Vor allem im Markt der Kommunikationslösungen haben sich Cloud-basierte SaaS-Produkte etabliert. Nun jedoch steigt wieder die Nachfrage nach Self-Hosting Software-Lösungen, auch im Messenger-Kontext. Unternehmen und Behörden suchen nach On-Premise Messenger Apps, die in einer privaten Cloud oder der eigenen Infrastruktur des Unternehmens betrieben werden kann.
Die meisten US-amerikanischen Anbieter von Kommunikations- und/oder Kollaborationslösungen bieten lediglich Cloud-Lösungen an. Microsoft Teams, Cisco Webex, Slack und viele andere Chat-basierte Collaboration-Tools aus den USA werden nur als Cloud-Services angeboten. Messenger für Unternehmen wie Teamwire, die neben Public Cloud als selbst-gehostete Lösungen für On-Premise- und Private Cloud-Infrastrukturen zur Verfügung gestellt werden, sind heute eine Ausnahme. Allerdings benötigen vor allem viele europäische Unternehmen und Behörden einen On-Premise Messenger aufgrund von Datenschutz-, Sicherheits-, Compliance- und Regulierungsanforderungen.
Heute wollen wir beschreiben, welche Anforderungen ein On-Premise Messenger erfüllen muss, um die Anforderungen der IT gerecht zu werden:
1. Einfache Installation der Software
Eine On-Premise Messenger Applikation sollte sehr einfach für ein Unternehmen in die IT-Infrastruktur eingerichtet werden können. Idealerweise sollte die Software nur eine minimale Anzahl von Firewall-Änderungen erfordern und sollte in einem Container zur Verfügung stehen, der zu einem großen Teil die Installation selbst ausführt.
2. Skalierbare Lösung für alle Unternehmensgrößen und Behörden
Ein Business Messenger sollte skalierbar sein und somit für kleine Firmen, mittelständische Unternehmen und Großkonzerne geeignet sein und zuverlässig funktionieren. Ein On-Premise- oder Private Cloud Server des Messengers sollte Nachrichten, digitale Inhalte und Push-Benachrichtigungen für die erforderliche Anzahl von Benutzern/Mitarbeitern des Unternehmens zuverlässig zustellen.
3. Hochverfügbarkeits-Architektur und Cluster-Setups
Der Messenger-Anbieter sollte hochverfügbare Cluster-Setups für die On-Premise Serverumgebung anbieten. Dies ist wichtig für Unternehmen (z.B. dem Gesundheitswesen und Finanzsektor), Organisationen (z.B. Rettungsdienste und Polizeien) und Behörden (z.B. dem Ordnungsamt, Sozialamt und Bauhof), die 24/7 Uptime benötigen und ein maximales Service-Level sicherstellen müssen.
4. Niedrige Mindestanforderungen an die Infrastruktur
Ein Messenger für Unternehmen sollte mit so wenig wie möglich Infrastruktur und Servern in der On-Premise Umgebung gut funktionieren. Zum Beispiel, wenn eine Messenger App 5 Server für ein On-Premise-Setup für 100 Benutzer benötigt, ist das eindeutig zu viel.
5. Multi-Mandanten- und Multi-Domain-Fähigkeit
Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen und Organisationen benötigen einen Messenger, der Multi-Mandanten-fähig ist und es ermöglicht, die Mandanten individuell zu verwalten. Unternehmen, die verschiedene E-Mail-Domains verwenden, benötigen einen Messenger, der Multi-Domain-fähig ist und automatisch Benutzerverzeichnisse für diese Domänen erstellt.
6. Professionelle Administration
Der Messenger für Unternehmen sollte ein einfach zu bedienendes und professionelles Administrator-Portal bzw. Dashboard bieten. Im Allgemeinen benötigen Unternehmen ein Administrations-Portal für die Benutzerverwaltung, Zugriffsverwaltung, Überwachungs- und Monitoring-Funktionen, unternehmensweite Richtlinien, Kommunikationsregeln und grundsätzliche Einstellungen.
7. Active Directory Synchronisation
Um die Benutzerverwaltung und -einladung zu vereinfachen und zu automatisieren, sollte ein On-Premise Messenger den Import oder idealerweise eine Synchronisation eines LDAP bzw. Active Directory (AD) ermöglichen. Eine solche Funktion spart dem IT-Administrator des Unternehmens viel Zeit.
8. Einfacher Roll-Out und MDM–/UEM-Unterstützung
Der Messenger sollte einen einfachen und schnellen Roll-out für alle Mitarbeitenden ermöglichen. Daher sollte die Messenger App Mobile Device Management (MDM) und Unified Endpoint Management (EMM) Lösungen wie Ivanti und Airwatch unterstützen und automatisierte Roll-outs auf mobilen Geräten bieten.
9. WhatsApp-Benutzererlebnis und Cross-Platform Apps
Um von allen Mitarbeitenden als WhatsApp-Ersatz im Unternehmen akzeptiert zu werden und eine maximale Produktivität zu gewährleisten, sollte der On-Premise Messenger ein Whatsapp-Benutzererlebnis und ein sehr ähnliches Feature-Set bereitstellen für alle Endgeräte, Mobile und Desktop.
10. Open API und Integration in das IT-Ökosystem
Die Integration eines Messengers in das IT-Ökosystem des Unternehmens ist ein immer wichtiger werdendes Produktivitäts-Thema: Workflows können beschleunigt, Prozesse automatisiert, der Informationsaustausch optimiert und Mitarbeitende effizienter arbeiten. Daher sollte ein On-Premise Messenger über eine offene API-Schnittstelle verfügen.
11. Starker Datenschutz
Der On-Premise Messenger sollte den Datenschutzbestimmungen und Compliance-Anforderungen des Unternehmens bzw. der Branche entsprechen. So sollte der Messenger die nationalen Datenschutzgesetze und die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) gewährleisten, sowie Grundsätze wie Privacy by Design und Datensparsamkeit einhalten (z.B. keine Adressbuchspeicherung und keine Metadatenanalyse).
12. Hohe Sicherheit
Ein Messenger für Unternehmen sollte eine starke Verschlüsselung vorweisen, um alle Daten zu schützen. Die Metadaten, die Nachrichten und die digitalen Inhalte sollten vom Messenger während der Übertragung und bei der Speicherung auf den Geräten und dem On-Premise Server stark verschlüsselt werden.
13. Audit- und Compliance-Funktionen
Ein On-Premise Messenger sollte ein revisionssicheres Archiv aller Nachrichten der Mitarbeitenden und umfangreiche Prüfprotokolle (Audit-Logs) bieten. Darüber hinaus sollte die Applikation alle erforderlichen Maßnahmen und Richtlinien zur Sicherstellung einer unternehmensweiten Compliance umsetzen können.
14. Umfassende Dokumentation und professioneller Support
Der Messenger App-Anbieter sollte eine umfangreiche Dokumentation über die Applikation anbieten, sowie professionelle Support-Leistungen leisten (idealerweise durch Integratoren, Systemhäuser und/oder direkte Professional Services des Messenger-Anbieters).
15. Regelmäßige Updates
Um kontinuierliche Innovation, Produkt-Führerschaft, Sicherheit und Wartung zu gewährleisten, sollte auch der On-Premise Messenger über regelmäßige Updates aktualisiert werden. Die entsprechenden Releases werden für On-Premise Hostings vom Messenger-Anbieter zur Verfügung gestellt.