„Der Datenschutz geht bei Teamwire nicht zu Kosten der Benutzerfreundlichkeit. Der Messenger ist schön unkompliziert und funktioniert sehr, sehr gut.“
Die GS electronic ist Teil der GS Gruppe, zu der auch die Vitakt Hausnotruf GmbH und das GS Euro Call Control Center gehören. Gemeinsam bilden sie ein innovatives Unternehmensnetzwerk, das rund 220 Mitarbeitende beschäftigt.
Der Firmenverbund ist unter anderem im Bereich Sicherheitstechnik und Notrufbearbeitung tätig und benötigt dafür besonders zuverlässige, sichere und datenschutzkonforme Kommunikationsstrukturen. Zu den Kunden zählen zahlreiche Mittelständler, wie auch Privatkunden.
Ausgangssituation
Die Herausforderung
Bevor Teamwire eingeführt wurde, war die interne Kommunikation bei GS electronic alles andere als einheitlich. Mitarbeitende nutzten WhatsApp, Telegram, eine App des Telefonanbieters und diverse Collaboration-Tools – je nachdem, was gerade praktisch erschien.
Das Ergebnis:
Ein unübersichtliches Kommunikationschaos, in dem wichtige Informationen oft verloren gingen.
„Es kamen irgendwann Beschwerden: ‚Ich habe dir doch geschrieben, warum hast du nicht geantwortet?‘ – aber jeder schrieb über ein anderes Tool. Das war keine firmenweite Lösung, sondern ein Flickenteppich.“, erinnert sich IT-Leiter Bernd Bütergerds.
Hinzu kam der Datenschutz: Mit Inkrafttreten der DSGVO war offensichtlich, dass Tools wie WhatsApp keine Option sind. Erst recht nicht im sensiblen Bereich der Notrufbearbeitung. Das Unternehmen brauchte eine Lösung, die alle Kommunikationswege bündelt, höchste Sicherheitsstandards erfüllt und zugleich einfach zu bedienen ist.
Anforderungen
GS electronic suchte nach einem Messenger, der drei zentrale Bedingungen erfüllte:
- DSGVO-Konformität mit Hosting in Europa.
- Zentrale Administration inkl. LDAP-Anbindung, damit Nutzer automatisiert angelegt und verwaltet werden können.
- Benutzerfreundlichkeit, die an bekannte Messenger erinnert und ohne großen Schulungsaufwand funktioniert.
Darüber hinaus spielte die Möglichkeit eine Rolle, eigene Bots zu programmieren und Systeme wie die Monitoringlösung „Icinga“ anzubinden.
Lösung
Vergleich und Entscheidungsfindung
Nach einem intensiven Evaluationsprozess, in dem verschiedene Alternativen einander gegenübergestellt wurden, entschied sich GS electronic für Teamwire. Nicht zuletzt, weil die Lösung den besten Mix aus Datenschutz, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit bot.
„Der Datenschutz hatte für uns oberste Priorität. Aber im Gegensatz zu vielen anderen Lösungen geht er bei Teamwire nicht auf Kosten der Benutzerfreundlichkeit – und das war entscheidend“ – so Bernd Bütergerds.
Besonders überzeugend war die LDAP-Anbindung. So konnte die IT die Nutzerverwaltung zentral steuern, Gruppen automatisch anlegen und sicherstellen, dass Mitarbeitende jederzeit mit den richtigen Ansprechpartnern verbunden sind.
„Dank der LDAP-Anbindung können wir Benutzer zentral verwalten und Abteilungen sofort in vordefinierte Gruppen einbinden – das spart enorm viel Zeit“, führt Bütergerds weiter aus.
Auch die Möglichkeit, für die eigene Entwicklungsabteilung, Bots einzubinden, ist für GS electronic ein echter Mehrwert.
„Die Bots sind für uns ein riesiger Mehrwert – gerade im Bereich Monitoring. Wenn ein Server oder Dienst ausfällt, bekommen wir sofort über Teamwire eine Nachricht. Auch für Notfallszenarien haben wir eigene Bots entwickelt.“
– Bernd Bütergerds, IT-Leitung
Einführung der Software
Die Einführung erfolgte zentral über eine Softwareverteilung und das Team um Bütergerds hatte keine Probleme, die Software auszurollen. Anfangs gab es kleinere technische Hürden mit der LDAP-Anbindung, doch diese wurden schnell durch den Teamwire-Support gelöst.
Auf den Smartphones erinnert die App an bekannte Messenger wie WhatsApp, was die Akzeptanz in der Belegschaft deutlich erhöhte: „Die Mitarbeitenden haben Teamwire sofort angenommen – es fühlte sich vertraut an.“, so Bütergerds.
Ergebnis: Einheitliche Kommunikation und mehr Effizienz
Klare Strukturen statt Chaos
Teamwire hat die zersplitterte Kommunikationslandschaft bei GS electronic abgelöst. Heute gibt es eine zentrale, einheitliche Plattform für interne Nachrichten, unabhängig von Abteilung, Projekt oder Standort.
Effiziente Projekt- und Notfallkommunikation
Besonders bewährt haben sich temporäre Projekt- und Infoticker-Chats. Ob IT-Störung, Probleme oder Störungen bei der Telekom oder ein spezielles Projekt: Alle Beteiligten werden sofort informiert und auf dem gleichen Stand gehalten. Das spart unzählige Rückfragen und wertvolle Zeit.
Auch in der Notrufbearbeitung erleichtert Teamwire die Arbeit. Mitarbeitende, die in verschiedenen Gebäuden sitzen, stimmen sich beispielsweise in Echtzeit ab, welche Alarme im System bereits bearbeitet sind.
Intelligente Automatisierungen
Durch die Anbindung an das Monitoring-System “Icinga” werden technische Störungen automatisch per Bot an die Verantwortlichen gemeldet. Auch ein eigener Notfall-Bot sorgt für einheitliche Abläufe und klare Informationen im Ernstfall.
Führungsebene immer im Bilde
Die Geschäftsführung nutzt Teamwire für einen eigenen Führungskräfte-Chat, in dem alle Abteilungsleiter zeitnah über wichtige Themen informiert werden. So ist auch die C-Level-Kommunikation intuitiv, sicher und datenschutzkonform organisiert.
„Mit unseren Infoticker-Chats weiß jeder sofort, was Sache ist – ohne Rückfragen und ohne, dass Informationen verloren gehen. Das bringt uns und unseren Kunden eine große Zeitersparnis.“
– Bernd Bütergerds, IT-Leitung
Fazit
Mit Teamwire hat GS electronic die interne Kommunikation neu aufgestellt. Statt eines Flickenteppichs aus WhatsApp, Telegram und anderen Tools gibt es heute eine einheitliche, sichere Plattform, die alle Anforderungen erfüllt: DSGVO-Konformität, zentrale Verwaltung, intuitive Bedienung und flexible Nutzung.
Das Beispiel von GS electronic zeigt eindrucksvoll:
Wenn Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit Hand in Hand gehen, wird sichere Kommunikation nicht zur Hürde, sondern zum Erfolgsfaktor.
„Teamwire ist für uns unverzichtbar geworden – weil es uns Klarheit bringt, Zeit spart und die Kommunikation in kritischen Bereichen wie der Notrufbearbeitung zuverlässig absichert.“
– Bernd Bütergerds, IT-Leitung
