Im Folgenden möchten wir einen Überblick geben, warum es wichtig ist eine WhatsApp Alternative für die Unternehmenskommunikation zu finden und mit welchen Business Funktionen ein Messenger ausgestattet sein muss.
Der Übergang von der E-Mail zum Messaging und die Notwendigkeit einer sicheren WhatsApp-Alternative
Heutzutage kommunizieren Unternehmen in erster Linie über die E-Mail. Mitarbeiter erhalten oft hunderte von E-Mails pro Tag und diese abzuarbeiten ist für die meisten Mitarbeiter eine Herausforderung. Daher ist die E-Mail nicht mehr der effizienteste Kanal, um Informationen schnell und einfach auszutauschen.
Im Consumer-Bereich hat bereits ein Übergang von der E-Mail zum Messaging stattgefunden. Niemand schreibt mehr E-Mails. Jeder Nutzer nutzt Messenger-Apps wie WhatsApp, weil die Kommunikation einfacher, schneller, effizienter und weniger formell ist.
Da E-Mail-Antworten von Kollegen oft zu lange dauern, schreiben Mitarbeiter WhatsApp-Nachrichten, um die Kommunikation zu beschleunigen. In vielen Fällen haben Mitarbeiter in WhatsApp sogar Gruppenchats für Teams, Projekte und wichtige Themen eingerichtet. Deswegen ist die Nutzung von WhatsApp als Teil der Schatten-IT in Unternehmen weit verbreitet.
WhatsApp kann Unternehmens- und Kundendaten nicht schützen und steht häufig im Widerspruch zu europäischen Datenschutzgesetzen. Für den Datenschutz, die Sicherheit und die Compliance eines Unternehmens ist dies ein großes Problem. Gerade mit der bevorstehenden Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und ihren hohen Bußgeldern kann die WhatsApp-Nutzung nicht mehr toleriert werden und wird in vielen Unternehmen zu einem wichtigen Thema.
Hinweis: Um zu verstehen, warum WhatsApp nicht rechtskonform mit der EU-DSGVO ist, lesen Sie unseren passenden Blogbeitrag.
Unternehmen wissen, dass Mitarbeiter WhatsApp primär aus Produktivitätsgründen nutzen: Schnellere Kommunikation, einfacherer Informationsaustausch und bessere Zusammenarbeit. Daher suchen immer mehr Unternehmen nach einem sicheren Messenger als WhatsApp-Alternative, der die gleichen Produktivitätsvorteile bietet, aber alle erforderlichen Datenschutz-, Sicherheits-, Administrations- und Compliance-Anforderungen erfüllt.
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Diese Verlagerung weg von der E-Mail hin zum Messaging und die damit verbundene Suche nach einer sicheren WhatsApp-Alternative für Unternehmen findet derzeit in allen Branchen, Sektoren und Unternehmensgrößen statt.
Mitarbeiter wollen einen Messenger für Unternehmen, der wie WhatsApp funktioniert
Eine sichere WhatsApp-Alternative für Unternehmen muss einen identischen Funktionsumfang und ein sehr ähnliches Benutzererlebnis wie WhatsApp haben. Dies ist ein sehr wichtiger Punkt, denn WhatsApp hat mehr oder weniger den Standard für das gesetzt, was Benutzer von einem Messenger erwarten. Ein Großteil der Mitarbeiter will einen sehr ähnlichen Messenger im Arbeitsalltag im Unternehmen.
Daher erwarten die Mitarbeiter alle bekannten Messaging- und Content-Sharing-Funktionen von WhatsApp in einem Messenger für Unternehmen. Dazu gehören professionelle Gruppen-Chats, Lesebestätigungen von allen Teilnehmern und umfassende Chat-Administration. Der Messenger für Unternehmen sollte auch eine vertraute und intuitive Benutzeroberfläche wie WhatsApp haben.
Während dies einfach klingt, haben einige Messenger für Unternehmen häufig nicht alle relevanten Funktionen oder eine kompliziertere Benutzeroberfläche. Unified Communications-Tools fehlen oft die erforderlichen Funktionen (z.B. Lesebestätigungen oder Gruppen-Chats), und moderne Collaboration-Tools verfügen häufig über weniger intuitive Benutzeroberflächen (z.B. Microsoft Teams oder Slack). Der Widerstand der Mitarbeiter gegen solche Alternativen zu WhatsApp und die zusätzliche Unterstützung, die für ein Roll-Out solcher Messenger für Unternehmen erforderlich ist, ist viel höher, als man annehmen würde.
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Die Einhaltung der EU-DSGVO ist entscheidend für eine sichere WhatsApp-Alternative für Unternehmen
Eine sichere WhatsApp-Alternative für Unternehmen muss mit der kommenden Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) konform sein und einen umfassenden Datenschutz gewährleisten, der auf europäischen Gesetzen und Standards basiert. Daher sind die folgenden Punkte für ein Messenger für Unternehmen besonders wichtig, um der EU-DSGVO zu entsprechen:
1. Der Messenger für Unternehmen darf keine Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) speichern, was eine wesentliche Anforderung der EU-DSGVO ist. Idealerweise sollten alle Daten der sicheren WhatsApp-Alternative in dem Land des Hauptsitzes des Unternehmens in der EU gespeichert werden. Einige Branchen wie Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und der öffentliche Sektor benötigen möglicherweise sogar Private-Cloud– oder On-Premise-Lösungen des Messengers für Unternehmens.
2. Der Messenger für Unternehmen sollte auf einer „Privacy by Design„-Architektur basieren und so wenig Daten wie möglich verwenden (Prinzip der Datensparsamkeit und Datenreduktion). Daher sollten Daten eines Unternehmens entweder nicht verwendet und ansonsten pseudonymisiert und stark verschlüsselt werden. Von der sicheren WhatsApp-Alternative sollte das Nutzerverhalten nicht analysiert oder Metadaten gesammelt werden. Daten sollten von der sicheren WhatsApp-Alternative für Unternehmen nur verwendet werden, wenn dies für die Bereitstellung des Dienstes notwendig ist.
3. Der Messenger für Unternehmen sollte das Adressbuch der Benutzer nicht speichern. Das Speichern von Adressbuchdaten von Nutzern steht in Konflikt mit der EU-DSGVO, es sei denn, ALLE Kontakte eines Nutzers haben dem Unternehmen die Zustimmung erteilt, ihre Kontaktdaten mit dem Anbieter einer sicheren WhatsApp-Alternative zu teilen. Dies ist auch wichtig für das „Recht auf Vergessen werden“ der EU-DSGVO. Unternehmen, die hier nicht Datenschutz-konform sind, könnten auf der Basis der EU-DSGVO Abmahnungen und Strafen erhalten.
4. Der Messenger für Unternehmen muss ein Archiv der gesamten Messaging-Kommunikation und Audit-Logs bereitstellen. Diese Aufzeichnungen einer sicheren WhatsApp-Alternative werden für die Revisionssicherheit und Compliance sowie für die EU-DSGVO benötigt, um zu verstehen, wo persönliche Daten von Nutzern oder Kunden möglicherweise kommuniziert und gespeichert wurden. Daher müssen das Archiv und die Prüfprotokolle durchsuchbar sein.
Hinweis: Für weitere Informationen zur EU-DSGVO-Konformität schauen Sie sich bitte unsere vollständige Liste der Datenschutz-Anforderungen für einen Messenger für Unternehmen an.
Wichtige Anwendungsfälle für Unternehmen müssen abgedeckt werden
Eine sichere WhatsApp-Alternative für Unternehmen sollte alle relevanten Anwendungsfälle des Unternehmens abdecken. Einerseits muss ein Messenger für Unternehmen eine maximale Produktivität von „mobilen“ und Desktop-Mitarbeitern gewährleisten, andererseits muss die sichere WhatsApp-Alternative die Mitarbeiter ständig miteinander verbinden – egal ob unterwegs, im Büro, in Filialen, auf Konferenzen, in Warenlagern, auf Reisen oder im Werk.
Daher benötigt eine sichere WhatsApp-Alternative sowohl mobile als auch Desktop-Apps, die den selben Funktionsumfang aufweisen, mit einem Account auf allen Geräten verwendet werden können und synchronisierte und persistente Chats haben (einschließlich Backups für den Fall, dass ein Gerät verloren geht).
Häufig werden größere Gruppen-Chats für Anwendungsfälle im Unternehmen benötigt. Ein Messenger für Unternehmen sollte problemlos Gruppen-Chats mit mehr als 50 Chat-Mitgliedern handhaben (einschließlich Lesebestätigungen für solche Gruppen-Chats). Einige Unternehmen benötigen möglicherweise eine sichere WhatsApp-Alternative, die Gruppen-Chats mit mehreren hundert oder sogar mehr Chat-Mitgliedern bereitstellen kann. Einige Firmen benötigen möglicherweise Verteilerlisten, um schnell neue Gruppen-Chats zu starten, und einige Organisationen möchten die Chat-Mitglieder möglicherweise unter die Kontrolle der zentralen IT stellen.
Eine sichere WhatsApp-Alternative für Unternehmen sollte mindestens das Versenden von Fotos, Videos und Dateien/Dokumenten bieten, um die grundlegenden geschäftlichen Anwendungsfälle abzudecken. Fortschrittlichere Messenger für Unternehmen bieten Funktionen wie den Austausch von Sprachnachrichten, Standorten, Kalenderterminen und Umfragen.
Professionelle Administration, Sicherheit und Compliance für Unternehmen sind Kernanforderungen
Eine sichere WhatsApp-Alternative für Unternehmen sollte eine einfache und professionelle Verwaltung aller Mitarbeiter über ein Administrator-Portal ermöglichen. Neben den Standard-Funktionen für die Administration wie das Einladen, Blacklisting/Whitelisting, Sperren und Löschen von Nutzern sind die folgenden Funktionen für einen Messenger für Unternehmen wichtig:
- Das Unternehmen sollte in der Lage sein, Kommunikationsregeln und Compliance-Richtlinien für die sichere WhatsApp-Alternative zu konfigurieren, um den Informationsaustausch kontrollieren zu können, die Compliance zu gewährleisten und Unternehmensdaten zu schützen. Einige Unternehmen benötigen möglicherweise zusätzliche Steuerungsmöglichkeiten für den Zugriff auf Daten und Richtlinien zur Aufbewahrung von Daten.
- Der Messenger für Unternehmen sollte eine LDAP/AD-Synchronisation bereitstellen, um die Benutzerverwaltung zu vereinfachen und zu automatisieren und im Idealfall Gruppen importieren zu können.
- Die sichere WhatsApp-Alternative für Unternehmen sollte führende MDM/EMM-Lösungen (wie Airwatch oder MobileIron) unterstützen. Diese Unterstützung hilft bei der Automatisierung und Beschleunigung des Roll-Outs eines Messengers für Unternehmen, und stellt sicher, dass Unternehmensdaten in einem Container vollständig geschützt sind.
- Der Messenger für Unternehmen muss sich durch eine vollständige und starke Verschlüsselung auszeichnen (inkl. Transport, Metadaten, Nachrichten/Inhalte von Chats End-to-End, Speicherung auf Geräten und Cloud/Server), eine Multi-Faktor-Authentifizierung haben undumfassende Sicherheit gewährleisten.
- Größere Unternehmen, Mischkonzerne und Holdinggesellschaften benötigen häufig Multi-Mandanten- und Multi-Domain-Funktionen bei einem Messenger für Unternehmen, um eine individuelle Verwaltung separater Geschäftseinheiten zu ermöglichen.
- Die sichere WhatsApp-Alternative für Unternehmen muss einfach bereitgestellt, gehostet und ausgerollt werden können. Darüber hinaus sollte der Messenger für Unternehmen eine skalierbare und performante Architektur für die erforderliche Anzahl von Nutzern einer Organisation aufweisen (Hinweis: Die Skalierbarkeit von sicheren WhatsApp-Alternativen variiert stark).
Ökosystem-Integrationen einer WhatsApp-Alternative treiben Digitalisierung und IoT voran
Eine sichere WhatsApp-Alternative für Unternehmen sollte eine API für die Integration von Diensten und Software von Drittanbietern bereitstellen. Diese Integrationen helfen, Prozesse und Arbeitsabläufe zu automatisieren und den Informationsaustausch zwischen verschiedenen Systemen zu beschleunigen.
Der Messenger für Unternehmen sollte es ermöglichen, jede Art von Diensten und Software von Drittanbietern über die API zu integrieren und ein SDK anbieten, um problemlos jede Art von Integration zu entwickeln. Häufig wollen Unternehmen die sichere WhatsApp-Alternative mit Standardsoftware wie ERP-, CRM-, HR- und Buchhaltungs-Systemen sowie Eigenentwicklungen, Websites und Social-Media-Kanälen verbinden.
Es ist wichtig, dass eine API eines Messengers für Unternehmen auch dazu verwendet werden kann, Chat-Bots zu programmieren, um z.B. Informationsabfragen zu vereinfachen, Mitarbeiter mühelos durch Prozesse zu führen, Kunden direkt unterstützen zu können, regelmäßig Berichte an das Management zu liefern, Benutzer automatisch über Neuigkeiten zu informieren und ein Team im Falle von Vorfällen zu alarmieren.
Da Verbindungen anderer Systeme zu der sicheren WhatsApp-Alternative ein potenzielles Datenleck sein können, müssen alle Integrationen und Chat-Bots sicher sein und unter voller Kontrolle des Unternehmens stehen. So muss das Unternehmen steuern können, welche Integrationen und Chat-Bots erlaubt sind, auf welche Daten Integrationen zugreifen können und welche Benutzer Chat-Bots verwenden dürfen.
Die möglichen Anwendungsfälle für Integrationen und Chat-Bots einer sicheren WhatsApp-Alternative sind endlos und eine Kernkomponente für die Digitalisierung eines Unternehmens. Auch für Projekte rund um das Internet der Dinge (IoT) und Industrie 4.0 sind Integrationen in einen Messenger für Unternehmen oft sehr wichtig und können zu erheblichen Produktivitäts- und Sicherheitsvorteilen führen.
Wenn Sie weitere Informationen zu Teamwire und zu wichtigen Anforderungen für eine sichere WhatsApp-Alternative für Unternehmen und Behörden wünschen, dann kontaktieren Sie gerne unser Sales-Team oder testen Sie Teamwire kostenlos.
