„Wieso nicht einfach zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen?“, so kann man sich die Entwicklung von Teamwire Status-Nachrichten vorstellen. Im Kundenaustausch sind wir stets auf zwei Herausforderungen gestoßen: Erstens, die Einbindung von mobilen Arbeitskräften, und zweitens, wichtige Nachrichten in einem Chat mit hohem Nachrichten-Aufkommen finden.
Die Einbindung von mobilen Arbeitskräften
Wir möchten nicht zu sehr auf dieser Thematik herumreiten, aber machen wir uns nichts vor, COVID-19 und alle Lockdown-Phasen haben uns verdeutlicht, dass es wichtig ist eine unbegrenzte interne Kommunikation für alle Mitarbeiter zu schaffen. Der digitale Arbeitsplatz und agiles Arbeiten sind keine langfristigen Unternehmensziele mehr, sondern sie bilden eine unmittelbare Notwendigkeit.
Wir haben es bereits in einem vorherigen Blog-Artikel beschrieben, Kollaborationstools wie Microsoft Teams und Slack bilden häufig die Kommunikationsbasis für Desk-Mitarbeiter, die aktuell Remote, im Home Office oder im Büro von ihren Laptops aus arbeiten. Wie aber schaut es mit der Einbindung der mobilen Arbeitskräfte aus? Auch vor Corona war es bereits eine Herausforderung die mobilen Kollegen mit in die interne Unternehmenskommunikation einzubinden, sie immer auf dem Laufenden zu halten und ihnen eine Kommunikationsplattform für den direkten Austausch zu bieten.
Mobile Arbeitskräfte sind im Gegensatz zu Desk-Mitarbeitern meistens nur über ein Smartphone erreichbar. Die laufende Kommunikation auf dem Smartphone kann in manchen Fällen aufgrund der Arbeitstätigkeit jedoch nicht dauernd verfolgt werden. Wenn dann ein Blick auf das Smartphone geworfen wird, kann das Aufkommen an neue Push-Notifizierungen und Nachrichten sehr hoch sein. Das Ausmaß kann vergleichbar sein mit einer gefragten Vertriebsperson oder Leitungsfunktion, die nach einigen Stunden Meetings das E-Mail-Postfach wieder öffnet. Eine Priorisierung ist nicht einfach möglich, da nicht direkt erkannt werden kann, welche Nachrichten denn nun die Relevantesten sind und schnellstmöglich beantwortet werden sollten.
Wichtige Informationen bei hohem Nachrichten-Aufkommen finden
Abgeleitet aus der ersten Konklusion, stoßen wir auf die nächste Herausforderung. Kennen Sie dieses Problem, auch aus dem privaten Messenger Gebrauch heraus, dass Sie manchmal nach bestimmten Nachrichten in Chat-Verläufen suchen, sie aber einfach nicht finden, weil sie bis dato so viele Text-Nachrichten ausgetauscht haben? Glücklicherweise gibt es ja mittlerweile Lösungen wie die Such-Funktion oder Sternchen-Markierung, welche das Finden etwas erleichtern können. Aber mühselig ist es trotzdem die richtige Information direkt zu finden. Denn Nachrichten innerhalb von 1:1 Chats oder Gruppen-Chats konnten bisher visuell nicht voneinander unterschieden werden.
Genau diese Messenger-Problematik taucht natürlich auch in der Unternehmenskommunikation auf. Nur, dass in diesem Zusammenhang häufig auch noch der Faktor Zeit eine ganz entscheidende Rolle spielt – vor allem bei zeitkritischen Informationsaustausch und insbesondere in der Notfallkommunikation.
Die Weiterentwicklung der Teamwire Alarmierungsnachrichten
Gerade in den Branchen in denen es häufig zu Notfällen oder zeitkritischen Eskalationen kommt – allen voran den Sicherheitsbehörden und Organisationen im Gesundheitswesen – ist es sehr wichtig, eine schnelle Alarmierung und einen Notfall-Alarm (“Panic Button“) über den Messenger zu ermöglichen. Alarmierungen sind farblich rot markiert, werden mit einem speziellen Signalton empfangen und mit einem „OK“ oder „SOS“ quittiert. Lesen Sie unseren Artikel „Effektive Alarmierung und Krisenkommunikation für Unternehmen“ für einen detaillierten Einblick in die Alarmierungsnachrichten.
Die Alarmierungsfunktion findet eine große Nutzerakzeptanz, so dass wir uns deren Vorteile zu Nutze gemacht und sie zu Status-Nachrichten erweitert haben. Status-Nachrichten helfen allen Mitarbeitern in Interaktion zu treten und am unternehmerischen Geschehen teilzuhaben. Schnell. Effektiv. Und zuverlässig.
Den Social Intranet Gedanken im Business Messaging umsetzen
Status-Nachrichten gibt es jetzt in drei Kategorien:
1. Alarmierungen (rot markiert)
2. Ankündigungen (grün markiert)
3. Notizen (gelb markiert)
Ankündigungen und Notizen prägen den sozialen Austauschcharakter der internen Unternehmenskommunikation. Ziel ist es, bedeutende oder wichtige Informationen visuell für alle Mitglieder eines Chats hervorzuheben. Im Gegensatz zu Alarmierungen werden Ankündigungen und Notizen jedoch nicht mit einem speziellen Alarmton empfangen, sondern mit einer normalen Push-Notifizierung.
Die beiden neuen Formen der Status-Nachrichten können – wie bisher Alarmierungen auch – einfach vom Nutzer als besonderer Nachrichtentyp ausgewählt und versandt werden. Das ist in beliebigen Chats und natürlich auch beim Starten von Gruppenchats und Broadcasts möglich.
Empfänger können die Status-Nachrichten durch Emoticons „kommentieren“. Eine zusätzliche Reporting-Funktion zeigt an, welche Empfänger die Nachricht bereits empfangen, gesehen und auf diese reagiert haben. Dank einer zusätzlichen Übersicht für die Status-Nachrichten kann jeder Nutzer nach den drei Nachrichtentypen filtern und die gesuchte Information schnell wiederfinden.
Der Vorteil der Reports ist auch, dass die Empfänger des Status-Nachrichten im Nachgang unterschiedliche, weiterführende Informationen erhalten können. Nehmen wir das Beispiel Alarmierung: So können Personen, die mit „OK“ die Nachricht quittiert haben, anders betreut werden als Personen, die mit „SOS“ Hilfe angefordert haben.
Welche Branchen von Status-Nachrichten profitieren
Auch in der stetigen Produkt-Weiterentwicklung basiert Teamwire auf den Grundsäulen intuitive Nutzung, Sicherheit und Drittsystem-Integrationen. Unsere Kunden kommen häufig aus Branchen mit einem großen Anteil an mobilen Mitarbeitern und hohen Sicherheitsanforderungen. Dazu zählen u.a. Sicherheitsbehörden, Organisationen im Gesundheitswesen, Ministerien, öffentliche Institutionen und Finanzdienstleister.
Nichtsdestotrotz erfahren wir einen immer größeren Wert der Einbindung aller Mitarbeiter in die interne Kommunikation. Status-Nachrichten fördern genau diese Vision, die vor allem von der Personalabteilung bzw. HR und der Unternehmenskommunikation vorangetrieben wird. Branchen, die hier auch klar profitieren, sind der Handel und die Logistik.
Anwendungsfälle von Status-Nachrichten
So breit die Branchen gefächert sind, so sind es auch die Anwendungsfälle je Status-Nachrichtentyp. Status-Nachrichten können relevant sein für einzelne Gruppen-Chats, abteilungsspezifische Verteilerlisten oder die gesamte Organisation. Wir möchten Ihnen hiermit einen kurzen Einblick in mögliche Szenarien für Alarmierungen, Notizen und Ankündigungen geben.
Alarmierungen:
Gesundheitswesen:
- Patienten-Notfall
- Ärztlicher Notfall im Bereitschaftsdienst
Sicherheitsbehörden:
- Einsatzalarm
- Naturkatastrophe
- Terrorangriff
Finanzdienstleister:
- Feueralarm
- Ausfall von Banking-Systemen
- Einbruch oder Überfall
Handel:
- Vorfall an der Kasse
- Diebstahl in der Filiale
- Wartung von Maschinen und Systemen
Logistik:
- Verzögerung einer Lieferung
- Wartung einer Maschine
- Ausfall in der Logistikkette
Branchen-übergreifend:
- Ausfall von IT-Systemen
- Ausfall von kritischen Infrastrukturen
- Mitarbeiter-Unfall
Notizen:
Gesundheitswesen:
- Wichtige Informationen über Patienten teilen
- Medikamentendosierung
Sicherheitsbehörden:
- Informationen zu Fahndungen und Vermissungen
Branchen-übergreifend:
- Zusammenfassung von Besprechungen und Meetings
- Wöchentliche Schichtplanung
- Schichtwechsel-Übergabe
- Allgemeine Hinweise
- Ablage von Handbüchern und Richtlinien
- Teilen einer To-Do Liste
Ankündigungen:
Generell:
- Bekanntmachung von Unternehmens-Neuigkeiten
- Ankündigung von organisatorischen Veränderungen
- Ankündigung von neuen Mitarbeitern oder Positionen
- Zentrale Einladung zu Mitarbeiterumfragen
- Bekanntmachung von neuen Tools/Werkzeugen/Geräten
- Ankündigung von Veranstaltungen, Events oder Festen
- Einladung zu Schulungen & Workshops inkl. Anmeldevorgang
Das Ziel der Status-Nachrichten ist, die Team-Kollaboration über die gesamte Belegschaft – von mobilen Arbeitskräften zu Desk-Mitarbeitern, aber auch von Auszubildenden bis hin zu C-Level Managern – zu aktivieren, voranzutreiben und eine optimale Interaktion zu ermöglichen.
Wir sind für Sie da!
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