im gesamten Unternehmen ausgerollt. Zunächst startete ein kleineres Kernteam mit der Nutzung. Nachdem die Abläufe funktionierten und erste Erfahrungen gesammelt worden waren, wurde die Nutzung auf nahezu die gesamte Belegschaft ausgeweitet.
Die Römer-Thermen setzen dabei auf die Cloud-Variante von Teamwire. Dadurch ist keine eigene Infrastruktur für den Betrieb der Kommunikationsplattform erforderlich und die Mitarbeitenden können über ihre jeweiligen Endgeräte auf Teamwire zugreifen.
Heute verfügen die Römer-Thermen über Teamwire-Lizenzen für alle Mitarbeitenden. Der überwiegende Teil nutzt die App auf privaten Android- oder iOS-Smartphones.
Für Ingo Nadler ist besonders wichtig, dass die Einführung inzwischen standardisiert ist. Neue Mitarbeitende erhalten im Rahmen ihres Onboardings eine Willkommensmappe. Darin befinden sich auch die notwendigen Informationen für Teamwire inklusive QR-Code und Zugangsdaten.
Damit wird Teamwire von Anfang an als fester Bestandteil der betrieblichen Kommunikation etabliert.
Die Unterstützung durch die Mitarbeitenden von Teamwire bei der Einführung bewerten die Verantwortlichen der Römer-Thermen ausdrücklich positiv:
Ingo Nadler
Head of IT, Römer-Thermen Bad Breisig
Ergebnis
Informationen dort, wo die Mitarbeitenden sind
Von Papier und WhatsApp zu einer gemeinsamen Kommunikationsstruktur
Der entscheidende Unterschied zeigt sich im täglichen Informationsfluss. Statt Informationen in einem Ordner zu hinterlegen und darauf zu hoffen, dass alle relevanten Mitarbeitenden hineinschauen, steht heute ein digitaler Kommunikationskanal zur Verfügung.
Damit können Informationen unabhängig davon verteilt werden, ob Mitarbeitende gerade am Empfang, im Bad- und Saunabereich, in der Reinigung oder an einem anderen Arbeitsplatz eingesetzt sind.
Gleichzeitig ist die Kommunikation klarer organisiert: Berufliche Nachrichten landen nicht mehr zwangsläufig zwischen privaten WhatsApp-Chats.
Diese Trennung ist auch aus Sicht des IT-Verantwortlichen ein wesentlicher Vorteil:
Ingo Nadler
Head of IT, Römer-Thermen Bad Breisig
Spezielle benannte Gruppenchats schaffen Struktur
Besonders positiv bewertet werden bei den Römer-Thermen die eigens benannten Chats. Anders als bei einer ausschließlich personenbezogenen Kommunikation können Unterhaltungen gezielt nach Themen organisiert werden.
Gerade bei unterschiedlichen Arbeitsbereichen erleichtert das die Orientierung: Mitarbeitende sehen nicht nur, wer miteinander kommuniziert, sondern unmittelbar auf den ersten Blick, worum es in einem Chat geht.
Ingo Nadler
Head of IT, Römer-Thermen Bad Breisig
Ausblick
Operative Rollen für wechselnde Zuständigkeiten
Auch das Teamwire-Rollenkonzept haben die Römer-Thermen bereits im Blick. Gerade in einem Betrieb mit Schichten und wechselnden Zuständigkeiten sieht Ingo Nadler darin ein großes Potenzial.
Bislang wird die Funktion noch nicht aktiv genutzt. Während einer demnächst geplanten größeren Sanierungsphase der Römer-Thermen wird die Geschäftsführung das Rollenkonzept ausrollen und bei den Mitarbeitenden entsprechend einrichten lassen. Künftig wird die Kommunikation dadurch noch stärker an Funktionen und aktuelle Zuständigkeiten statt ausschließlich an einzelne Personen gekoppelt werden.
Fazit
Mitarbeiterkommunikation muss zum Arbeitsalltag passen
Die Römer-Thermen zeigen, dass die Digitalisierung der internen Kommunikation nicht nur für große Unternehmen mit klassischen Büroarbeitsplätzen relevant ist.
Gerade dort, wo Mitarbeitende in unterschiedlichen Bereichen, zu wechselnden Zeiten und überwiegend ohne festen PC-Arbeitsplatz tätig sind, entscheidet die Erreichbarkeit darüber, ob Informationen tatsächlich ankommen.
Auf Initiative der Geschäftsführung haben die Römer-Thermen ihre bisherige Kommunikation durch einen zentralen beruflichen Kommunikationskanal ergänzt beziehungsweise abgelöst. Die App lässt sich auf den ohnehin vorhandenen Smartphones nutzen, thematische Chats sorgen für mehr Struktur und neue Mitarbeitende werden inzwischen standardisiert onboardet.
Dass fast jeder Mitarbeitende eine Lizenz hat und Teamwire somit aktiv auf seinem privaten Smartphone verwendet, zeigt den klaren Anspruch der Verantwortlichen: Teamwire soll nicht nur einem kleinen Kernteam zur Verfügung stehen, sondern der gemeinsame Kommunikationskanal des Unternehmens sein.
So wird aus einer ursprünglich einfachen Aufgabenstellung – Informationen zuverlässiger im Team zu verteilen – eine digitale Kommunikationsstruktur, die den Arbeitsalltag der Römer-Thermen an mehreren Stellen sehr viel effizienter macht.
