In der Regel sind Cloud-Anwendungen und -Dienste einfach zu nutzen, können schnell von Mitarbeitern und Teams eingesetzt werden um die Produktivität zu steigern, und oft ist keine Beteiligung der IT-Abteilung des Unternehmens erforderlich.
Da es eine sehr große Nachfrage nach Messaging für die interne Unternehmenskommunikation gibt, setzen die Mitarbeiter schnell Whatsapp als unsichere Alternative ein, wenn noch keine Enterprise Messaging App in der Firma zur Verfügung steht. Tatsächlich haben viele Unternehmen derzeit die Problematik mit WhatsApp als Teil der Schatten-IT, weil sie noch keine Enterprise Messaging App bereitstellen.
Warum stellt Whatsapp als Teil der Schatten-IT eine große Problematik für Unternehmen dar?
1. Whatsapp kann zu unerwarteten Datenlecks vertraulicher Unternehmens- und Kundendaten führen. Diese Datenlecks sind sehr schwer zu identifizieren oder auch nicht zu stoppen.
2. Whatsapp erfüllt nicht die Datenschutzanforderungen von Unternehmen und sensible Geschäfts-, Partner- und Kundendaten werden an Facebook übermittelt.
3. Alle Unternehmensdaten in Whatsapp sind weder sicher noch geschützt, und es gibt auch keine Backup-Systeme. Diese sind aus Revisionsgründen und zur Sicherung von Daten natürlich erforderlich.
4. Es gibt keine Zugriffsverwaltung (z.B. zur Vermeidung von Datenverlusten), um die unberechtigte Verwendung von Whatsapp im Fall eines gestohlenen oder verloren Smartphones zu blockieren.
5. Whatsapp deckt wichtige Anwendungsfälle für Unternehmen nicht ab, was zu ineffektiver Zusammenarbeit und Kommunikation führt.
6. Whatsapp ist nicht in das Enterprise-IT-Ökosystem integriert, was zu ineffizienten Workflows, unüberbrückbaren Schnittstellen und einer insgesamt geringeren Produktivität führt.
7. Whatsapp gewährleistet keine Compliance und kann zu erheblichen Geldbußen führen (z.B. durch fehlenden Audit Trail, Lizenzprobleme, nicht vorhandene Chat-Daten bei Rechtsstreitigkeiten, Verletzung von Vorschriften und Regulierungen).
Wie können Unternehmen erkennen, ob Whatsapp Teil der Schatten-IT ist?
1. Unternehmen können mit ihrer Mobile Device Management Lösung (z.B. MobileIron, Airwatch) überprüfen, auf wie vielen verwalteten mobilen Endgeräten Whatsapp installiert ist und wie groß die WhatsApp Problematik ist.
2. Unternehmen können Firewall-, Netzwerk- und Webproxy-Protokolle überprüfen. Dies zeigt evtl. den Umfang der Whatsapp-Nutzung, falls Mitarbeiter regelmäßig das Unternehmens-Wifi für mobile Geräte verwenden.
3. Unternehmen können einfach ihre Mitarbeiter fragen, ob sie Whatsapp für die Unternehmenskommunikation verwenden. Dies kann auch das Verständnis verbessern, welche Anwendungsfälle mit einer Enterprise Messaging App abgedeckt werden müssen.
Was sollten Unternehmen tun, wenn sie ein Whatsapp-Problem haben?
1. Unternehmen sollten versuchen die Anwendungsfälle von Mitarbeitern für Whatsapp zu verstehen und warum Messaging für sie so wichtig ist.
2. Unternehmen sollten ihre Daten-, Sicherheits-, Compliance-, Produktivitäts- und Geschäftsrisiken aufgrund der Verwendung von Whatsapp bewerten.
3. Unternehmen sollten Regeln für eine akzeptable Nutzung von Whatsapp festlegen (z.B. nur zur Kommunikation mit Familie und Freunden) oder Whatsapp mit einer Mobile Device Management Lösung evtl. vollständig blockieren.
4. Unternehmen sollten eine Enterprise Messaging App einsetzen, um Teamkommunikation, Zusammenarbeit, Sicherheit, Datenschutz und Compliance in der Messaging-Ära zu verbessern.
5. Unternehmen sollten die Enterprise Messaging Appschnell für einen Großteil ihrer Mitarbeiter ausrollen und damit die Haupt-Anwendungsfälle abdecken.
6. Unternehmen sollten die Enterprise Messaging App mit ihrem IT-Ökosystem verbinden, um Workflows zu beschleunigen und Prozesse zu automatisieren. Dies ermöglicht zusätzliche Anwendungsfälle und sorgt für maximale Produktivität.
Whatsapp als Teil der Schatten-IT zeigt eine klare Nachfrage von Mitarbeitern nach einer Enterprise Messaging App. Manchmal enthält die Schatten-IT auch andere Consumer Messaging Apps wie Telegram, Facebook Messenger, usw., die den selben Bedarf zeigen.
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