„Teamwire ermöglicht uns eine schnelle, sichere und flexible Kommunikation.“
Die Stadt Kleve liegt am unteren Niederrhein und hat rund 550 Beschäftigte in der Verwaltung. Im Rahmen der Digitalisierungsstrategie wurde ein Maßnahmenkatalog aufgestellt, um moderne Technologien in der Verwaltung zu etablieren.
Ein zentrales Ziel war die Einführung einer sicheren und DSGVO-konformen Kommunikationslösung, um sowohl alltägliche als auch spezielle Einsatzszenarien effizient zu bewältigen.
Ausgangssituation und Herausforderung
Die Stadt Kleve stand vor der Herausforderung, ein flexibles und sicheres Kommunikationssystem einzuführen, um sowohl tägliche Aufgaben als auch Großereignisse wie Bombenentschärfungen oder die jährlichen Kirmesveranstaltungen effizient und sicher zu koordinieren.
Früher wurde in der Verwaltung teilweise WhatsApp genutzt, was jedoch aufgrund von Datenschutzrichtlinien eingestellt werden musste. Besonders bei kritischen Ereignissen wie Evakuierungen fehlte eine verlässliche Lösung, um Teams schnell zu erreichen und Informationen sicher auszutauschen.
„Teamwire ermöglicht uns eine schnelle, sichere und flexible Kommunikation – sowohl im Alltag als auch bei außergewöhnlichen Ereignissen wie Bombenentschärfungen oder Großveranstaltungen. Besonders begeistert uns die intuitive Bedienung, die auch in Drucksituationen für die Kolleginnen und Kollegen nutzbar ist.“
Ben Viethen
– Stadt Kleve – Digitalisierung
Anforderungen
Die Stadt Kleve suchte nach einer Kommunikationslösung, die:
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DSGVO-konform ist und auf sicheren Servern betrieben wird.
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intuitiv bedienbar ist und an die Nutzung gängiger Messenger-Dienste erinnert.
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Standortmarkierungsfunktionen bietet, um Einsatzgebiete oder Sicherheitszonen sichtbar zu machen.
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eine Alarmierungsfunktion für Notfallsituationen beinhaltet.
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sowohl auf Dienst- als auch Privatgeräten einsetzbar ist.
Lösung: Vergleich und Entscheidungsfindung
Teamwire wurde nach einer proaktiven Kontaktaufnahme durch einen Salesmitarbeiter vorgestellt. Bereits bei einer ersten Präsentation wurde klar, dass die Software die Anforderungen der Stadt Kleve optimal erfüllt. Besonders die Standortmarkierungsfunktion und die intuitive Bedienung überzeugten von Anfang an.
Während der einmonatigen Testphase, in der Teamwire auch während der Stadt-Kirmes auf Herz und Nieren getestet wurde, war die Akzeptanz bei den Nutzenden sehr hoch. Auf Basis eines internen Feedback-Fragebogens wurde dann die endgültige Entscheidung für die Einführung von Teamwire getroffen.
„Wir als kommunale Verwaltung haben von der Erfahrung und von der proaktiven Kundengewinnung profitiert. Viele Bedürfnisse sind überhaupt erst aufgekommen, weil wir erfahren haben, dass Teamwire das bietet. Beispielsweise die Standortfunktion. Daran hätten die Kollegen und Kolleginnen in unserem Fachbereich vielleicht gar nicht gedacht, wenn uns das nicht Herr Coskun in seiner Präsentation gezeigt hätte.“
Ben Viethen
– Stadt Kleve – Digitalisierung
Einführung der Software
Die Einführung von Teamwire verlief in kleinen Schritten. Begonnen wurde mit dem Fachbereich „Öffentliche Sicherheit und Ordnung“. Durch eine einfache Installation und kurze Schulungen konnten die Beschäftigten sofort starten.
Die intuitive Benutzeroberfläche reduzierte den Schulungsbedarf erheblich, sodass der Großteil der Mitarbeitenden vom ersten Tag an selbstständig arbeiten konnte.
Aktuell arbeiten die zuständigen Personen an einer internen Dienstanweisung, um die Richtlinien für die Verwendung der Teamwire-App für alle Mitarbeitenden einheitlich festzulegen. Darin soll ebenfalls festgelegt werden, dass man die App auch auf Privathandys nutzen kann – Stichwort “bring your own device”.
Ergebnisse
Effizienter Informationsaustausch
Kleve nutzt Teamwire, um durch sichere Kommunikation die IT-Sicherheit zu gewährleisten. Sowie für die Koordination bei Großveranstaltungen, Bombenentschärfungen, Evakuierungen und anderen kritischen Ereignissen.
Über die Standortmarkierungsfunktion können Einsatzgebiete festgelegt und überwacht werden. Dies hilft beispielsweise sicherzustellen, dass Evakuierungen vollständig durchgeführt werden und alle Personen in Sicherheit sind, bevor eine Bombe entschärft wird.
Großveranstaltungen und Krisenmanagement
Während der jährlichen Stadt-Kirmes oder anderen Großveranstaltungen setzt Kleve Teamwire ein, um Sicherheitsbereiche zu definieren und den Einsatzkräften jederzeit eine aktuelle Übersicht zu geben.
Dazu ein Praxisbeispiel aus dem Alltag der Stadtverwaltung:
Wenn es z.B. Feuerwerke bei Großveranstaltungen gibt, für die spezielle Sicherheitskorridore festgelegt werden müssen, ist Teamwire besonders hilfreich. Denn man kann alle Beteiligten schnell und verlässlich erreichen.
Notfall-Alarmierung
Für Außendienstmitarbeitende des Ordnungsamts und der Parküberwachung ist die Notfall-Alarmierungsfunktion von Teamwire hilfreich, um bei eskalierenden Situationen schnell Hilfe anfordern zu können.
Intuitive Nutzung und Akzeptanz
Dank der Ähnlichkeit zu gängigen Messengern wie WhatsApp war die Einführung problemlos. Die Nutzenden schätzen die einfache Bedienung und die intuitive Benutzeroberfläche, die vor allem in Drucksituationen einen reibungslosen Ablauf ermöglicht.
Fazit
Mit Teamwire hat die Stadt Kleve eine zentrale Kommunikationsplattform gefunden, die Sicherheit, Effizienz und Benutzerfreundlichkeit verbindet. Von der Koordination kritischer Einsätze bis zur alltäglichen Kommunikation – Teamwire erfüllt die Anforderungen einer modernen Verwaltung und bietet langfristige Mehrwerte für die Digitalisierung der Stadt.
„Die Einfachheit der Bedienung ist definitiv eine der Sachen, die uns an Teamwire am besten gefällt. Es ist so ähnlich wie WhatsApp.“
Ben Viethen, Stadt Kleve – Digitalisierung
