„Eine DSGVO-konforme, sichere und für die Nutzer attraktive Lösung musste her.“
Die Stadt Zirndorf ist eine kommunale Behörde mit rund 300 Mitarbeitenden. Sie setzt auf moderne und datenschutzkonforme Kommunikationslösungen, um ihre internen Abläufe effizient zu gestalten. Mit dem Ziel, mobile Kommunikation unter Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten und eine komfortable Nutzerverwaltung sicherzustellen, suchte die Stadt eine sichere Alternative zu Consumer-Apps. Dank der Implementierung von Teamwire konnten Kommunikationsprozesse vereinfacht, die Integration von Überwachungssystemen über Bots ermöglicht und eine hohe Nutzerakzeptanz erzielt werden.
Wie kommunizieren Beamtinnen, Beamte und andere Mitarbeitende einer Behörde und Kommune heute? Diese Fragestellung war für die Stadt Zirndorf der Beginn einer Reise hin zu einer mobileren digitalen Kommunikation. Wegbegleiter und -bereiter: der Business Messenger von Teamwire.
Ausgangssituation: Kommunikation in Zeiten der DSGVO
Mit Inkrafttreten der DSGVO, die der behördlichen Kommunikation datenschutzrechtliche Vorgaben auferlegte, ging Richard Lippmann, IT-Leiter bei der Stadt Zirndorf, der Frage nach: Wie kommunizieren Mitarbeitende der Stadtverwaltung eigentlich?
Rund zwei Drittel der Belegschaft war damals vorrangig im Büro tätig, während die übrigen Angestellten zumeist mobil im Stadtgebiet unterwegs waren. Statt der vermuteten E-Mail-Kommunikation, die aufgrund des VPN-Zugangs nur im Büro zum Einsatz kommen kann, wurde außerhalb des Rathauses – insbesondere im Außendienst – via WhatsApp kommuniziert. Die Mitarbeitenden machten Fotos vor Ort, versendeten diese und erstellten verschiedene Gruppen, um sich auszutauschen.
Was eine mobile Kommunikationslösung mitbringen muss
Nach einem ersten und doch viel zu aufwendigen Versuch, einen eigenen Messenger auf Open Source Basis zu entwickeln, folgte ein weiteres Austesten eines direkt einsetzbaren sicheren Standard-Messengers. Nachdem beide Lösungen nicht den Anforderungen der IT entsprachen, entschied sich die Stadt Zirndorf für Teamwire.
Im Gegensatz zum Open Source-Ansatz und der getesteten Out-of-the-Box-Lösung konnte Teamwire mit einer zentralen Administration und Nutzerverwaltung punkten, die auch die Identifizierung von Benutzerinnen und Benutzern über mehrere Geräte hinweg gestattet. Außerdem bot Teamwire einen professionellen Kunden-Support, den sich der IT-Leiter und sein vierköpfiges EDV-Team auch dringend wünschten, um die Messenger-Einführung parallel zum Tagesgeschäft bewältigen zu können.
Preislich ließen sich für Standardprodukte am Business Messaging Markt kaum Unterschiede ausmachen. Daher waren die vielen nützlichen Funktionalitäten, die DSGVO-Konformität und die einfache wie auch intuitive Bedienbarkeit letztlich die Kriterien, bei denen Teamwire mit Abstand am besten abschnitt.
„Die mobile Kommunikation via WhatsApp entsprach leider nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen. Eine DSGVO-konforme, sichere und für die Nutzer attraktive Lösung musste her.“
Richard Lippmann
– IT-Leiter bei der Stadt Zirndorf
Anforderungen: Komfortable Nutzerverwaltung für reibungslose Interaktion
Für die Nutzerverwaltung war die zentrale Administration und Gruppenbildung – etwa alle im Rathaus-Sitzende in der Gruppe „Rathaus_alle“ – ebenso Anforderung wie die Möglichkeit, dass auch die Mitarbeitenden selbst Gruppen erstellen und sich eigenverantwortlich organisieren können.
Teamwire bietet bei der Benutzerverwaltung eine eindeutige Zuordnung der Nutzerinnen und Nutzer – ganz gleich mit welchen und wie vielen Endgeräten diese über den Messenger kommunizieren. Teamwire bietet hier einen reibungslosen Informationsaustausch und eine einfache Interaktion über alle Ämter und Sachgebiete hinweg.
Mobile Kommunikationslösung auf verlässlicher Infrastruktur
Eine weitere Anforderung an die Kommunikationslösung war es, das Hosting auszulagern. Zwar bestünde intern die Möglichkeit, Teamwire auf den Servern der Stadt Zirndorf zu unterhalten. Doch bei einem Technikausfall ist es erforderlich, einen abgekoppelten Kanal nutzen zu können, um die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung weiterhin – dann eben mobil – zu erreichen, wenn andere Kommunikationswege abgeschnitten sind.
Insbesondere in Krisen- und Notfallsituationen, wie technischen Störungen oder gar Hackerangriffen, stellt ein mobiler Messenger und eine ihn in höchstem Maße schützende Infrastruktur die schnelle und zuverlässige Kommunikation sicher. Daher entschied man sich, hier die deutsche Cloud von Teamwire zu nutzen.
„Wo der Markt den Preis so vorgibt, scheint die Messenger-Wahl zwar simpel, doch den Unterschied machen die Funktionalitäten. Und hier konnte Teamwire absolut überzeugen.“
Richard Lippmann
– IT-Leiter bei der Stadt Zirndorf
Umsetzung: Roll-out in nur zwei Monaten
Nach einem kurzen Onboarding-Prozess ließ sich die App bequem und kostenfrei im App- bzw. Playstore herunterladen und selbsterklärend installieren. Der Aufbau der App ist genauso intuitiv, wie die Mitarbeitenden es von WhatsApp gewohnt waren. Alle relevanten Voreinstellungen wurden zuvor zentral von der EDV-Abteilung vorgenommen, sodass die Kommunikation der Stadtverwaltung innerhalb von nur zwei Monaten komplett auf Teamwire umgestellt werden konnte.
Allgemeine Schulungen waren wegen der hohen Benutzerfreundlichkeit und einfachen Bedienbarkeit des Messengers gar nicht nötig – eine von Herrn Lippman zur Verfügung gestellte Anleitung reichte aus. Überhaupt wurde der IT-Leiter als Ansprechpartner kaum mit Fragen konfrontiert.
Großes Plus: die Erfahrung und Expertise von Teamwire
In der Implementierungsphase bewährte sich die Entscheidung für einen etablierten Dienstleister, der mit seinem ausgereiften Produkt schon einige Jahre am Markt ist. Bei Teamwire treffen Kunden auf Erfahrung – angefangen vom kompetenten Kunden-Support, den andere Anbieter teils gar nicht bereitstellen, über persönliche und proaktive Ansprechpartner, von denen man noch viel Neues über den Messenger lernen kann.
So freut sich Richard Lippmann über jeden Impuls, durch den Teamwire noch unterstützen kann. Besonders weiß die Stadt Zirndorf dabei zu schätzen, dass ihr ein deutsches Unternehmen mit einem engagierten Team zur Seite steht, welches auch das Thema API bereits vorausgedacht hat.
„Rechtmäßiges Handeln ist unumstrittene Maxime in der öffentlichen Verwaltung und dem trägt Teamwire zu hundert Prozent Rechnung. Der Referenzcase mit der Bayerischen Polizei hat uns hier im Besonderen überzeugt.“
Richard Lippmann
– IT-Leiter bei der Stadt Zirndorf
