So sichern Sie Ihr Unternehmen gegen Schatten-IT

Maßnahmen zur Vermeidung von Schatten-IT

Bewusstsein schaffen

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig bezüglich Risiken und Konsequenzen von Schatten-IT. Sensibilisieren Sie sie dafür, wie wichtig es ist, nur genehmigte IT-Ressourcen zu verwenden.

Strikte Richtlinien einführen

Implementieren Sie klare Richtlinien und Verfahren (z.B. MDM/UEM-Lösungen), die die Nutzung von IT-Ressourcen regeln. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden diese Richtlinien kennen und verstehen.

IT-Inventarisierung

Führen Sie regelmäßige IT-Audits durch, um unautorisierte Anwendungen und Geräte zu identifizieren. Halten Sie eine genaue Liste aller genehmigten IT-Ressourcen.

Sichere Messaging-Lösungen nutzen

Vermeiden Sie die Risiken unkontrollierter Messaging-Anwendungen, indem Sie sichere Kommunikationslösungen wie Teamwire einsetzen. Teamwire bietet absolute Datensouveränität sowie DSGVO-Konformität und ist eine benutzerfreundliche Plattform, die speziell für die Anforderungen moderner Unternehmen entwickelt wurde.

Teamwire als Lösung gegen Schatten-IT im Messaging

Teamwire bietet eine sichere Kommunikationslösung, die sowohl On-Premises als auch in der Cloud gehostet werden kann. Besondere Vorteile von Teamwire sind:

• Hohe Sicherheitsstandards: Die IONOS-Cloud, die Teamwire nutzt, ist ISO27001-zertifiziert und erfüllt die höchsten Sicherheitsanforderungen.
• DSGVO-Konformität: Teamwire stellt sicher, dass alle Daten gemäß den Datenschutzbestimmungen der EU verarbeitet werden.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Lösung ist intuitiv und unterstützt eine effektive Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens.
• Verbesserte Produktivität: Einzigartige Business-Funktionen verbessern die Effizienz der Zusammenarbeit und steigern die Produktivität. 
• Kontrollierte Umgebung: Durch die Nutzung von Teamwire vermeiden Sie die Risiken der Schatten-IT im Bereich Messaging.
• Komplette Verschlüsselung: Teamwire gewährleistet, dass alle Nachrichten vollständig verschlüsselt sind, was die Sicherheit weiter erhöht.
• Zentrale Administration: Die IT-Abteilung kann die Nutzung und Verwaltung von Teamwire zentral steuern und überwachen, was zusätzliche Sicherheit und Kontrolle bietet.
• Integration: Teamwire lässt sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren und unterstützt eine Vielzahl von Unternehmensanforderungen.

Checkliste zur Identifizierung und Vermeidung von Schatten-IT

1. Bewusstsein schaffen und schulen

• Schulung: Regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden über die Risiken und Konsequenzen von Schatten-IT.
• Sensibilisierung: Vermittlung der Notwendigkeit, nur genehmigte IT-Ressourcen zu verwenden.

2. Implementierung strikter Richtlinien

• Richtlinien: Einführung klarer Richtlinien und Verfahren zur Nutzung von IT-Ressourcen.
• Verständnis: Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden die Richtlinien kennen und verstehen.

3. Regelmäßige IT-Inventarisierung

• Software-Inventory: Erstellen einer vollständigen Liste aller offiziell genehmigten Software und Anwendungen.
• Hardware-Inventory: Dokumentation aller offiziellen Geräte wie Computer, Mobilgeräte, Server und Netzwerkequipment.

4. Monitoring und Auditing

• Netzwerküberwachung: Überwachung des Netzwerkverkehrs auf ungewöhnliche Verbindungen und Datenübertragungen.
• Log-Analyse: Überprüfung der Logs auf ungewöhnliche Aktivitäten oder Zugriffe.
• Monitoring-Tools: Einsatz von Tools zur Überwachung von Software-Installationen und -Nutzung.

5. Mitarbeiterbefragungen und Schulungen

• Befragungen: Durchführung von Befragungen, um die Nutzung zusätzlicher Software oder Geräte zu ermitteln.
• Sensibilisierung: Regelmäßige Schulungen zu Risiken und Richtlinien bezüglich Schatten-IT.

6. Überprüfung der Anwendung von Sicherheitsrichtlinien

• Cloud-Dienste: Überprüfung der Nutzung nicht genehmigter Cloud-Dienste oder -Speicherlösungen.
• Zugriffsrechte: Sicherstellung angemessener Zugriffsrechte auf Anwendungen und Daten.
• Mobile Geräte: Registrierung und Sicherung aller mobilen Geräte, die auf Unternehmensdaten zugreifen.

7. Auswahl und Einsatz sicherer Messaging-Lösungen

• Vermeidung von Risiken: Einsatz kontrollierter und sicherer Kommunikationslösungen wie Teamwire.
• Datenschutz und Sicherheit: Sicherstellen, dass die eingesetzten Lösungen Datenschutzstandards wie der DSGVO und den Sicherheitsanforderungen der Organisation entsprechen.

8. Technische Maßnahmen und Tools

• Firewalls und Proxy-Server: Implementierung von Firewalls und Proxy-Servern zur Kontrolle unerlaubter Zugriffe.
• Endpoint Management: Einsatz von Endpoint Management-Tools zur Kontrolle von Geräten und Software.
• Data Loss Prevention (DLP): Implementierung von DLP-Lösungen zur Überwachung und Kontrolle sensibler Daten.

9. Kontinuierliche Überwachung und Anpassung

• Regelmäßige Audits: Durchführung regelmäßiger Audits und Reviews der IT-Infrastruktur.
• Richtlinien-Updates: Anpassung der IT-Richtlinien an neue Technologien und Bedrohungen.
• Feedback-Mechanismen: Einführung von Mechanismen zur Meldung unsicherer oder ungewöhnlicher IT-Nutzung.

10. Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben

• Compliance-Überprüfung: Sicherstellung der Übereinstimmung aller IT-Systeme und -Prozesse mit gesetzlichen Anforderungen.
• Dokumentation und Berichtswesen: Gründliche Dokumentation aller Systeme, Prozesse und Audits mit regelmäßiger Berichterstattung an die Geschäftsführung.

11. Zusammenfassung und Maßnahmenplan

• Identifikation: Auflistung aller identifizierten Schatten-IT-Systeme.
• Risikobewertung: Bewertung der potenziellen Risiken durch diese Systeme.
• Gegenmaßnahmen: Entwicklung eines Plans zur Integration, Sicherung oder Entfernung von Schatten-IT.

Diese Checkliste soll helfen, Schatten-IT im Unternehmen zu identifizieren und zu verwalten, um Sicherheitsrisiken zu minimieren und Compliance zu gewährleisten. Die gesamte Liste können Sie hier downloaden.

Fazit

Die Sicherung Ihres Unternehmens gegen Schatten-IT erfordert klare Richtlinien, regelmäßige IT-Audits und die Nutzung sicherer und genehmigter Softwarelösungen. Mit Teamwire können Sie die Risiken im Bereich Messaging minimieren und gleichzeitig eine einfache, effiziente und sichere Kommunikation gewährleisten. Entscheiden Sie sich für die Lösung, die Ihre IT-Infrastruktur optimal unterstützt und Ihre Daten schützt.

Wenn Sie mehr über die Vorteile von Teamwire erfahren oder eine Demo buchen möchten, kontaktieren Sie uns gerne. Schützen Sie Ihr Unternehmen noch heute vor den Gefahren der Schatten-IT!