„Mit Teamwire haben wir eine Kommunikationslösung, die uns nicht nur im Alltag unterstützt, sondern auch in Ausnahme-Situationen wie einem Systemausfall.“

Die Herausforderung

Der Medizinische Dienst Bremen stand vor mehreren Herausforderungen:

• Eigenständigkeit: Mit Start in die Eigenständigkeit Anfang 2024 musste die gesamte IT-Infrastruktur des MD Bremen neu aufgebaut werden.

• Systemausfall: Ein Systemausfall legte den Dienst für gut drei Wochen im Sommer 2023 lahm, wodurch keine digitalen Kommunikationsmöglichkeiten zur Verfügung standen. Dies führte zu erheblichen Einschränkungen in der internen Organisation sowie in der Abstimmung mit den Krankenkassen. Alles musste analog passieren, denn die Bremer hatten durch den Ausfall der IT keine Möglichkeit zur digitalen Übermittlung der Gutachtenaufträge.

   

  Aus der Not machten die Mitarbeitenden im MD Bremen eine Tugend und stellten die Prozesse kurzerhand auf analoge Füße. Täglich wurden Aufträge direkt bei den Krankenkassen abgeholt und Gutachten im Gegenzug übergeben. Touren für die Pflegebegutachtung der Versicherten vor Ort, wurden per Hand und auf dem Stadtplan festgelegt. Anträge wurden manuell ausgefüllt und Dokumente wurden für den besseren Überblick an Wände geheftet oder auf dem Bürofußboden ausgebreitet.

   

  „Wir waren uns einig, dass der Systemausfall nicht zulasten der Versicherten in unserem Land sowie der medizinischen Versorgung in den Krankenhäusern gehen darf. Wir haben die Ärmel hochgekrempelt und sämtliche Prozesse in einen analogen Notbetrieb überführt.“, so Silva Hausmann, Teamleitung Pflegebegutachtung.

• Dezentrale Strukturen: Gutachterinnen und Gutachter sind oft mobil unterwegs und arbeiten außerhalb der Dienststellen, was eine schnelle und sichere Kommunikation erforderlich macht.

Früher griffen Mitarbeitende für die interne Kommunikation mit der Zentrale auf private Messenger zurück, was jedoch aufgrund von Datenschutzbedenken nicht akzeptabel war. Die Einführung einer sicheren und DSGVO-konformen Kommunikationslösung war daher zwingend notwendig.

„Mit Teamwire haben wir eine Kommunikationslösung, die uns nicht nur im Alltag bei der internen Kommunikation unterstützt, sondern auch in Ausnahmesituationen wie einem Systemausfall. Die intuitive Bedienung und die Sicherheit sind für uns entscheidende Vorteile.“

– Sebastian Adams, Medizinischer Dienst Bremen – Unternehmenskommunikation

Anforderungen

Der Medizinische Dienst Bremen benötigte eine Kommunikationslösung, die

• DSGVO-konform ist und höchste Sicherheitsstandards erfüllt.
• intuitive Nutzung ermöglicht, um Schulungsaufwand zu minimieren.
• mobile Mitarbeitende effizient ein- und verbindet.
• im Krisenfall zuverlässig funktioniert, auch wenn andere Systeme ausfallen.
• zusätzliche Funktionen wie Alarmierungen und Standortfreigaben bietet.

Vergleich und Entscheidungsfindung

Teamwire wurde bereits vor der Eigenständigkeit des Dienstes eingeführt, jedoch zunächst nur sporadisch genutzt. Nach dem Systemausfall wurde deutlich, wie wichtig eine sichere Kommunikationslösung ist. Deshalb haben die Verantwortlichen die Nutzung von Teamwire intensiviert.

Die einfache Bedienung und die Möglichkeit, Gruppenkommunikation und Standortfreigaben zu nutzen, überzeugten.

„Der Systemausfall hat uns gezeigt, wie wichtig eine verlässliche Kommunikationslösung ist. Mit Teamwire können wir im Ernstfall schnell reagieren und datenschutzkonform kommunizieren – ein entscheidender Vorteil.“

– Sebastian Adams, Unternehmenskommunikation

Einführung der Software

Die Einführung von Teamwire erfolgte schrittweise. Die IT-Abteilung bereitete die Anwendung vor und informierte die Mitarbeitenden über eine interne E-Mail. Es wurde sichergestellt, dass die App auf allen Geräten installiert und funktionsbereit war. Die Nutzung wurde aktiv vorangetrieben, da viele Gutachterinnen und Gutachter mobil arbeiten und keine festen Büros haben.

„Das Onboarding war unkompliziert. Unsere IT-Abteilung hat uns großartig unterstützt, und durch die intuitive Bedienung konnten alle Mitarbeitenden schnell starten.“

– Silva Hausmann, Teamleitung Pflegebegutachtung

Effiziente Kommunikation

Gutachterinnen und Gutachter können unterwegs Nachrichten senden, Termine abstimmen oder schnell Informationen austauschen. Dank der Lesebestätigungsfunktion wissen die Teamleitungen, ob wichtige Mitteilungen gelesen wurden. Dies ist besonders hilfreich bei kurzfristigen Änderungen oder wichtigen Informationen, wie zum Beispiel bei Straßensperrungen infolge von Bombenentschärfungen oder anderen Unwegbarkeiten.

Zudem lassen sich viele Dinge über Teamwire schneller und leichter klären – ohne langen E-Mail-Verkehr. Das hilft, Prioritäten besser zu setzen.

„Unsere Gutachterinnen und Gutachter sind viel unterwegs und haben keine festen Büros. Mit Teamwire können sie schnell Nachrichten senden, Termine abstimmen und Informationen teilen – das erleichtert die Arbeit enorm.“

– Silva Hausmann, Teamleitung Pflegebegutachtung

Intranet für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Der Medizinische Dienst Bremen arbeitet gerade an der Umsetzung eines Intranets für die Mitarbeitenden. Dabei wird auch Teamwire eine besondere Rolle zukommen.

Ein simples Beispiel, das aber in jedem Unternehmen regelmäßig aufkommt: die Organisation des Sommerfestes oder der Weihnachtsfeier. Dafür lässt sich in Teamwire eine Gruppe erstellen und das Organisationsteam kann alle entscheidenden Informationen mit einem Klick streuen – so einfach und schnell wie beispielsweise mit WhatsApp.

Ein hilfreiches Teamwire-Feature für diese Anlässe ist die Umfragefunktion. Damit lassen sich im Handumdrehen Umfragen in Einzel- und Gruppenchats erstellen, um schneller und gezielter Ergebnisse zu erhalten oder Fragen zu klären.

Krisenmanagement

Da der Medizinische Dienst Bremen bereits einen Systemausfall erleben musste, soll Teamwire künftig bei vergleichbaren Krisenmomenten zum Einsatz kommen. So können selbst bei einem Ausfall der Standardkommunikation wichtige Informationen intern weitergegeben werden, ohne Datenschutzbestimmungen zu verletzen. Denn Teamwire agiert unabhängig von der restlichen IT und ist somit auch bei einem Ausfall dieser verfügbar.

Für Notfallsituationen bietet Teamwire eine Alarmfunktion. Damit kann man einen Alert auslösen und ihn gezielt an alle Nutzerinnen und Nutzer, an bestimmte Gruppen oder an einen spezifischen Personenkreis schicken.

Diese Funktion durchbricht sogar den Stummmodus eines Gerätes und alarmiert Hilfe.

Im Arbeitsalltag des MD Bremen kann im Notfall eine solche Funktion zum Einsatz kommen, wenn beispielsweise Personal bei Hausbesuchen in Schwierigkeiten gerät.

Sicherheit und Datenschutz

Der Umgang mit hochsensiblen Versichertendaten erfordert höchste Sicherheitsstandards. Teamwire erfüllt diese Anforderungen und wird als DSGVO-konforme Lösung von allen Abteilungen geschätzt.

„Wir arbeiten mit sensiblen Daten und mit Teamwire stellen wir sicher, dass die Kommunikation den Datenschutzvorgaben entspricht.“

– Sebastian Adams, Unternehmenskommunikation

Fazit

Mit Teamwire hat der Medizinische Dienst Bremen eine Kommunikationslösung gefunden, die Effizienz und Sicherheit verbindet. Von der alltäglichen Kommunikation bis zum Krisen- und Notfallmanagement – Teamwire ist ein zentraler Bestandteil der modernen Arbeitsweise des Dienstes und bietet langfristige Vorteile. Die intuitive Bedienung und die DSGVO-Konformität machen Teamwire zur idealen Lösung für die Anforderungen im Gesundheitsbereich.

„Vor allem in unserem Geschäftsbereich ‘Pflege’ setzen die Kolleginnen und Kollegen auf den Einsatz von Teamwire.“

– Silva Hausmann, Teamleitung Pflegebegutachtung