Eine gute interne Kommunikation steht und fällt mit der passenden Kommunikationslösung. Doch nicht jedes Tool wird den Mitarbeiter- und Unternehmensbedürfnissen gleichermaßen gerecht.
Schnell eine WhatsApp-Nachricht an den Kollegen im Außendienst geschickt, eine Zoom-Einladung für den nächsten Status-Call versendet, einen Anzeigenentwurf im Slack-Channel mit dem Marketing-Team geteilt und eine Ankündigung für die HR-Abteilung in Proofhub eingestellt – so sieht die Realität in vielen Unternehmen aus. Ob eine solch komplexe –und teilweise zersplitterte – interne Kommunikation stets alle Mitarbeiter mit den für sie relevanten Informationen erreicht oder nicht vielmehr Wissensdefizite verstärkt, ist fraglich. Dabei sollte doch das Ziel von digitalen Lösungen für die interne Kommunikation sein, einen durchgängigen Informationsfluss zu schaffen und Arbeitsprozesse zu vereinfachen.
Vom Nutzer her denken: Welche digitale Lösung ermöglicht eine produktive interne Kommunikation?
Die meisten Tools sind prädestiniert für einen bestimmten Anwendungsbereich, etwa Echtzeit-Chat und Kollaboration, Projektmanagement oder Videokonferenzen. Jedoch haben sie hinsichtlich zusätzlicher Funktionen ihre Grenzen. Daher ist es bei der Wahl einer geeigneten digitalen Lösung für die interne Kommunikation wichtig, zunächst die individuellen internen Anforderungen und Workflows zu identifizieren und zu definieren. Hierbei kommt ein grundlegender Aspekt viel zu kurz: die Mitarbeiter. Und auch da gibt es Unterschiede, die berücksichtigt werden müssen: Handelt es sich bei den Mitarbeitern, die das Tool nutzen sollen, um
- zu 100 % mobile Arbeitskräfte (Krankenschwestern, Streifenpolizisten etc.),
- zu 50-75 % mobile Arbeitskräfte (Vertriebler etc.) oder
- beinahe zu 0 % mobile Arbeitskräfte bzw. zu 100 % Office-Mitarbeiter (Kommunikation & Marketing, HR, Accounting etc.)?
Ausgehend von dieser Frage ist es leichter, eine passende Lösung – oder eine Kombination aus mehreren – für die interne Kommunikation zu finden, die im Einklang mit den Mitarbeiter- und Unternehmensbedürfnissen steht.
Drei Mitarbeiter-Einsatzszenarien, die unterschiedlicher Kommunikationslösungen bedürfen
Welche Tools für die interne Kommunikation von komplett mobilen Arbeitskräften, teilweise mobilen Kollegen und reinen Office-Mitarbeitern ideal sind, erläutern wir nun:
1. Einsatzszenario: 100-prozentige mobile Arbeitskräfte = Business Messenger
Es mag verblüffen: Laut Staffbase sind 3 von 4 Mitarbeitern 100 % mobil – und das in vielen Branchen. Mobil heißt, dass sie keinen Arbeitsplatz mit PC haben, sondern ausschließlich mit einem mobilen Endgerät, hauptsächlich Smartphone oder Tablet, ausgestattet sind. Darunter zählen beispielsweise Krankenschwestern, Streifenpolizisten, Stewardessen, Bauarbeiter, Logistikkräfte etc. Rund 85 % bewerten die Informationen, die sie während ihrer Arbeit erhalten, als unzureichend. Um die interne Kommunikation für mobile Mitarbeiter zu verbessern, sind Business Messenger die Kommunikationslösung der Wahl. Ein solches Tool ist für die mobile Nutzung optimiert, sodass die Arbeitskräfte schnell, einfach und intuitiv über Einzel- und Gruppenchats mit ihren Kollegen kommunizieren können. Dafür ließen sich natürlich auch Consumer Messenger, wie WhatsApp, Signal, Telegram und Co., in Erwägung ziehen. Allerdings werden sie vom Nutzer selbst verwaltet. Damit sind weder Datenschutz- und -sicherheit vollständig gewährleistet, noch lässt sich die unternehmensweite Compliance einhalten. Mehr noch: Als Schatten-IT bergen Consumer Messenger ernstzunehmende Sicherheitslücken. Im Unterschied dazu bieten Business Messenger zudem Funktionen, die speziell für Anwendungsfälle in Unternehmen konzipiert sind und lassen sich in das IT-Ökosystem integrieren. Alles in allem: Die ideale digitale Lösung für die interne Kommunikation von Arbeitskräften, die zu 100 % mobil arbeiten.
2. Einsatzszenario: teilweise mobile Arbeitskräfte = Unified Communication Tools
Außendienst- und Vertriebsmitarbeiter fallen unter diese Kategorie, da sie klassischerweise überwiegend auswärtig tätig sind. In der Regel verfügen sie über ein mobiles Endgerät und einen Laptop. Zweiteres nutzen Vertriebsmitarbeiter hauptsächlich für die Nacharbeit. Für sie eignen sich besonders sogenannte Unified Communication Tools für die interne Kommunikation. Verbreitete Lösungen sind Cisco Jabber, Zoom und GoToMeeting. Sie kombinieren Voice Calling, Online- bzw. Video-Meeting und Instant Messaging – also die optimalen Kommunikationslösungen für Status-Calls, Präsentationen und kurze Absprachen, die neben zahlreichen Kundenterminen den Alltag von Außendienst- und Vertriebsmitarbeiter in Sachen interne Kommunikation prägen.
3. Einsatzszenario: 100-prozentige Office-Mitarbeiter = Projektmanagement- und Unified Communication & Collaboration Tools
In dieser Gruppe sind jene Mitarbeiter anzutreffen, die – ob im Büro vor Ort oder remote im Homeoffice – ausschließlich am PC bzw. Laptop arbeiten. Hierzu gehören unter anderem Kommunikatoren, Marketers, Human Resources- und Account-Manager. Für sie sind Projektmanagement- und Unified Communication & Collaboration-Tools passend. Erstere, wie beispielsweise ProofHub und Monday.com sind ideal, da sie einzelne Projekte und Workflows mit der internen Kommunikation direkt verzahnen. Zweitere, wie Microsoft Teams und Slack, basieren auf Kanälen (Channels) für die Gruppenkommunikation. Über APIs ermöglicht Slack relativ einfach Integrationen mit anderen Softwarelösungen und -services, etwa zu Office-Tools. Mit ihrer umfassenden Benutzeroberfläche und Funktionen streben beide Kommunikationslösungen nach der bestmöglichen internen Kommunikation und Zusammenarbeit unter Office-Mitarbeitern in Unternehmen jedweder Größe.
Wie die drei Einsatzszenarien zeigen, wäre es falsch zu glauben, dass jedes Tool jedem Mitarbeiter gerecht werden kann. So ist es wenig zielführend, beispielsweise einen Consumer Messenger für die HR-Abteilung einzusetzen oder Krankenschwestern über Slack kommunizieren zu lassen.
Unternehmensübergreifende digitale Lösungen für die interne Kommunikation
Neben den bereits vorgestellten Kommunikationslösungen gibt es noch Social Intranet- und Employee Engagement-Tools, wie Beekeeper und Staffbase. Sie fungieren als eine Art übergeordneter Kanal für die unternehmensweite interne Kommunikation. Ein solches Tool eignet sich gut für die Verknüpfung mit einem Business Messenger. Denn während erstere das Intranet in den Vordergrund stellen, setzten zweitere auf die direkte Interaktion über Chats.
Aber auch ein Business Messenger lässt sich prinzipiell unternehmensübergreifend einsetzen, da jeder Mitarbeiter in der Regel ein mobiles Endgerät hat. Entweder stellt der Arbeitgeber diese oder das Unternehmen verfolgt einen Bring your own device-Ansatz. Indem sich ein Messenger auf diese Weise in einem großen Unternehmen als Hub für alle Kommunikationslösungen, inklusive Multi-Device-Management, anwenden lässt, versetzt er kleine Unternehmen in die Lage, mit einem Tool die gesamte interne Kommunikation abzudecken.
Wir sind für Sie da
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