Unternehmen setzen vermehrt auf Lösungen für die Krisenkommunikation
Digitale Lösungen, welche insbesondere die interne Kommunikation in Krisen- und Notfallsituationen sicherstellen, sind gefragter denn je. Das geht aus dem „Emergency & Crisis Communications Report“ für 2022 hervor, den das Business Continuity Institute (BCI) in Zusammenarbeit mit F24 veröffentlicht hat. Ein zentrales Ergebnis: Bei der Auswahl eines Kommunikationstools für die interne Krisenkommunikation sind Unternehmen sehr viel anspruchsvoller geworden. Das heißt, sie suchen nach sicheren digitalen Kommunikationslösungen, die auch bei Telefonie- und Stromausfällen funktionieren und die Zusammenarbeit von Teams, Abteilungen oder gar gesamten Unternehmen während eines Notfalls ermöglichen. Folglich wird es immer relevanter, sowohl die interne Kommunikation als auch das Unternehmen vor Cyber-Angriffen zu schützen.
Den Wunsch nach erhöhter Sicherheit erfüllen entweder Plattformen, die sich gesamtheitlich auf Krisenmanagement fokussieren, oder Kommunikationslösungen, die durch spezifische Funktionen eine reibungslose Notfallkommunikation ermöglichen. Dessen werden sich auch Unternehmen langsam aber sicher bewusst und wollen ihre Investitionen in entsprechende Lösungen erhöhen. So werden etwa kostenlose Messenger wie WhatsApp & Co. zunehmend für die interne Krisenkommunikation gemieden. Aber auch bei UC&C-Tools, wie Microsoft Teams und Zoom, stoßen Unternehmen immer häufiger an compliancebezogene und funktionale Grenzen. Ein großer Kritikpunkt: Sie vermissen Zusatzfunktionen, mit denen sich die interne Krisenkommunikation auf ihre individuellen Unternehmensanforderungen und -prozesse anpassen lässt. Zugleich verdeutlicht der Report, dass das Mobilgerät das bevorzugte Endgerät in Notfällen und Krisensituationen ist.
Lösungen für die interne Krisenkommunikation stärken digitale Resilienz
Unternehmen, die eine spezialisierte Lösung für ihre interne Krisenkommunikation einsetzen, sind laut „Emergency & Crisis Communications Report“ nicht nur deutlich krisenfester, sondern weisen zudem eine höhere digitale Resilienz auf. Was bedeutet das? Resilienz meint die Fähigkeit von Menschen, von Gesellschaften, aber auch von Unternehmen externe Störungen zu verkraften, ohne dass ihre wesentlichen Funktionen beeinträchtigt werden. Darauf aufbauend bedeutet digitale Resilienz, eine Widerstands- und Regenerationsfähigkeit von Systemen und Funktionen angesichts komplexer und zunehmend unvorhersehbarer Risiken in digitalen sowie informationstechnologischen Zusammenhängen aufzuweisen. Das heißt, Unternehmen müssen zum einen widerstandsfähiger werden. Zum anderen ist es wichtig, dass sie Notfälle nicht nur bewältigen, sondern aus ihnen lernen, zukünftige Herausforderungen anpassen und ihre Betriebsabläufe – die interne Krisenkommunikation – verbessern und stärken können.
Zentrale Aspekte für die interne Krisenkommunikation
Unsere Mission bei Teamwire ist es, Unternehmen samt ihren Mitarbeitenden einen schnellen und reibungslosen Kommunikationsaustausch zu jeder Zeit und an jedem Ort zu ermöglichen – auch in Ausnahmensituationen. Aus unserer Sicht sind hierbei die folgenden Aspekte für die interne Krisenkommunikation unabdingbar: Geschwindigkeit, Sicherheit und Notfall-Funktionen.
- Geschwindigkeit: In Krisen- und Notfallsituationen können Sekunden entscheidend sein. Mobile Endgeräte und digitale Lösungen müssen bereitstehen, bevor eine Krise eintritt.
- Sicherheit: Um alle Beteiligten optimal zu schützen, sind primäre Sicherheitsanforderungen in Krisen- und Notfallsituationen unverzichtbar. Dazu gehören maximale Datensicherheit, größtmögliche Datenhoheit sowie die Arbeit auf der Grundlage von Zero-Trust.
- Notfall-Funktionen: Krisen- und Notfallsituationen zu managen, verlangt ein hohes logisches Verständnis. Entscheidend dabei ist, das Geschehen aus funktionaler Sicht zu betrachten. Je einfacher die Lösung für die interne Krisenkommunikation anzuwenden ist, desto schneller können alle Betroffenen informiert werden.
Nur wenn eine digitale Lösung auf diese drei zentralen Aspekte einzahlt, unterstützt sie die interne Krisenkommunikation, indem sie einen reibungslosen Informationsaustausch vor, während sowie nach Ausnahmesituationen ermöglicht. Das umfasst ebenso Mitarbeitende, Stakeholder, Kunden und – wenn nötig – die Öffentlichkeit über aufgetretene Probleme, kommende Herausforderungen und nächste Schritte zu informieren. Eine solche interne Krisenkommunikation schafft zugleich Sicherheit innerhalb der Belegschaft und erhöht das Zusammenhörigkeitsgefühl durch eine entsprechende Transparenz.
In drei Schritten für den Ernstfall vorbereitet
Neben dem Wissen, dass eine interne Krisenkommunikation und digitale Lösungen für Krisen- und Notfallsituationen an neuer Relevanz gewonnen haben, ist es für Unternehmen wichtig, für den Ernstfall gut vorbereitet zu sein. Dabei empfehlen wir ein dreistufiges Vorgehen:
Schritt 1: Krisen- und Notfallkommunikationsplan aufstellen
Zuallererst gilt es, einen Plan für die interne Krisenkommunikation anzufertigen. Typische Krisen- und Notfallsituationen sind etwa eine fehlerhafte Produktion, Mitarbeiterunfälle und -streiks sowie Umweltskandale und -katastrophen. Die Erstellung des Krisen- und Notfallkommunikationsplans obliegt in der Regel dem Business Continuity Manager. Er dient dem Zweck,
- alle Betroffenen – von einzelnen Teams über die komplette Belegschaft bis hin zur gesamten Organisation –
- unabhängig von ihrer Arbeitssituation, sei es im Büro, Homeoffice, unterwegs auf dem Betriebsgelände oder mobil im Außendienst
- kurz und knapp zur gleichen Zeit über eine Krisen- oder Notfallsituation zu informieren und eine Austauschmöglichkeit zu schaffen
- sowie etwaige Schäden für das Unternehmen so gering wie möglich zu halten.
Zugleich sind in einem Plan für die interne Krisenkommunikation Personen benannt, die im Ernstfall als Krisenstab fungieren. Er hält also einerseits fest, welche Prozesse bei solchen Situationen intern von statten gehen müssen. Und stellt andererseits sicher, dass die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen sowie vice versa zuverlässig gegeben ist. Der Plan bildet demnach nicht nur einen Prozess ab, sondern wird mit entsprechenden Lösungen hinterlegt, die den Prozess in Gang setzen und einen reibungslosen Ablauf garantieren. Es empfiehlt sich, den Notfallkommunikationsplan mindestens einmal im Jahr zu testen bzw. auf den Prüfstand zu stellen. Das rät der Emergency & Crisis Communications Report.
Schritt 2: Theoretische Basis umsetzen
Standard-Kommunikationstools eignen sich zwar wunderbar für die alltägliche Unternehmenskommunikation, sind aber nicht für die interne Krisenkommunikation ausgelegt. Denn – wie eingangs bereits ausgeführt – bieten UC&C-Tools, wie etwa Microsoft Teams und Slack, keine Zusatzfunktionen für Krisen- und Notfallsituationen. Aber auch kostenlose Messenger, wie WhatsApp, gilt es hier strikt zu vermeiden. Ebenso wie die UC&C-Tools verfügen sie nicht über spezialisierte Notfall-Funktionen. Hinzu kommt, dass sie sich weder zentral steuern lassen noch an das Sicherheitsmodell Zero-Trust angelehnt sind. Darauf aufbauend sollten Unternehmen ihre Mitarbeitenden mit einer digitalen Lösung für die interne Krisenkommunikation ausstatten, die
- einfach und intuitiv zu nutzen ist,
- ausgereifte Zusatzfunktionen für Krisen- und Notfallsituationen bietet
- und keine Sicherheitslücken entstehen lässt, sprich: maximale Datensicherheit und ‑hoheit garantiert.
Wir legen seit jeher großen Wert darauf, dass unser Messenger genau diese Anforderungen erfüllt und entwickeln ihn stetig weiter.
Schritt 3: Eine digitale Lösung festsetzen
Ziel einer digitalen Lösung für die interne Krisenkommunikation muss es stets sein, Teams, Abteilungen, der kompletten Belegschaft, einzelnen Standorte oder gar der gesamten Organisationen während eines Notfalls eine uneingeschränkte Kommunikation in Echtzeit zu ermöglichen. Da das Smartphone das bevorzugte Endgerät in Krisen- und Notfallsituationen ist, empfiehlt sich ein Messenger, der mit ausgereiften Funktionen optimal auf die interne Krisenkommunikation ausgelegt ist. Dazu gehören unter anderem
- Alarmierungen, um bei Notfällen schnell zu warnen und Rückmeldung der Betroffenen zu erhalten,
- Broadcasting, um Betroffene über eine Krisen- und Notfallsituationen in Kenntnis zu setzen,
- Status-Nachrichten, um in einem Notfall Handlungsanweisungen zu geben und die nächsten Schritte zu beschreiben,
- Push-to-Talk, um eine direktere Sprachkommunikation zu ermöglichen und näher an den Betroffenen zu sein,
- Gruppen-Chats, um über vordefinierte Kreise und Listen etwa den Austausch zwischen den Mitgliedern des Krisenstabs zu vereinfachen.
Ein solcher Messenger dient dem bestmöglichen Austausch und der schnellstmöglichen Interaktion – vor, während und nach einem Notfall. Ein gutes Praxisbeispiel dafür, wie Teamwire die digitale Kommunikation – auch bei kritischen Einsätzen und in Notfallsituationen – optimal unterstützt, ist unser langjähriger Kunde die Bayerische Polizei. Ein Messenger wie Teamwire lässt sich somit sowohl in der täglichen Unternehmenskommunikation als auch in Krisen- und Notfallsituationen nach einem vordefinierten Plan einsetzen.
Fazit: Für den Ernstfall gewappnet sein
Für eine interne Krisenkommunikation aufgestellt zu sein, ist das A und O, um in Ausnahmesituationen handlungsfähig zu bleiben. Neben einem Krisen- und Notfallkommunikationsplan braucht es hierfür eine digitale Kommunikationslösung, die den Informationsfluss zu jeder Zeit und an jedem Ort sicherstellt und den Schutz von Mitarbeitenden garantiert – kurzum: die interne Krisenkommunikation allumfassend unterstützt. Der Business Messenger Teamwire ist genau für diese Situationen ausgerüstet.
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