Best Practices für die Implementierung, das Ausrollen und die Nutzung einer Enterprise Messaging App

Der Teamwire Leitfaden zu einer erfolgreichen Implementierung unserer Enterprise Messaging App:

Probieren Sie die Enterprise Messaging App zuerst mit einem kleinen Pilot-Team. Sie müssen verstehen, ob die App die richtigen Funktionen für Ihr Unternehmen hat, welche Vorteile damit erreichbar sind und wie Ihre Mitarbeiter die App nutzen können.

Vergewissern Sie sich, dass die Enterprise Messaging App eine intuitive Benutzeroberfläche hat, die gängigen Consumer-Apps wie Whatsapp ähnelt. Das reduziert den Trainingsbedarf der Mitarbeiter erheblich, erhöht die Nutzer-Akzeptanz und beschleunigt den Roll-out.

Definieren Sie einige Kern-Anwendungsfälle für die Enterprise Messaging App, die für die Mehrheit der Benutzer in Ihrem Unternehmen relevant sind. Idealerweise können diese Anwendungsfälle nicht gut mit anderen Tools bearbeitet werden. Dadurch gibt es mit der Enterprise Messaging App schnell und von Anfang an positive Nutzer-Erlebnisse und „Quick Wins“ für alle Mitarbeiter.

Bestimmen Sie Datenschutz- und Compliance-Richtlinien für die Enterprise Messaging App für Ihr Unternehmen. Wenn die Richtlinien Konsequenzen für die Nutzung der App haben, müssen Sie möglicherweise Ihre Mitarbeiter informieren (siehe Schnellanleitung).

Konfigurieren Sie die App mit Kontakten und Gruppen vor, mit denen Mitarbeiter primär kommunizieren werden. Erste Gruppen-Chats und Kanäle für Teams, Projekte und Themen können schnell die Nutzung der Enterprise Messaging App verbreiten.

Verstehen Sie, wo sich die Enterprise Messaging App von vertrauten Consumer-Tools unterscheidet (z.B. von Whatsapp). Bereiten Sie einfachen Support und Schulungen auf Fragen bzgl. solcher Unterschiede vor.

Definieren Sie ein paar allgemeine Regeln für die Verwendung der Enterprise Messaging App, einschließlich für was die App verwendet werden sollte und für was nicht (z.B. E-Mail vs. Enterprise Messaging App vs. andere Tools). Dies sollte ebenso grundlegende Regeln enthalten, z.B. dass vorhandene Gruppen-Chats soweit wie möglich wiederverwendet werden sollten (um zu verhindern, dass mehrere Chats parallel zum selben Thema laufen) und dass neue Chats und Channels einen klaren, aussagekräftigen Titel bekommen sollten.

Vielleicht möchten Sie den Mitarbeitern einige Anwendungs-Empfehlungen vorschlagen, wie z.B. das vorübergehende Stummschalten der Enterprise Messaging App, wenn man sich auf andere Themen konzentrieren muss. Auch ist eine 24-stündige Erreichbarkeit nicht realistisch und „Messaging-Auszeiten“ sind wichtig für das persönliche Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Verteilen Sie eine Schnell-Anleitung für die Mitarbeiter. Dieses Mini-Benutzerhandbuch sollte die grundlegenden Funktionen der Enterprise Messaging App erläutern, über mögliche Unterschiede zu bekannten Consumer-Apps informieren, mögliche Auswirkungen der Datenschutzrichtlinien beschreiben, die allgemeinen Regeln für die Nutzung auflisten, mögliche Anwendungs-Empfehlungen beinhalten und Support-Kontakte für schnelle Unterstützung bieten.

Automatisieren Sie die Benutzerregistrierung (z.B. mit einer Enterprise Mobility Management Lösung), um einen reibungslosen Roll-out mit minimaler Benutzerinteraktion zu gewährleisten. Dies beschleunigt den Roll-out, erhöht die Benutzerzufriedenheit und minimiert Support-Aufwände.

Rollen Sie die Enterprise Messaging App über eine große Benutzergruppe schnell aus. Eine unternehmensweite Lösung und die Vermeidung von organisatorischen Silos helfen, die Nutzung und Verbreitung der App im Unternehmen sicherzustellen.

Stellen Sie sicher, dass das Senior Management die Enterprise Messaging App von Anfang an verwendet. Wenn das höhere Management das Tool intensiv nutzt, werden die meisten Mitarbeiter schnell folgen.

Verwenden Sie die Enterprise Messaging App, um wichtige Neuigkeiten und Nachrichten anzukündigen und zu verbreiten. Dies hilft, zusätzliche Akzeptanz bei der Benutzerbasis zu schaffen.

Nutzen Sie die informellen Messaging-Funktionen wie z.B. Emojis, GIFs und Video-Nachrichten, um Spaß mit der Enterprise Messaging App zu haben.

Überwachen Sie die Nutzung der Enterprise Messaging App und verstehen Sie die prominenten Anwendungsfälle. Basierend auf diesen Beobachtungen definieren Sie zusätzliche Anwendungsfälle und Szenarien für alle Mitarbeiter, aber auch für bestimmte Teams, Funktionen und Einheiten.