Was sind Rollen und warum braucht es sie?
In klassischen Messengern ist die Identität immer an eine Person gebunden. Wer mit jemandem schreibt, sieht einen Namen. Wer in einem Gruppenchat kommuniziert, sieht eine Liste von Namen. Das reicht für viele Situationen. Aber nicht für Organisationen, in denen nicht nur der Name zählt, sondern auch die Funktion, in der jemand gerade tätig ist.
Ein Polizist auf Streife kommuniziert anders als derselbe Polizist im Innendienst. Eine Pflegerin auf Station 3 übernimmt mittags zusätzlich den Bereitschaftsdienst. Ein Wartungstechniker ist morgens Teil der Schichtgruppe A und abends Teil eines Bereitschaftsteams. Ihre Namen bleiben gleich, aber ihre operative Verantwortlichkeit wechselt.
Genau hier setzt das Teamwire-Rollenkonzept an. Rollen sind operative Identitäten: temporäre Funktionen, die Mitarbeitende zusätzlich zu ihrem persönlichen Namen annehmen können – für die Dauer eines Einsatzes, einer Schicht oder einer Aufgabe. Und sie sind überall in der App sichtbar: im Chat, im Profil, im Verzeichnis und auf der Karte.
Das Ergebnis:
Jeder weiß sofort, wer gerade in welcher Funktion kommuniziert. Ohne Rückfragen. Ohne manuelle Koordination. Ohne Admin-Eingriff.
So funktionieren Rollen in der Praxis
Rollen annehmen
Sobald der Dashboard-Admin das Rollenkonzept aktiviert und Rollen angelegt hat, sehen Mitarbeitende diese in der Teamwire-App – entweder beim Login, wenn der Admin eine Erinnerung konfiguriert hat, oder jederzeit manuell über den eigenen Profilbereich unter Account → Profil bearbeiten → Rollen.
Dort sehen Mitarbeitende alle verfügbaren Rollen der Organisation. Öffentliche Rollen können sofort angenommen werden – ohne Genehmigung, ohne Rückfrage. Eingeschränkte Rollen sind ebenfalls sichtbar, aber mit einem Schloss-Icon gekennzeichnet. Sie können nur von Mitarbeitenden angenommen werden, die der Admin explizit auf eine Zulassungsliste gesetzt hat.
Der Moment, in dem eine Rolle angenommen wird, hat eine direkte Konsequenz: Die Person wird automatisch zu allen Gruppenchats hinzugefügt, denen diese Rolle zugeordnet ist. Keine manuelle Einladung. Keine Wartezeit. Man ist sofort dabei.
Mehrere Rollen gleichzeitig
Je nach Konfiguration durch den Admin kann eine Person bis zu 3 Rollen gleichzeitig annehmen. Das ist besonders relevant für Situationen, in denen jemand mehrere parallele Verantwortlichkeiten trägt: etwa ein Techniker, der gleichzeitig Teil des Wartungsteams Nord und eines Bereitschaftsdienstes ist. Beide Rollen sind im Profil sichtbar. Beide Chats laufen gleichzeitig.
Rollen ablegen
Genauso einfach wie das Annehmen ist das Ablegen der Rolle. Auch hier ist der Effekt unmittelbar: Die Person wird automatisch aus allen Chats entfernt, die dieser Rolle zugeordnet sind. Die anderen Mitglieder dieser Chats sind davon nicht betroffen. Der Chatverlauf bleibt für die verbleibenden Mitglieder vollständig erhalten.
Die Rolle direkt anschreiben – ohne Namen zu kennen
Nicht immer weiß man, wer gerade eine bestimmte Funktion innehat. In Teamwire ist das kein Problem:
Einfach die Rolle anschreiben oder zum Chat hinzufügen und automatisch erreicht die Nachricht den Mitarbeitenden, der diese Rolle gerade trägt. Wer gerade Polizeistreife 3 besetzt, wer den Bereitschaftsdienst übernommen hat, wer die Nachtschicht leitet – Teamwire weiß es. Keine Suche. Kein Nachfragen. Immer die richtige Person.
Erinnerungen
Der Admin kann optional Erinnerungen konfigurieren, die Mitarbeitende dazu auffordern, ihre Rollen zu überprüfen und zu aktualisieren. Zwei Varianten sind möglich und beide können gleichzeitig aktiv sein:
Bei der ersten Option erscheint bei jedem Login ein Bildschirm, der zur Rollenaktualisierung auffordert – dieser kann übersprungen werden.
Bei der zweiten Option erscheint derselbe Bildschirm, wenn die App nach einer bestimmten Zeit seit der letzten Rollenaktualisierung geöffnet wird.
Das ist besonders sinnvoll im Schichtbetrieb, wo Mitarbeitende beim Dienstbeginn automatisch daran erinnert werden, ihre aktuelle Rolle zu setzen. Beide oben genannten Optionen können gleichzeitig aktiviert sein.
Teamwire-Rollen sind in der gesamten App sichtbar
Rollen sind kein isoliertes Feature. Sie ziehen sich durch die gesamte Teamwire-Applikation.
Im Profil
Wer das Profil eines Kollegen öffnet, sieht dessen aktuelle Rollen – sofort und ohne Nachfragen. Bis zu 3 Rollen können gleichzeitig angezeigt werden. Das schafft Orientierung, besonders in großen Organisationen, in denen man nicht jeden persönlich kennt.
Im Verzeichnis
Der Reiter „Rollen“ im Verzeichnis zeigt alle verfügbaren Rollen der Organisation. Wer auf eine Rolle tippt, sieht sofort, welche Mitarbeitenden diese Rolle aktuell innehaben. Das ist besonders für Schicht- oder Einsatzleiter nützlich: Statt jemanden anzurufen oder eine Tabelle zu prüfen, öffnet man einfach das Verzeichnis und sieht die aktuelle Belegung jeder Rolle.
Im Gruppenchat
Beim Erstellen eines neuen Gruppenchats lassen sich Rollen genauso einfach hinzufügen wie einzelne Kontakte oder Kreise. Alle aktuellen Mitglieder der Rolle werden automatisch eingebunden. Ändert sich die Rollenbelegung, aktualisiert sich der Chat automatisch.
Und wer nicht weiß, wer gerade eine bestimmte Funktion innehat, schreibt einfach die Rolle an – Teamwire stellt automatisch die Verbindung zum aktuell Zuständigen her. Kein Suchen. Kein Nachfragen. Immer die richtige Person.
In jeder Nachricht wird außerdem die Rolle angezeigt, die der Absender zum Sendezeitpunkt hatte. Selbst wenn sich die Rolle später ändert, bleibt dieser historische Kontext erhalten. Das ist nicht nur praktisch, sondern auch revisionssicher: Teamwire ermöglicht Audit-Logs der Chatverläufe, sodass dokumentiert wird, wer wann in welcher Funktion kommuniziert hat.
In der Live-Standortansicht
Wer den Standort in einem Gruppenchat teilt, wird auf der Karte nicht nur mit seinem Namen, sondern auch mit seiner aktuellen Rolle angezeigt. Für koordinierte Einsätze – Polizei, Feuerwehr, Außendienst – ist das ein erheblicher Mehrwert: Man sieht auf einen Blick, wer wo ist und in welcher Funktion.
Rollen übergeben: Kommunikation ohne Unterbrechung
Einer der stärksten Aspekte des Rollenkonzepts ist die nahtlose Übergabe. Wenn jemand eine Rolle ablegt und eine andere Person dieselbe Rolle annimmt, übernimmt sie nicht nur die Funktion, sondern auch den gesamten Kommunikationskontext.
Der vollständige Chatverlauf aller Rollen ist für die neue Person sofort sichtbar. Alle offenen Punkte, alle laufenden Absprachen, der gesamte Kontext – alles da. Als wäre nie eine Pause gewesen.
Das löst ein Problem, das viele Organisationen kennen: Beim Schichtwechsel geht Wissen verloren. Wer neu anfängt, muss sich erst orientieren, Kollegen befragen, Notizen lesen. Mit Teamwire-Rollen entfällt das. Der Chat ist das Gedächtnis der Rolle – nicht das Gedächtnis der Person.
Und wer wann in welcher Rolle kommuniziert hat, bleibt revisionssicher dokumentiert. Teamwire führt Audit-Logs der Chatverläufe – ein entscheidender Vorteil für Organisationen, die Kommunikation nachvollziehbar und rechtskonform dokumentieren müssen.
Öffentliche vs. eingeschränkte Rollen
Alle Rollen sind für alle Mitglieder der Organisation sichtbar. Das ist bewusst so gestaltet, damit jeder weiß, welche Rollen es gibt und wer sie aktuell innehat. Der Unterschied liegt im Zugang:
Öffentliche Rollen können von jedem Mitarbeitenden frei angenommen werden. Kein Admin-Eingriff, keine Genehmigung. Ideal für Schichten, Abteilungsteams oder Projektgruppen, bei denen Offenheit gewünscht ist.
Eingeschränkte Rollen sind ebenfalls sichtbar, aber nur für Mitarbeitende auf einer vom Admin gepflegten Zulassungsliste zugänglich. Wer nicht auf der Liste steht, sieht die Rolle, kann sie jedoch nicht annehmen. Ideal für sensible Einheiten wie Sondereinsatzkommandos, interne Ermittlungsgruppen, Führungsebenen oder andere Bereiche, bei denen nicht jeder Zugang haben soll.
Ein konkretes Beispiel aus der Polizeiarbeit:
Die Rolle „Undercover Unit“ ist für alle Beamten im Verzeichnis sichtbar. Aber nur autorisierte Beamte können sie annehmen. Der zugehörige Chat „Undercover Ops“ ist ausschließlich für Mitglieder dieser Rolle zugänglich. Alle anderen sehen weder den Chat noch dessen Inhalt.
Das gibt Organisationen maximale Flexibilität: Offenheit dort, wo sie sinnvoll ist, und strikte Zugriffskontrolle dort, wo sie notwendig ist.
Rollen vs. Kreise: Wann was?
Teamwire-Nutzer kennen Kreise bereits als Möglichkeit, Nutzergruppen zu organisieren. Rollen sind kein Ersatz, sie sind eine Ergänzung. Beide Konzepte lösen unterschiedliche Probleme.
Die Faustregel:
Kreise für Abteilungen und permanente Teams.
Rollen für alles, was sich regelmäßig ändert – Schichten, Einsatzgruppen, Projektteams, Bereitschaftsdienste.
Wichtig zu wissen:
Kreise und Rollen schließen sich nicht aus. Beim Erstellen eines Gruppenchats können beide gleichzeitig als Teilnehmer hinzugefügt werden.
Technischer Hinweis:
Teamwire-Rollen sind nur mit der Privacy-Einstellung „Internal Only“ kompatibel. Sie funktionieren nicht mit „Circle Only“, „Address Book Only“ oder „Internal and External“. Wer Rollen einsetzen möchte, sollte diese Einstellung vorab im Dashboard prüfen.
Ab in die Praxis: Rollen am Beispiel der Polizei
Die Polizei ist rund um die Uhr im Einsatz, mit wechselnden Schichten und mehreren Spezialeinheiten. Die Beamten melden sich zum Dienst, melden sich bei Teamwire an und werden automatisch in die für diese Schicht vorgesehenen Kommunikationskanäle eingeteilt, ohne dass ein Dispatcher oder Administrator eingreifen muss.
Der Admin legt die Rollen fest
Im Dashboard legt der Admin einmalig alle Rollen an – von öffentlichen Schichtrollen bis hin zu eingeschränkten Sondereinheiten:
Mit jeder Rolle verknüpfte Chats (einmalig vom Administrator angelegt)
Der Administrator legt alle Chats einmalig an – sie aktualisieren sich danach automatisch. Das kann im Fall der Polizei beispielsweise so aussehen:
Typische Anwendungsfälle im Polizeialltag
Die Teamwire-Rollen erleichtern speziell den Polizeien den Alltag und optimieren die Einsatzkommunikation.
Warum das für die Polizei besonders relevant ist
Beamte wechseln ihre Rolle mehrmals pro Woche oder Tag (oder sogar mitten in einer Schicht bei größeren Einsätzen). Teamwire-Rollen stellen sicher, dass jeder Beamte stets in den richtigen Chats ist – ohne Verwaltungsaufwand und ohne das Risiko, dass sensible Kanäle versehentlich Unbefugten zugänglich sind.
Eingeschränkte Rollen sind für die Strafverfolgung von entscheidender Bedeutung
Einheiten wie verdeckte Ermittlungsgruppen, die interne Ermittlungsabteilung oder die Einsatzleitung erfordern eine strenge Zugriffskontrolle. Mit eingeschränkten Rollen haben Administratoren die volle Kontrolle darüber, wer beitreten darf. Die Rolle bleibt gleichzeitig für alle sichtbar. So wissen die Beamten, dass es sie gibt. Sie können jedoch nur mit entsprechender Berechtigung darauf zugreifen.
Ein weiteres Beispiel: Gesundheitswesen
Das Rollenkonzept funktioniert überall dort, wo Verantwortlichkeiten wechseln – nicht nur bei der Polizei. Im Gesundheitswesen übernimmt etwa eine Pflegerin auf Station 3 mittags zusätzlich den Bereitschaftsdienst. Sie nimmt eine zweite Rolle an, ohne die erste abzulegen. Beide Chats laufen gleichzeitig.
Wer wissen will, wer gerade Bereitschaft hat, öffnet das Verzeichnis und sieht es sofort. Kein Anruf, keine Nachfrage, keine Tabelle. Alles läuft reibungslos. Ein großes Plus für das Patientenwohl.
Was passiert, wenn das Rollen-Feature deaktiviert oder gelöscht wird?
Feature deaktivieren
Falls der Admin das Rollenkonzept deaktiviert, werden alle Rollen aus den Chats entfernt und Nutzer von ihren Rollen getrennt. Die Rollenliste selbst bleibt jedoch erhalten. Wird das Feature wieder aktiviert, sind alle Rollen sofort wieder funktionsfähig. Kein Datenverlust, kein Neuaufsetzen.
Eine einzelne Rolle löschen
Wird eine einzelne Rolle gelöscht, bleibt der zugehörige Chat bestehen. Allerdings werden alle Nutzer, die über diese Rolle Mitglied waren, automatisch entfernt. Nutzer, die individuell – also nicht über die Rolle – zum Chat hinzugefügt wurden, bleiben unberührt.
Was passiert, wenn ein Nutzer gerade in einer Rolle ist, die gelöscht wird?
Der Nutzer wird automatisch aus der Rolle entfernt und aus allen Gruppenchats ausgeschlossen, in denen diese Rolle vertreten war. Die Chathistorie bleibt für die verbleibenden Mitglieder vollständig erhalten.
Für wen wurde das Rollenkonzept entwickelt?
Das Rollenkonzept entfaltet seinen vollen Nutzen überall dort, wo operative Verantwortlichkeiten regelmäßig wechseln und Teamzugehörigkeiten dynamisch sind.
Öffentliche Sicherheit (BOS)
In der öffentlichen Sicherheit ist die operative Rolle oft wichtiger als der Name. Wer besetzt gerade Polizeistreife 3? Wer hat den Einsatz übernommen? Teamwire-Rollen machen das sichtbar – für alle, in Echtzeit, ohne manuelle Koordination.
Kritische Infrastruktur (KRITIS)
Wartungsteams, Bereitschaftsdienste und Alleinarbeiter wechseln je nach Einsatz zwischen verschiedenen Verantwortlichkeiten. Teamwire stellt sicher, dass jeder jederzeit im richtigen Kanal erreichbar ist und dass die Kommunikation bei der Übergabe nahtlos weiterläuft.
Gesundheitswesen
Stationsteams, Bereitschaftsdienste, interdisziplinäre Gruppen: Im Gesundheitswesen wechseln operative Verantwortlichkeiten oft mit jedem Dienstplan. Teamwire sorgt dafür, dass jeder weiß, wer gerade welche Funktion übernimmt – ohne Nachfragen, ohne manuelle Verteiler.
Behörden und öffentlicher Sektor
Projektgruppen, behördenübergreifende Teams und temporäre Taskforces, deren Zusammensetzung sich je nach Auftrag und Zuständigkeit ändert, Teamwire bildet das in Echtzeit ab.
Sicherheitsdienste, Facility Management und Logistik
Objektteams, Patrouillen, Schichtgruppen in Lager und Fertigung: Überall dort, wo Teams dynamisch zusammengesetzt sind und Rollen täglich wechseln, schafft Teamwire Klarheit.
Gibt es etwas Vergleichbares zum Rollenkonzept?
Nein. Das Teamwire-Rollenkonzept ist bisher weltweit einzigartig. Andere Messenger und Collaboration-Tools erlauben es bestenfalls, eine statische Rolle oder Funktion im Profil anzuzeigen – ein reines Textfeld ohne funktionale Wirkung. Es gibt keine Möglichkeit, Rollen anzunehmen, zu wechseln, zu kombinieren oder weiterzugeben. Und schon gar nicht, sie überall in der App sichtbar zu machen.
Was Teamwire leistet – Rollen annehmen, wechseln, kombinieren, übergeben, revisionssicher dokumentieren und in Echtzeit in Chat, Profil, Verzeichnis und Karte abbilden – gibt es in keiner anderen Kommunikationslösung.
Das ist kein Marketingversprechen. Es ist das Ergebnis von über einem Jahr intensiver Entwicklungsarbeit und einem der bisher größten Entwicklungsprojekte in der Geschichte von Teamwire.
Weiterführende Informationen zu Teamwire-Rollen
Einen ausführlichen Überblick finden Sie auch hier:
Rollenkonzept: Der Name bleibt. Die operative Rolle wechselt. Teamwire bildet beides ab.
Wer das Rollenkonzept einrichten oder tiefer in die technischen Details einsteigen möchte, findet die vollständige Dokumentation im Teamwire Support Center.
Dort sind unter anderem beschrieben:
- die Einrichtung im Dashboard,
- die Konfiguration von Erinnerungen,
- der CSV-Import für Rollen,
- alle Einstellungen für öffentliche und eingeschränkte Rollen.
Haben Sie Fragen zum Rollenkonzept oder möchten Sie es in Ihrer Organisation einführen? Vereinbaren Sie eine persönliche Demo und wir zeigen Ihnen, wie es in der Praxis aussieht.
Können Kreise und Rollen gleichzeitig genutzt werden?
Ja. Kreise eignen sich für feste, admin-verwaltete Gruppen wie Abteilungen. Rollen sind für dynamische, selbstverwaltete Gruppen wie Schichten oder Einsatzgruppen vorgesehen. Beim Erstellen eines Chats können beide gleichzeitig als Teilnehmer hinzugefügt werden.
Kann ein normaler Dashboard-Administrator Rollen verwalten, oder ist dies nur dem Super-Administrator vorbehalten?
Beide können Rollen verwalten, allerdings mit unterschiedlichem Umfang. Ein Super-Admin hat Zugriff auf den Bereich „Rollen“ für jede Organisation auf dem Server. Ein normaler Dashboard-Admin kann ebenfalls Rollen verwalten, jedoch nur für die eigene Organisation.
Können Rollen in großer Zahl angelegt werden?
Ja. Admins können eine CSV-Datei mit Rollennamen hochladen. Das System unterstützt bis zu 10.000 Rollen pro Import. Insgesamt können bis zu 30.000 Rollen angelegt werden. Rollennamen dürfen maximal 15 Zeichen lang sein.
Gibt es eine Begrenzung für die Anzahl der Rollen, die ein Administrator erstellen kann?
Ein Administrator kann 30.000 Rollen anlegen. Rollennamen dürfen jeweils maximal 15 Zeichen lang sein. Jeder Benutzer kann je nach Konfiguration des Dashboards gleichzeitig einer beliebigen Anzahl von Rollen angehören (zwischen 1 und 3).
Was ist der Unterschied zwischen einer öffentlichen und einer eingeschränkten Rolle?
Beide Arten sind für alle Mitglieder der Organisation sichtbar, unterscheiden sich jedoch darin, wer ihnen beitreten kann. Eine öffentliche Rolle steht allen offen. Jeder Benutzer kann sie in seinem Profil frei auswählen, eine Genehmigung ist nicht erforderlich. Eine eingeschränkte Rolle hingegen kann nur von Benutzern übernommen werden, die der Administrator ausdrücklich in eine Zulassungsliste aufgenommen hat. Alle anderen sehen sie zwar in der Liste, können sie aber nicht auswählen. Aus Sicht eines berechtigten Benutzers sind beide Varianten identisch. Die Einschränkung fällt nur denjenigen auf, die nicht auf der Liste stehen: Sie sehen die Rolle ausgegraut und können sie nicht antippen.
Können Administratoren festlegen, welche Nutzer zu den einzelnen Rollen gehören?
Nein, die Zugehörigkeit zu einer Rolle verwalten die Benutzer selbst. Bei eingeschränkten Rollen verwaltet der Administrator die Liste der zugelassenen Mitglieder, und diese Benutzer können der eingeschränkten Rolle beitreten, wenn sie dies wünschen.
Was ist der Unterschied zwischen den beiden Erinnerungstypen?
„Alle X Stunden“ zeigt die Erinnerung, wenn die App nach der festgelegten Zeitspanne seit der letzten Rollenaktualisierung geöffnet wird. „Bei jeder Anmeldung“ zeigt sie bei jedem Login. Beide Optionen können gleichzeitig aktiv sein.
Was ist der Unterschied zwischen „Rollen“ und „Jobtitel“ im Benutzerprofil?
„Jobtitel“ (früher „Rolle“) zeigt, welche Position der Benutzer im Unternehmen innehat. Die Angabe hat keine funktionalen Auswirkungen. Die neue Rollenfunktion ist eine dynamische Gruppenzugehörigkeit, die steuert, welche Zuständigkeit eine Person gerade hat und zu welchen Chats sie gehört.
Was passiert mit den Chats, wenn ein Nutzer eine Rolle verlässt?
Der Benutzer wird automatisch aus allen Gruppenchats entfernt, in denen diese Rolle enthalten ist. Die anderen Mitglieder sind davon nicht betroffen. Die Chathistorie des Nutzers, der eine Rolle verlassen hat, bleibt erhalten.
Werden beim Löschen einer Rolle auch die damit erstellten Chats gelöscht?
Nein. Durch das Löschen einer Rolle wird lediglich die Rolle selbst entfernt. Die Chats, denen sie hinzugefügt wurde, bleiben davon unberührt. Alle Benutzer, die dieser Rolle angehörten, werden jedoch automatisch aus diesen Chats entfernt, da ihre Mitgliedschaft an die Rolle gebunden war. Benutzer, die diesen Chats einzeln (nicht über eine Rolle) hinzugefügt wurden, bleiben davon unberührt.
Was passiert, wenn einem Benutzer eine Rolle zugeordnet ist und der Administrator diese Rolle löscht?
Der Benutzer wird automatisch aus der Rolle entfernt und aus allen Gruppenchats ausgeschlossen, in denen diese Rolle vertreten war.
Was passiert, wenn die Funktion „Rollen“ deaktiviert ist?
Rollen werden aus allen Chats entfernt und auch die Nutzer werden aus diesen entfernt. Die Rollenliste bleibt jedoch erhalten: Wenn der Administrator die Funktion wieder aktiviert, sind alle Rollen sofort wieder aktiv.
Was passiert, wenn jemand vergisst, nach seinem Einsatz eine Rolle zurückzugeben bzw. sie abzulegen?
Da jeder Nutzer seine eigenen Rollen verwaltet, kann eine Person jederzeit einer Rolle beitreten. Sie muss nicht darauf warten, dass die vorherige Person die Rolle „zurückgibt“. Die Rollenmitgliedschaft jedes Benutzers ist völlig unabhängig. Die einzige Folge, wenn jemand vergisst, seine Rolle abzulegen, ist, dass er in allen zugeordneten Chats verbleibt, bis er die Rolle aktualisiert, manuell deaktiviert oder die automatische Erinnerungsaufforderung erscheint. Je nach Einstellung durch den Admin kann das nach einer bestimmten Zeit oder beim nächsten Login sein.
