Mitarbeiter App: Funktionen, die das Wir-Gefühl im Team stärken

Hybrides Arbeiten und New Work prägen zunehmend die Arbeitskultur. Was aber Mitarbeiter Apps an Funktionen bieten müssen, um eine bessere Kommunikation und Kollaboration im gesamten Team – ob Büroangestellte, Homeoffice-Kolleg*innen oder mobile Mitarbeitende (z. B. in Produktion, Vertrieb oder Logistik) – zu gewährleisten, lesen Sie hier.

Teamwire, Jan 02 2023

Laut der IDG-Studie „Hybrid Work 2022“ von Foundry Research Services in Zusammenarbeit mit Campana & Schott gehen zwei Drittel der befragten Unternehmen davon aus, dass der Anteil von Hybrid Work in ihrer Organisation steigen wird. Um dies zu unterstützen, wollen 69 Prozent der Unternehmen investieren. 31 Prozent der Befragten legen dabei besonderen Wert auf eine Verknüpfung der Kommunikationskanäle. Kein Wunder, denn heute erleichtern Mitarbeiter Apps und andere digitale Lösungen die soziale Interaktion zwischen Mitgliedern einer Organisation, die an unterschiedlichen Arbeitsstätten tätig sind.

 

 

Mobile Arbeitskräfte oft noch außen vor

 

Für Mitarbeitende im Büro oder Homeoffice sind die Lösungen meist gut umgesetzt. Bei sogenannten „Frontline Workers“, die größtenteils oder ausschließlich mobil unterwegs sind, gibt es aber noch Nachholbedarf: Denn sie haben schlechteren Zugang zu Kollaborationslösungen und sind somit in ihrer Arbeit um ein Viertel weniger effizient als die Büro- und Homeoffice-Kolleg*innen, so eine weitere Studie von Campana & Schott zum Thema „Der digitale Arbeitsplatz 2.0 – jetzt für alle und überall“. Eine Mitarbeiter-App mit Funktionen, die es allen Teammitgliedern gestatten, sich untereinander schnell und sicher auszutauschen, kann diese Lücke schließen.

 

 

Welche Vorteile bieten Mitarbeiter Apps?

 

Mitarbeiter Apps bieten nicht nur Funktionen für einen zeit- und ortsunabhängigen Informationsaustausch zwischen allen Mitarbeitenden – egal, ob diese vor Ort, im Homeoffice oder mobil tätig sind. Sie sorgen auch für einen reibungslosen und transparenten Informationsfluss von der Unternehmensleitung an die Belegschaft und ermöglichen zudem einen persönlichen Austausch untereinander und im Team. Das wiederum fördert den Zusammenhalt und stärkt das Wir-Gefühl im Unternehmen, auch über Arbeitsort- und Abteilungsgrenzen hinweg. Insbesondere in agil arbeitenden Teams spielen Mitarbeiter App Funktionen für den Echtzeit-Austausch ihre Vorteile aus und machen Abstimmung und Kollaboration denkbar einfach, steigern die Effizienz der Prozesse und erhöhen die Produktivität des gesamten Teams. Darüber hinaus lässt sich mit einer Mitarbeiter App eine Art digitale Heimat für das Team schaffen, in der sich alle zuhause fühlen können. Denn dies sorgt für höheres Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit, was wiederum das Arbeitgeber-Image aufpoliert, die Identifikation mit dem Unternehmen stärkt und so auch zur Fachkräftegewinnung beitragen kann.

 

 

Checkliste: Mitarbeiter App Funktionen, auf die es ankommt

 

Es zeigt sich also, dass das Potenzial von Mitarbeiter Apps immens ist. Im Fokus einer Mitarbeiter App stehen Funktionen für die direkte Kommunikation und den schnellen Informationsaustausch. Hier lässt sich vor allem eine Messaging App als pragmatisch einsetzbares Kommunikationsmittel im Geschäftsalltag gut etablieren. Die Anwendung sollte sich mit entsprechenden Mitarbeiter App Funktionen als einfach, leistungsstark und sicher beweisen:

 

 

Mitarbeiter App Funktionen für eine einfache Teamkommunikation und den Zusammenhalt

 

  • Die Mitarbeiter App lässt sich leicht installieren – etwa über den App- oder Play-Store. Die Registrierung ist denkbar einfach und intuitiv.
  • Die Anwendung ist auf allen Endgeräten – insbesondere Tablets und Smartphones – verfügbar und lässt sich auf beruflichen wie privaten Endgeräten (BYOD) nutzen .
  • Die Mitarbeiter App umfasst Funktionen für einfaches Echtzeit-Messaging via Text-, Sprach-, Bild- und Video-Nachrichten.
  • Broadcasting und Kommunikation in Gruppenchats für bestimmte Themen, Projekte oder Abteilungen sollte möglich sein.
  • Status-Nachrichten sind relevant, um unternehmensweite Ankündigungen zu machen, Neuigkeiten hervorzuheben und wichtige Informationen zu kennzeichnen.
  • Suchfunktionen für Chats und Personenverzeichnisse dürfen keinesfalls fehlen, wenn Informationen, Zuständigkeiten und Kontakte schnell gefunden werden sollen.
  • Voice-over-IP-Calls und Video-Konferenzen gestatten bei Bedarf persönliche Besprechungen an jedem Ort und mit jedem Endgerät.
  • Funktionen rund um Standorte und „Live-Locations“ vereinfachen die Koordination und Zusammenarbeit von mobilen Mitarbeitern und Teams.
  • Mit Notrufen und Alarmen lassen sich Notfälle im Unternehmen schnell adressieren und lösen.
  • Das Nutzererlebnis darf privaten Messaging Apps wie WhatsApp & Co. in nichts nachstehen.
  • Der Messenger sollte sich im Aussehen dem Corporate Design der Organisation anpassen lassen, um die Identifikation mit der Mitarbeiter App zu erhöhen.
  • Daneben sollte es möglich sein, die Nutzung zu personalisieren – etwa über die Option, das Profilbild oder die Sprache einzustellen sowie Benachrichtigung in Art und Ton individuell anzupassen.

 

Sind diese Aspekte erfüllt, steigert dies die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die Mitarbeiter App und deren Funktionen signifikant und führt in der Regel zu bereitwilliger Nutzung und verbreiteter Anwendung.

 

 

2. Mitarbeiter App Funktionen mit leistungsstarkem Umfang

 

  • Die Mitarbeiter App gestattet Drittsystem-Integration, sodass sie sich bestmöglich in die IT-Landschaft des Unternehmens einbinden und Prozesse automatisieren lässt.
  • Es ist hilfreich, wenn sich die Art des Hostings – ob in der Public Cloud, Private Cloud oder on-premises – entsprechend der Strategie des Unternehmens frei wählen lässt.
  • Dabei sollte die Möglichkeit gegeben sein, die Mitarbeiter App entsprechend zu skalieren und so bei Bedarf mehr oder weniger Teammitglieder zu inkludieren.
  • Der Import von Nutzer-Listen und eine Anbindung an unternehmensweite Nutzerverzeichnisse (z. B. Active Directory) kann hierbei eine professionelle Administration unterstützen.
  • Über mögliche Gastzugänge lassen sich externe Partner oder freie Mitarbeitende in relevante Kommunikationsabläufe und Projekte integrieren.
  • Mit der Option individuell Chatbots einzubinden, die etwa intern automatisch Support-Tickets, Lohnabrechnungen oder Intranet-Inhalte ausspielen, stiftet die Mitarbeiter App einen immensen Mehrwert im gesamten Team.
  • Damit es möglich ist, die Akzeptanz und eventuelle Potenziale der Mitarbeiter App stets im Auge zu behalten, ist es wichtig, dass sich die Anwendung monitoren lässt und anonyme Analysen der Nutzung möglich sind.

 

Mit diesen Funktionen wird eine Mitarbeiter App zu einem zentralen Werkzeug der internen Kommunikation, des Teambuildings und des Personalmanagements. Sie lässt sich als wesentlicher Teil der Kommunikations- und Unternehmenskultur etablieren und macht die gesamte Organisation stark für die Zukunft.

 

 

3. Mitarbeiter App Funktionen für maximale Sicherheit

 

  • Die Möglichkeit, jedwedes Endgerät sicher einbinden zu können, muss über ein Mobile Device und Unified Endpoint Management gegeben sein.
  • Für die Umsetzung des beliebten Bring-your-own-Device-(BOYD)-Ansatzes sollten Unternehmens- und Personendaten mittels Container-Technologie auf den privaten Endgeräten geschützt werden.
  • Die Mitarbeiter App muss funktional, rechtlich und technisch allen Anforderungen der DSGVO genügen und alle Unternehmensdaten umfassend schützen.
  • Damit eine vertrauensvolle Kommunikation gewährleistet ist, müssen alle Daten durch entsprechende Maßnahmen wie etwa End-to-End-Verschlüsselung vor den Zugriffen Unberechtigter geschützt sein.
  • Die Personalisierung in Form von vorab konfigurierten Gruppen sorgt zudem dafür, dass jeder gemäß Rollen- und Rechtekonzept für eine entsprechende Kommunikation freigeschaltet ist.
  • Compliance-Vorgaben der Organisation sollten sich mit der Messaging-Lösung als Mitarbeiter App einhalten lassen.

 

Die genannten Mitarbeiter App Funktionen sichern nicht nur die Unternehmensseite ab, sondern geben auch den Mitarbeitenden Sicherheit bei der Nutzung. Das vermittelt dem Team ein gutes Gefühl und stärkt die Zuverlässigkeit interner Prozesse im Alltag – und nicht erst im Krisenfall.

 

 

Fazit: Mitarbeiter App Funktionen, weil sie sich wirklich lohnen

 

Die reibungslose Zusammenarbeit im gesamten Team und ein übergreifendes Wir-Gefühl sind in Zeiten von Hybrid-Arbeit und New Work ein wichtiger Anker in einem Unternehmen. Eine Mitarbeiter App bringt Funktionen in großer Vielfalt mit, die genau diese Aspekte wirkungsvoll unterstützen. Dabei ist Kommunikation der wesentliche Baustein für eine gute Teamarbeit. Ein Messenger passt sich optimal den Bedürfnissen interner Kommunikation, effektiver Zusammenarbeit und schneller Arbeitsprozesse an. Entscheidend ist aber vor allem, dass sich relevante Stakeholder für die Einführung einer Mitarbeiter App gewinnen lassen. Mit einem Produkt wie Teamwire haben Sie Ihr Management, Ihre IT und sogar Ihren Datenschutzbeauftragten direkt auf Ihrer Seite.

 

 

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