„Das Tool erfüllt alle wichtigen DSGVO-Vorgaben, lässt sich einfach nutzen, bequem administrieren und steht WhatsApp in Sachen Ad-hoc-Kommunikation in nichts nach.“
Die adviCura GmbH ist ein ambulanter Pflegedienst in Schöneiche bei Berlin. Die Leistungen umfassen neben der teilstationären Tagespflege einschließlich Hol- und Bringdienst auch die Hauskrankenpflege. Mehr als 30 Angestellte sind mit Herz und Seele für die Patient*innen im Einsatz. Daher ist es dem Unternehmen besonders wichtig, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen und bestmögliche Bedingungen zu schaffen.
Das gilt für die Mitarbeitenden ebenso wie für die Patient*innen. Folglich gehören für die Pflegekräfte nicht nur Tablets und Smartphones zur Grundausstattung, sondern auch entsprechend Software-Tools, die ihnen die Arbeit erleichtern. Dazu zählen Programme für die Pflege von Patientenakten und die Dienstplanung. Die mobile interne Kommunikation bildet ein Messenger ab, der einen schnellen Austausch von Text-, Bild-, Video- und Sprachnachrichten ermöglicht.
Ein Muss für den Pflegealltag
Ob ambulant oder teilstationär – Pflegedienste sind rund um die Uhr auf Achse. Um Patienten bestmöglich zu versorgen, muss der Informationsaustausch zwischen den Pflegekräften schnell und zuverlässig erfolgen. Dabei bietet ein Messenger wie Teamwire, der auf die Anforderungen im Gesundheitswesen angepasst ist, eine wirkungsvolle Unterstützung in der mobilen internen Kommunikation.
Dass dies sogar unter Einhaltung der strengen Datenschutzvorschriften möglich ist, durfte auch adviCura mit ihrem Wechsel von WhatsApp zu Teamwire selbst erfahren.
Datenschutzkonform kommunizieren – aber nicht mit WhatsApp
Fakt ist: Im mobilen und teilstationären Pflegedienst müssen die Pflegekräfte tagtäglich eine Vielzahl von Daten austauschen. Dazu gehören vor allem Patientendaten und medizinische Informationen, die es aus datenschutzrechtlicher Sicht als sogenannte „personenbezogene Daten“ besonders zu schützen gilt.
Laut EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) müssen bei der Erfassung, Speicherung und Übertragung solcher Daten bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein, wie zum Beispiel kein Datentransfer in die USA (wie bei WhatsApp oder anderen privaten Instant-Messaging-Apps), sicheres Hosting, revisionssichere Archivierung und konkrete Maßnahmen, die den Schutz personenbezogener Daten gewährleisten.
Für adviCura war damit klar, dass sie einen Messenger wie WhatsApp nicht länger für die interne Kommunikation einsetzen können, sondern eine DSGVO-konforme Alternative benötigen.
Auf der Suche nach passenden Alternativen
Der Datenschutzaspekt war ein wesentliches Anforderungskriterium von adviCura bei der Suche nach einem neuen Messenger. Zugleich wollte das Pflegeunternehmen dabei keine Abstriche in der Nutzerfreundlichkeit und Handhabung machen müssen. So dauerte die Suche nach einer Alternative etliche Monate und umfasste viele Testphasen unterschiedlicher Tools.
Letztlich fiel die Entscheidung auf den sicheren Business Messenger von Teamwire, welcher nicht nur DSGVO-konform ist, sondern auch beliebte Funktionen wie Gruppenchats und Broadcasting bietet. Broadcasting ist ebenfalls eine Art Gruppenchat, in dem nur ausgewählte Benutzer Nachrichten und Inhalte senden dürfen, während alle anderen Mitglieder nur über Leserechte verfügen. So lassen sich Informationen schnell an viele Teammitglieder verbreiten.
„Das Tool erfüllt alle wichtigen DSGVO-Vorgaben, lässt sich einfach nutzen, bequem administrieren und steht WhatsApp in Sachen Ad-hoc-Kommunikation in nichts nach, egal ob Broadcasting oder schneller Austausch in Gruppenchat – auch in Notfallsituationen.“
– Daniel Mirke, Pflegesachverständiger (TÜV) und Verantwortlicher für das Qualitätsmanagement bei adviCura
Alarmierungsfunktion: Wenn jede Sekunde zählt
Besonders in Notfallsituationen spielt Teamwire gezielt seine Vorzüge aus: Pflegekräfte, die in der häuslichen Krankenpflege meist immer allein unterwegs sind, können jederzeit einen Notruf absetzen und Unterstützung anfordern. Dies kann zum Beispiel erforderlich sein, wenn eine Patientin oder ein Patient gestürzt ist und die Pflegekraft ihn nicht ohne Hilfe aufrichten kann. Oder wenn die Pflegekraft selbst verletzt wird. Der Notruf kommt dann mit einem speziellen Klingelton bei allen Pflegekräften an und ist im Messenger besonders hervorgehoben.
Auch lässt sich direkt der Standort der hilfesuchenden Person mitteilen. Kolleg*innen, die sich in der Nähe befinden, können rasch abschätzen, wie schnell sie am Einsatzort sein können. Die Alarmierungsfunktion bietet eine schnellere Problemlösung in Notfallsituationen als ein Abtelefonieren von allen Teammitgliedern.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die Geschäftsleitung und Assistenz ebenfalls über die Notrufe informiert werden. Denn bei adviCura ist Teamwire auch in den Büros als Desktop-Version installiert, sodass die Zentrale im Ernstfall in der Lage ist, ebenfalls entsprechende Maßnahmen zu ergreifen oder bei der Suche nach Lösungen zu unterstützen.
Effektiver Austausch im Team
Auch jenseits der Notfallkommunikation ist ein schneller Informationsaustausch für Pflegekraft und Patient*in stets von Vorteil. So lässt sich beispielsweise bei der Wundversorgung schnell eine zweite Meinung einholen, ob im Team oder vom Facharzt. Dazu gibt es bei adviCura eine spezielle Chatgruppe.
Auch separate thematische Gruppen für die Mitarbeitenden in der Tagespflege oder in der Hauskrankenpflege sorgen für eine effektive und effiziente Kommunikation, weil jede Pflegekraft nur die Informationen erhält, die sie benötigt. Dabei lassen sich in Teamwire die Chatnachrichten in ihrer Wichtigkeit priorisieren, um den Mitarbeitenden bei adviCura das Handling von Informationen zu erleichtern.
„Teamwire erfüllt sämtliche Wünsche und Bedürfnisse unserer Pflegekräfte an einen zuverlässigen Messenger und moderne Teamkommunikation. Wir können den Messenger für Pflegedienste wirklich weiterempfehlen.“
– Daniel Mirke, Pflegesachverständiger (TÜV) und Verantwortlicher für das Qualitätsmanagement bei adviCura
Updates und Wissensvermittlung schnell und unkompliziert
Daniel Mirke vom Qualitätsmanagement nutzt Teamwire beispielsweise auch, um die Wissensvermittlung im Team einfacher zu gestalten: Über die Broadcasting-Funktion sendet er etwa allen Teammitgliedern kleine Video-Anleitungen zu neuen Infusionssystemen. Die Empfänger konnten diese dann anschauen, wenn sie die Zeit und Ruhe dafür hatten, und adviCura hat allen den Aufwand einer großen Vor-Ort-Schulung erspart. Auch Passwörter für Server und Systeme oder Dienstanweisungen lassen sich bequem via Broadcast an alle Mitarbeitenden oder die Mitglieder einer bestimmten Gruppe übermitteln.
Von Vorteil ist der Messenger besonders an Wochenenden und Feiertagen, wo in der Regel nur die mobilen Pflegekräfte unterwegs sind und niemand im Büro am zentralen System sitzt: Wenn beispielsweise ein Patient seinen ambulanten Pflegetermin absagt, kann diese Information in kürzester Zeit an die eingeteilte Pflegekraft weitergeleitet werden.
Zentrale Nutzerverwaltung mit übersichtlichem Dashboard
Die zentrale Steuerung von Teamwire sowie das Benutzermanagement obliegen Daniel Mirke. Dank des übersichtlichen Administrationsportals kann der Pflegesachverständige neuen Teammitgliedern bei adviCura bequem einen Zugang erstellen. Dafür benötigt er nur die E-Mail-Adresse. Mit dieser und einem Passwort kann sich die betroffene Person im Messenger anmelden, nachdem sie die App bequem aus dem Play- oder App-Store heruntergeladen hat.
Der Administrator hat dank eines Dashboards stets den Überblick über die Messenger-Nutzer, selbst wenn diese kein Diensthandy nutzen, sondern das private Smartphone – gemäß dem Bring-your-own-device-Ansatz (BOYD) und durch einen verschlüsselten App-Container von den privaten Daten getrennt. Teamwire läuft auf bis zu drei Endgeräten und ein Wechsel zwischen diesen wäre jederzeit möglich. Chatverläufe und Daten bleiben dabei erhalten.
Fazit
Seit 2020 ist Teamwire bei adviCura im Einsatz. Dass aus Datenschutzgründen zwingend eine neue Kommunikationslösung als Ersatz für WhatsApp zu suchen war, konnten die Mitarbeitenden durchaus verstehen. Dank der intuitiven und vertrauten Bedienbarkeit haben sie den neuen Messenger schnell angenommen. Positiv resümieren die Anwender, dass die Lösung immer stabil läuft.
„In jeder Software-Anwendung gibt es ab einem gewissen Punkt der Tiefenanwendung Grenzen. Denn natürlich kann eine Software nicht jeden Case in der multiprofessionellen Nutzung optimal lösen. Hier ist es uns als adviCura wichtig, dass der Kontakt zum Support, auf eine schnelle und zielorientierte Basis erfolgt. Optimierungsvorschläge zur besseren Nutzung sollten bei Sinnhaftigkeit schnell umgesetzt werden. Der Einsatz in der Pflegebranche stellt für das Software-Unternehmen sicherlich eine Herausforderung dar. Doch, um die notwendige hohe Funktionalität zu erzielen, ist Teamwire ein kompetenter Partner, der Verbesserungsvorschläge der User annimmt und hinterfragt. Hier ist eine gegenseitige Verständnis-Ebene unabdingbar. Und die findet man bei Teamwire.“
– Daniel Mirke, Pflegesachverständiger (TÜV) und Verantwortlicher für das Qualitätsmanagement bei adviCura
