Die letzten zwei Jahre haben der digitalen Transformation von Unternehmen nicht nur einen erheblichen Schub versetzt, sondern auch die interne Kommunikation vielerorts vorangebracht. Um dezentral arbeitende Teams und mobile Arbeitskräfte schnell und sicher miteinander zu verbinden, gilt es, neue Kommunikationswege einzuschlagen. Hier sind DSGVO-konforme Business Messenger ganz klar auf dem Vormarsch. Wir haben sechs Trends im Business Messaging für das Jahr 2022 erkannt und ausgearbeitet.
Trend 1: Push-to-Talk – von der Sprachnachricht zum Walkie-Talkie im Messenger
Die direkte Sprachkommunikation via Push-to-Talk, wie sie bislang nur über den Digitalfunk möglich war, wird nun mithilfe eines Business Messengers realisierbar. Zusatzgeräte wie Walkie-Talkies werden durch dienstliche Smartphones ergänzt. Push-to-Talk erlaubt einen direkten Sprachaustausch, der die Kommunikation nicht nur effizienter macht, sondern auch ihre Interpretation immens erleichtert. Zugleich vereinfacht diese neue Benutzerfreundlichkeit das Empfangen und Senden von Audionachrichten. Besonders einsatzorientierte Teams – etwa in den Bereichen BOS, Rettungsdienst, Bau, Logistik, Lieferservices und Tourismus – profitieren von einer Push-to-Talk-Funktion im Messenger. Denn neben Audioaufnahmen lassen sich im selben Kommunikationskanal, etwa einem Einsatz-Chat zu einer Observation, auch Bilder und Dokumente übermitteln. Die gesamte Kommunikation zu einem Vorgang lässt sich im Archiv der Organisation speichern und jederzeit abrufen, was unter anderem die Erstellung von Berichten und Auswertungen deutlich vereinfacht.
Trend 2: Den Social-Intranet Gedanken im Business Messaging umsetzen
Messenger als Social-Intranets fördern nicht nur die Vision, alle Mitarbeiter in die interne Kommunikation einzubinden, sondern beschleunigen die Informationsverteilung und heben Feedbackzyklen auf ein neues Level. Mithilfe von Status-Nachrichten werden Unternehmensneuigkeiten geteilt, sowohl für 1:1 als auch Gruppen-Chats sowie Broadcasts. Die farblich gekennzeichneten Nachrichten werden für alle Nutzer eines Chats sichtbar. Eine zusätzliche Übersicht erlaubt, Chatverläufe nach Nachrichtentypen, und somit auch nach Status-Nachrichten, zu filtern und die gesuchte Information schnell wiederzufinden. Zugleich können die Mitarbeiter mit den Inhalten interagieren, indem sie diese durch Emoticons „kommentieren“. Ziel dessen ist es, die Team-Kollaboration über die gesamte Belegschaft – von mobilen Arbeitskräften zu Desk-Mitarbeitern, aber auch von Auszubildenden bis hin zu C-Level Managern – zu aktivieren, voranzutreiben und einen optimalen Austausch zu garantieren.
Trend 3: Neue Nutzerinterfaces und smarte Devices für Messenger
Nicht nur die Messenger an sich werden immer ausgeklügelter, sondern auch die Endgeräte. Neben Smartphones, Tablets und Co., die sich längst als Standard für Messaging-Apps etabliert haben, werden smarte Devices mit neuen Benutzeroberflächen den Markt erobern. So haben sich Smartwatches in den letzten Jahren technisch rasant entwickelt und sind weit verbreitet. Sie sind leicht, robust und eignen sich besonders gut für mobile Einsatzkräfte, wie Polizeibeamte und Rettungskräfte. Aber auch Datenbrillen, sogenannte Smartglasses, befinden sich bereits in den Startlöchern. In Kombination mit Messenger-Apps können sie bemerkenswerte Vorteile bieten. Beispielsweise ermöglichen Sie es Ärzten, die Patientenakte während einer Untersuchung gemeinsam mit Kollegen unkompliziert einzusehen und gleichzeitig zu kommunizieren – und dabei beide Hände freizuhaben. Ebenso unterstützen Smartglasses Logistikmitarbeiter dabei, Lagergut zu lokalisieren und sich über den Transport auszutauschen. Vorstellbar ist, dass sich die Position der zu verladenden Ware – inklusive Wegbeschreibung bei einem größeren Lager – abrufen lässt und Kollegen zur Unterstützung angefordert werden, während der Mitarbeiter mit dem Gabelstapler unterwegs ist. Auf diese Weise ermöglichen neue smarte Devices, Anwendungsfälle einfacher und schneller umzusetzen.
Trend 4: Noch ausgefeiltere Messenger-Funktionen für mehr Produktivität
Dokumente, Fotos und Videos zu verschicken, Standorte zu teilen sowie VoIP- und Videoanrufe durchzuführen – das alles gehört zum Standardrepertoire eines guten Business Messengers. Dabei ist der Gipfel in Sachen innovativer Funktionen noch lange nicht erreicht. Messaging-Apps integrieren immer mehr Funktionalitäten, um sämtliche Anwendungsfälle branchenübergreifend abzudecken und den Informationsaustausch noch einfacher zu gestalten:
#1 Alarmierungen, um eine direkte Notfallkommunikation und -koordination mithilfe von Quittierungsoptionen und Alarmberichten sicherzustellen;
#2 Umfragen, um unkompliziert Befragungen zu erstellen und die Terminplanung zu vereinfachen;
#3 Bildbearbeitung, um Daten zu anonymisieren und Gesichter unkenntlich zu machen.
Im Jahr 2022 wird die Funktionsvielfalt noch weiter zunehmen und einzelne Funktionen werden sich verfeinern – und das individuell abgestimmt auf Branchen, wie Blaulichtorganisationen, dem Gesundheitswesen, Logistik, Retail, Produktion und Bauwesen.
Trend 5: Georeferencing im Messenger – Live-Location-Funktionen erreichen neues Level
Standorte in Messengern zu teilen, ist eine beliebte Funktion – vor allem bei mobilen Mitarbeitern. Sie ist ideal, um den aktuellen Aufenthaltsort mitzuteilen, Wegbeschreibungen zu geben und Treffpunkte zu vereinbaren. Im Unternehmensalltag gibt es jedoch häufig Anwendungsfälle, in denen sich die Aufenthaltsorte der Benutzer dynamisch ändern und die Kenntnis der Echtzeit-Standorte bzw. Live-Locations für Kollegen und Geschäftspartner von großer Bedeutung sein kann. Typische Szenarien sind Einsätze von Ordnungsämtern, Polizei und Rettungsdiensten, Produktionsmitarbeitern sowie Transport- und Lieferdienst-Fahrten. Hier wird es nächste Innovationsstufen geben, um die geo-referenzierte Koordination weiter zu verbessern. Denkbar sind fortschrittliche Kartenapplikationen bis hin zur Bereitstellung von einsatzrelevanten Standortinformationen durch künstliche Intelligenz.
Trend 6: Messenger mit maximaler Datensouveränität bei gleichzeitiger Vernetzung
Datenhoheit und -sicherheit sind zwei Themen, die für Unternehmen immer wichtiger werden. Im Gleichschritt zu den sich fortlaufend weiterentwickelnden Messenger-Funktionalitäten und technischen Möglichkeiten wächst auch die Bedrohung durch Cyberangriffe. Föderierte Server steigern die Ausfallsicherheit gegenüber Hackerangriffen – schließlich fällt im Worst-Case nur der attackierte Server aus. Die Föderation ist auch ein bedeutender Schritt in die Zukunft, um die Datensouveränität zu verbessern. Für die Sicherheit werden neben sicheren Containern auf dem Endgerät auch Funktionen für ein ganzheitliches Daten- und Zugriffsmanagement immer relevanter. Verschlüsselungsalgorithmen der Kommunikation weiter zu stärken und zusätzliche Sicherheitsfunktionen zu etablieren, gehört ebenfalls zu den zentralen Entwicklungen im Business Messaging. Die Compliance und revisionssichere Archivierung werden im Jahr 2022 ein bedeutendes Thema für alle Unternehmen und Branchen. Denn mittlerweile ist klar, dass Messaging zur Geschäftskommunikation zählt und insofern unter die handels-, berufs- und datenschutzrechtlichen Dokumentationspflichten fällt. Unternehmen können mit führenden Business Messenger ihre Compliance- und Datenschutz-Anforderungen problemlos umsetzen – ein ganz zentraler Vorteil gegenüber amerikanischen Cloud-Lösungen.
Die Zukunft kann kommen
Die berufliche Kommunikation wird sich weiter verändern. Neue Technologien begleiten diesen Wandel und treiben ihn voran. Schon heute machen Business Messenger eine geräte-, zeit- und ortsunabhängige Kollaboration im Team und zwischen mehreren Teams – selbst von anderen Organisationen – möglich. Ihre Potenziale sind aber noch lange nicht ausgeschöpft, was die zu erwartenden Trends verdeutlichen. Business Messaging ist bereit für die Zukunft.
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