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Lernen Sie mehr über die notwendigen Sicherheitseinstellungen bei einem Messenger für Organisationen
Es ist ganz menschlich: Nicht jeder Mitarbeiter macht Freudensprünge, wenn eine Veränderung im organisatorischen Umfeld ansteht. Wie Ihre Mitarbeiter eine neue Lösung besser akzeptieren und fest in ihren Arbeitsalltag integrieren, erfahren Sie im Blogbeitrag.
Organisatorischer Wandel: Ein Prozess, in dem ein Unternehmen ihre Arbeitsmethoden, ihre Organisationsstruktur, ihre Strategien und Geschäftsprozesse verändert. Auch Kommunikationskanäle zählen zur Organisations- und Absprachestruktur eines Unternehmens. Und somit zählt auch die Umgestaltung der Unternehmenskommunikation zu diesem Themengebiet.
Haben Sie sich schon aktiv mit der Thematik Unternehmenskommunikation auseinandergesetzt? Und bereits Recherchen betrieben, welche Kommunikationslösung am besten zu Ihren Unternehmensbedarfen sowie zu den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter passt? Häufig ist uns nicht bewusst, dass die Einführung von Kommunikations- und Kollaborationslösungen eine neue Software für Mitarbeiter bedeutet – und somit Teil eines organisatorischen Change Prozesses darstellt. Für Mitarbeiter heißt dies, dass sie Neuland betreten.
Menschen bevorzugen von Natur aus Stabilität und Bequemlichkeit gegenüber Veränderungen, sowohl im persönlichen als auch im beruflichen Leben. Den Widerstand gegenüber Veränderungen zu überwinden, ist eine der größten Herausforderungen bei jedem organisatorischen Wandel. Wird beispielsweise ein neues Kommunikationstool eingeführt, bedeutet das nicht gleich, dass alle Mitarbeiter dieses automatisch nutzen.
Wollen Sie aktiv eine neue Kommunikationslösung in Ihrem Unternehmen vorantreiben, können Sie sich gewiss sein, auf Widerstand bei Ihren Mitarbeitern zu stoßen. Warum? Weil diese keine Veränderung in der Kommunikationsart wünschen – Telefon und E-Mail funktioniert ja bis dato auch gut. Das Interessante ist, dass eine solche Abwehrhaltung unter anderem durch eine schlechte Kommunikation und ein schlechtes Produkt-Onboarding hervorgerufen wird. Eine neue Lösung, die Unternehmen nur installieren, ohne sie an ihre spezifische Arbeitsweise anzupassen und ohne die Anwender zu schulen, kann schlichtweg keine Nutzerakzeptanz und -partizipation erzielen. Doch wir möchten Sie positiv stimmen. Denn: Es gibt auch innovationstreibende Kollegen, die neue Möglichkeiten ausprobieren wollen und so die Skeptiker mitreißen können.
Glücklicherweise ist ein Instant Messenger für die meisten Nutzer heutzutage keine Neuheit mehr. Mehrere Statistiken belegen, dass WhatsApp im privaten Gebrauch von der Altersgruppe 26 bis 55 zwischen 82 und 89 Prozent genutzt wird. Interessanterweise wird Messaging hier mittlerweile nicht mehr ausschließlich zum Schreiben von Textnachrichten eingesetzt – so die Herkunft und Ablöse der SMS – sondern vielmehr auch, um zu telefonieren sowie Videos, Bilder, GIFs und Links zu verschicken. Nutzer kennen die Klicks, haben die intuitive Nutzung bereits gelernt und Messenger als festen Bestandteil in den privaten Kommunikationsalltag integriert.
Sobald eine Person, unabhängig ihrer Altersgruppe, im Besitz eines Smartphones ist, sind Messenger aus der privaten Kommunikation nicht mehr wegzudenken. In Deutschland ist WhatsApp die Nr.1 unter den Messengern, gefolgt von Signal, Telegram und Threema. Durch die starke Verbreitung und hohe Nutzerakzeptanz sehen viele Mitarbeiter den Mehrwert der Ad-hoc-Kommunikation und kommunizieren über den privaten Messenger auch gerne schon mal mit Kollegen.
Der Mehrwert ist verstanden. Die Nutzung wurde erlernt. Nur die dadurch entstehenden Sicherheitslücken in der Unternehmenskommunikation sind nicht präsent (Blog-Artikel: Die Auswirkungen der neuen Nutzungsbedingungen von WhatsApp für Unternehmen). Wir können daraus ableiten, dass eine Business Messaging Lösung eine sichere WhatsApp Alternative für Unternehmen darstellt und kein komplett neu zu erlernendes Kommunikationstool. Dementsprechend lässt sich die Einführung einer Business Messaging App geschickt durchführen – mit dem Erfolg einer direkten Nutzerpartizipation.
Dezentrales Arbeiten erfordert von vielen Unternehmen, die interne Kommunikation und die Art der Zusammenarbeit nicht nur neu zu denken, sondern vor allem auch digitaler zu gestalten. Um einen durchgängigen Informationsaustausch sicherzustellen, der auch mobile Mitarbeiter ohne Büroarbeitsplatz einschließt, und um gleichzeitig die Produktivität im Team hochzuhalten, sind die passenden Kommunikations- und Kollaborationstools ein überaus wichtiger Baustein.
Eine optimierte Kommunikation, ein stringenter Informationsfluss, ein effizienterer Wissensaustausch, eine gesteigerte Produktivität und verbessertes Wir-Gefühl dank Mitarbeitereinbindung – das sind die fünf Vorteile, die ein Business Messenger mit sich bringt. Und jederzeit mit Ihren Mitarbeitern geteilt werden können.
Der große Unterschied zwischen einer Consumer App wie WhatsApp, Signal, Telegram und Threema im Gegensatz zu Teamwire ist, dass der Business Messenger über eine Administrationsoberfläche gesteuert wird. Ein ausgewählter Administrator kann bestimmen, welche Nutzer der jeweiligen Organisation beitreten können und welche Rechte sie erhalten. Wer diese Rolle übernimmt, ist meist von der Unternehmensgröße abhängig. In kleinen Unternehmen kann es sich um den Geschäftsführer handeln, in Konzernen ist der IT-Administrator die steuernde und verwaltende Person.
Es gibt zwei Szenarien: Entweder stellt das Unternehmen den Mitarbeitern ein oder mehrere mobile Endgeräte zur Verfügung oder es arbeitet nach dem Prinzip BYOD (Bring-your-own-device). In beiden Fällen gilt es, die Installationsaufwände so gering wie möglich zu halten. Automatisieren Sie daher die Nutzerregistrierung für einen reibungslosen Roll-out mit minimaler Nutzerinteraktion. Sie können beispielsweise Nutzer einladen – entweder über das Administrationsportal oder teilen Sie einen Download-Link mit kurzer Anleitung. Das reduziert nicht nur die Support-Aufwände, sondern wirkt sich auch positiv auf die Nutzerzufriedenheit aus.
Wenn das Unternehmen die mobilen Endgeräte zur Verfügung stellt, empfehlen wir sowohl das Gerät als auch die App bestmöglich vorab zu konfigurieren, indem sie beispielsweise jene Kontakte einpflegen, mit denen der jeweilige Mitarbeiter vorwiegend kommuniziert. Erste Gruppen-Chats und Kanäle für Teams, Projekte und Themen helfen dabei, dass Mitarbeiter schnell starten können.
Es ist wichtig, direkt von Beginn an zu verdeutlichen, dass ein Business Messenger nichts anderes ist als ein klassischer Messenger. Nur, dass dieser für und auf unternehmerische Bedürfnisse ausgerichtet ist. Dies bedeutet, dass spezielle Funktionen integriert sind, die man so von Standard-Consumer-Apps nicht kennt. Die Gruppen-Kommunikation hat beispielsweise im unternehmerischen Kontext oberste Priorität. Genauso wichtig ist es, Bilder und Dateien verschicken zu können. Wie diese Anwendungen und weitere Business-Funktionen – u.a. Alarmierungen und Status-Nachrichten – funktionieren, sollte bereits zu Anfang erklärt und gezeigt werden.
Am besten ist es, wenn Sie die wichtigsten Funktionen für Ihre spezifischen Anwendungsfälle anhand von Best Practices demonstrieren. Bei einer Anbindung an Drittsystemen empfiehlt es sich, Szenarien durchzuspielen, die sich nicht so effizient mit aktuellen Lösungen umsetzen lassen. Mit derartigen Quick Wins überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter, die mit der neuen Anwendung von Anfang an positive Nutzererlebnisse assoziieren.
Legen Sie einen oder mehrere Key User als Ansprechpartner fest und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, bei diesen Kollegen nachzufragen. Damit schaffen Sie nicht nur eine vertrauensvolle Atmosphäre, sondern geben auch eher zurückhaltenden Mitarbeitern eine Möglichkeit, sich bei Fragen und/oder Unklarheiten an einen festen Ansprechpartner wenden zu können. Als zusätzliche Anlaufstelle können Sie Ihren Mitarbeitern eine Schnellanleitung beziehungsweise ein Mini-Benutzerhandbuch zur Verfügung stellen, dass die wichtigsten Funktionen und Anwendungsempfehlungen beinhaltet. Auch ein integrierter Onboarding-Bot, welcher den Nutzern eine kleine Einführung gibt und durch die Eingabe von Schlagwörtern weitere Informationen liefert, ist eine sinnvolle Hilfestellung. Machen Sie Ihre Mitarbeiter zudem in einer Schulung mit dem neuen Kommunikationstool vertraut und bieten Sie bei Bedarf weitere vertiefende Schulungen an.
Wird ein neues Kommunikationstool für die Unternehmenskommunikation eingesetzt, dann sollte es auch die gesamte Belegschaft nutzten. Am leichtesten wird es der jungen Belegschaft fallen, sich mit einer App auseinanderzusetzen und diese spielerisch zu erlernen. Nutzen Sie die Leichtigkeit der jungen Belegschaft (Azubis, Werkstudenten und Praktikanten) für ein verstärktes Wir-Gefühl. Genauso entscheidend ist Einbindung der Führungskräfte, da diese auch bei flachen Hierarchien, als Vorbild agieren. Führungskräfte sollten als gutes Beispiel vorangehen, indem sie eine aktive Nutzung des neuen Kommunikationstools vorleben, es konsequent in ihren Arbeitsalltag integrieren und somit auf Augenhöhe agieren.
Ist das neue Kommunikationstool bereits eine Weile im Einsatz, empfiehlt es sich, besonders aktive Nutzer zu identifizieren. Sie sind dafür prädestiniert, als interne Botschafter beziehungsweise Multiplikatoren aufzutreten. In dieser Rolle sprechen sie sich positiv für die Anwendung der Lösung im Team und unter den Kollegen aus. Interne Botschafter sind besonders authentisch und können ihre Kollegen am besten von den Vorteilen überzeugen.
Erstellen Sie ein kurzes Factsheet mit zehn Aspekten, die Ihren Mitarbeitern Lust auf das neue Kommunikationstool machen – etwa, dass sie auf diese Weise schnelle Antworten auf ungeklärte Fragen erhalten, sich unkompliziert absprechen können und die neuesten Unternehmensnachrichten nicht mehr verpassen.
Jedes Unternehmen ist mit seinen spezifischen Anwendungsfällen einzigartig. Ein Kommunikationstool kann nicht alle sofort abdecken. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern eine Feedbackmöglichkeit geben. Hier können sie beispielsweise mitteilen, wo es noch Verbesserungspotenziale gibt. Daneben ist es sinnvoll, die Nutzung eines Kommunikationstools zu überwachen und basierend auf diesen Beobachtungen Maßnahmen abzuleiten, wie etwa zusätzliche Anwendungsfälle und Szenarien zu definieren. Dieses Feedback können Sie dann nutzen, um zusammen mit dem Anbieter die Lösung individuell anzupassen und Erweiterungen vorzunehmen.
Sie haben Fragen zu unserer Business Messaging App? Oder wollen wissen, wie sich Teamwire bei Ihnen einsetzen lässt? Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf!
Aktuell ist ein Trend bezüglich Datensouveränität zu erkennen: Unternehmen wünschen (wieder) die volle Kontrolle über ihre Daten zu haben, dementsprechend auch die Kontrolle über die Server der verwendeten Software. Dies ist für Unternehmen und Behörden wichtig, um sich selbst maximalen Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten.
Derzeit suchen viele Konzerne, Unternehmen, Mittelstandsfirmen (KMUs) sowie der öffentliche Sektor nach einer sicheren WhatsApp-Alternative (z.B. Teamwire) für ihre Organisation.
Wir haben es in unserem API 15 Release angekündigt als eine der wichtigsten neuen Funktion in Teamwire für 2021: Status-Nachrichten. Wie diese Idee entstanden ist, sich in unserem Produkt etabliert hat und was mögliche Anwendungsfälle sind, werden wir in diesem Blog-Artikel verdeutlichen.