Definition: Was ist eine “Netiquette” und woher kommt der Begriff?
Um eine Messenger Netiquette zu definieren, müssen wir uns zunächst mit der allgemeinen Definition von Netiquette beschäftigen: Eine Netiquette erläutert grundsätzlich Verhaltensregeln für einen guten, respektvollen und angemessenen Umgangston in der Kommunikation. Es geht dabei primär um die Kommunikation im Internet und die Regeln sollten vor allem für die Kollaboration in der Berufswelt berücksichtigt werden. Es handelt sich dabei nicht um verpflichtende oder gesetzlich vorgeschriebene Regeln, sondern um empfohlene Benimmregeln für die Kommunikation. Deswegen wird eine Netiquette auch als Knigge für das Internet bezeichnet.
Warum ist die Netiquette für einen Messenger wichtig?
Damit ein Business Messenger Ihre Organisation bei der Kommunikation, Koordination und Kollaboration in den für Sie relevanten Einsatzbereichen bestmöglich unterstützt und Ihre Mitarbeitenden den Messenger gern nutzen, sind einige Kommunikationsregeln in der Regel von Vorteil – die Messenger Netiquette. Solche Kommunikationsregeln gibt es in ähnlicher Form auch bei anderen Kanälen der täglichen internen Kommunikation, etwa E-Mail, Telefon, persönlichen Gesprächen, etc. Gerade bei einem Business Messenger hilft die Netiquette effektiver, effizienter zu kommunizieren und erfolgreicher zusammenzuarbeiten.
Wie kommuniziert man richtig? Die 25 goldenen Regeln der Messenger Netiquette
Gestaltung der Nachrichten
1. Nachrichten kurz und bündig halten
Prägnante Sätze sind beim Messaging das A und O der Messenger Netiquette. Lässt sich die Information nicht in wenigen Sätzen übermitteln, empfiehlt sich eine Sprachnachricht oder ein Videoanruf. Bei sehr vielen Informationen sollte man über alternative Medien nachdenken. Denn umfangreiche Informationen mittels Textnachricht zu senden, ist nicht nur für den Empfangenden lästig, sondern verfehlt auch den Zweck der prägnanten Übermittlung.
2. Im Ganzen antworten
Manche Menschen haben die Angewohnheit, jedes Wort bzw. halbe Sätze einer Textnachricht einzeln zu schicken. Für die Empfangenden bedeutet das viele aufeinanderfolgende Signaltöne, die sie zu Recht stören können. Besser ist es, ganze Sätze zu verschicken und Informationen mithilfe von Absätzen zu strukturieren.
3. Bleiben Sie professionell
Da der Messenger hier für die berufliche Kommunikation verwendet wird, sollte man sich daran erinnern, dass jeder gesendete Text die eigene Professionalität widerspiegelt. Beim ersten Kontakt empfiehlt es sich insofern auch, sich kurz in einem Satz vorzustellen. Großbuchstaben bzw. gefetteter Text sind in der Regel fehl am Platz. Auch von einer übertriebenen Zeichensetzung wie „???“ und „!!!“ sollte man absehen. Denn es würde implizieren, dass eine Nachricht geschrien oder ihr eine übermäßige Bedeutung zugemessen wird.
4. Verwenden Sie Emojis ?
Emoticons und Emojis haben sich bei Messengern etabliert und jeder kennt und nutzt sie. Auch in der beruflichen Nutzung eines Messengers haben Emoticons ihren Platz und können die Kommunikation und Kollaboration unterstützen. In einigen Fällen können Emoticons die Kommunikation auch auflockern und zu einer positiven Stimmung beitragen. Die Messenger Netiquette empfiehlt allerdings Emoticons in Maßen zu verwenden und als Ergänzung zu Text zu nutzen. Denn jede/r deutet Emoticons anders und kennt nicht unbedingt sämtliche Emoticons, sodass dies auch zu Verwirrung führen kann.
5. Auf die Ausdrucksweise achten
Eine Textnachricht kann lediglich gelesen und nicht durch Gestik oder Mimik unterstützt werden. Je präziser der Ausdruck, desto klarer die Kommunikation. Z. B. Sarkasmus oder scharfe Worte sind in der Regel nicht zu empfehlen, da sie missverstanden und zu einer Fehlinterpretation führen können. Ratsam ist daher, auf neutrale Formulierungen und guten Ausdruck zu setzen.
6. Unbedingt Korrekturlesen
Textnachrichten stehen zwar für eine schnelle Antwort. Dennoch sollte dort stets die Grammatik und Rechtschreibung kontrolliert werden. Auch die Autokorrektur gilt es, regelmäßig zu überprüfen. Ist man sich hier unsicher, kann man auf teilweise kostenlos zur Verfügung stehende Add-Ons und Tools zurückgreifen wie beispielsweise:
Wenn Sie sich keine zusätzlichen Tools installieren möchten, können Sie auch die Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Ihrem Textverarbeitungsprogramm oder Browser verwenden. Häufig haben diese Programme integrierte Funktionen, die Ihnen helfen können, Ihre Nachrichten schnell und einfach zu überprüfen.
7. Vermeidung von Mehrfachnachrichten
Nichts ist störender, als wenn eine Gedankenkette in viele einzelne Nachrichten aufgeteilt wird. Bitte fassen Sie Ihre Gedanken in einer einzigen Nachricht zusammen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Gesprächspartner nicht ständig Benachrichtigungen erhält und den Überblick behält.
8. Dialog klar und höflich beenden
Ist das zu besprechende Thema erledigt, empfiehlt es sich, das Gespräch mit einem Dankeschön oder dem Versprechen auf eine baldige Meldung zu beenden.
Timing und Schnelligkeit
9. Antworten Sie zeitnah
Häufig gibt es unbewusste „Rankings“ im Kopf, wie schnell Kolleginnen und Kollegen auf einen bestimmten Kommunikationskanal reagieren. Wer eine Nachricht im Messenger erhält, sollte zeitnah antworten. Denn der gewählte Kommunikationsweg impliziert, dass der Absender eine schnelle Antwort und direkten Austausch wünscht. Ist eine zeitnahe Reaktion nicht möglich gewesen, sollte man sich dafür evtl. kurz in der Antwort entschuldigen.
10. Zu angemessenen Zeiten schreiben
Trotz flexibler Arbeitszeiten empfiehlt die Messenger Netiquette, Textnachrichten während der offiziellen Arbeitszeiten zu verschicken. Denn für manche Menschen ist es regelrecht ein rotes Tuch, Nachrichten am späten Abend oder sehr frühen Morgen zu erhalten. Manchmal helfen Hinweise über die Priorität wie z.B. „nicht dringend, aber wichtig“ unnötigen Druck zu vermeiden.
11. Geduld bewahren
Es können immer wieder Situationen auftreten, in denen das Gegenüber nicht unmittelbar antworten kann – und das, obwohl die Nachricht bereits empfangen und gelesen ist. Nachhaken ist natürlich erlaubt, allerdings sollte man – je nach Dringlichkeit – zwei bis drei Stunden damit warten.
12. Benachrichtigungen und Ruhezeiten
Respektieren Sie die Ruhezeiten der Kollegen, besonders wenn sie in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Nutzen Sie Benachrichtigungseinstellungen, um nicht gestört zu werden, wenn Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren müssen.
Verwendung von Gruppenchats und zusätzlichen Tools
13. Gruppenchats sinnvoll nutzen
Gruppenchats fungieren als zentrale Kommunikationsumgebung, sodass sich Mitarbeitende direkt und von jedem Ort austauschen können. In den Chats sind manchmal die gesamte Abteilung oder alle Mitglieder eines Teams hinterlegt. Grundsätzlich sollte man sich fragen, ob Nachrichten für alle Teilnehmer eines Gruppenchats relevant sind oder besser in einem kleineren Kreis kommuniziert werden sollten. Wichtig kann auch sein, berufliche und freizeitorientierte Kommunikation zu trennen. Kettennachrichten, Abstimmungen zu Events, alberne Videos etc. sollten in einem gesonderten Gruppenchat geteilt werden.
14. Nutzung von Dateianhängen und Links
Anhänge und Links sollten immer beschrieben und klar bezeichnet sein, damit der Empfänger weiß, worum es sich handelt. Vermeiden Sie es, große Dateien einfach ohne Vorwarnung zu versenden.
15. Beitragen zur Gemeinschaft
In Gruppenchats sollten alle Mitglieder aktiviert werden, indem man Fragen stellt und eine offene Atmosphäre für den Austausch von Ideen schafft. Passive Nutzer könnten ermutigt werden, sich aktiv zu beteiligen.
Sicherheit und Vertraulichkeit
16. Vertraulichkeit bewahren
Achten Sie darauf, vertrauliche Informationen nur an die richtigen Personen weiterzuleiten und sichere Kommunikationswege zu nutzen. Sensible Daten sollten niemals in öffentlichen oder großen Gruppenchats geteilt werden.
17. Priorität und Dringlichkeit markieren
Um den Empfängern zu helfen, die Bedeutung der Nachricht besser zu verstehen, kann es hilfreich sein, die Priorität und Dringlichkeit klar zu kommunizieren.
18. Passendes Profilbild auswählen
Das Profilbild sollte der Organisation und der Persönlichkeit entsprechen. Ein seriöses Foto oder – ganz simpel – die Initialen des Mitarbeitenden sind hier eine gute Wahl. Je nach Unternehmenskultur können aber auch Profilbilder wie in Social Networks (Facebook, X (ehemals Twitter), Instagram usw.) gut geeignet sein.
19. Software und App aktuell halten
Stellen Sie sicher, dass Sie die neuesten Versionen der Messenger-Software verwenden, um Sicherheitslücken zu vermeiden und neue Funktionen zu nutzen.
20. Datenschutzeinstellungen nutzen
Nutzen Sie die Datenschutzeinstellungen des Messengers optimal. Stellen Sie sicher, dass persönliche Daten nur denjenigen zugänglich sind, die sie wirklich benötigen.
21. Bewusstsein für Phishing und Betrugsversuche
Seien Sie wachsam gegenüber verdächtigen Nachrichten und Links. Geben Sie niemals persönliche oder sensible Informationen auf Anfrage ohne Verifizierung weiter.
Respektvoller Umgang und Feedback
22. Respektvoller Umgangston
Auch wenn Diskussionen und Meinungsverschiedenheiten auftreten, sollte der Ton immer respektvoll und höflich bleiben. Gerade im schriftlichen Austausch können Emotionen leicht missverstanden werden.
23. Vermeiden von Multitasking
Multitasking während einer Messenger-Kommunikation kann zu Missverständnissen und verpassten Details führen. Konzentrieren Sie sich, wenn möglich, ganz auf das Gespräch.
24. Regelmäßige Feedback-Runden
Organisieren Sie regelmäßige Feedback-Runden innerhalb des Teams, um die Kommunikation im Messenger zu bewerten und Verbesserungsvorschläge zu diskutieren.
Tipps und Checklisten
25. Kommunikations-Checkliste
Erstellen Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die vor dem Senden einer Nachricht überprüft werden sollten (z.B. Rechtschreibung, Klarheit, Zielgruppe).
Fazit
Wer diese erweiterte Messenger Netiquette und ihre 25 Grundregeln verinnerlicht, wird das volle Potenzial eines Business-Messengers in der internen Kommunikation und Kollaboration besser ausschöpfen können. Durch klare und professionelle Kommunikation werden nicht nur Missverständnisse minimiert, sondern auch die Effizienz und Produktivität gesteigert.
Die Kurzversion dieser Checkliste können Sie sich hier kostenlos herunterladen.
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