Messenger Netiquette: 25 Regeln für eine gute Kommunikation und Kollaboration

Gestaltung der Nachrichten

1. Nachrichten kurz und bündig halten

Prägnante Sätze sind beim Messaging das A und O der Messenger Netiquette. Lässt sich die Information nicht in wenigen Sätzen übermitteln, empfiehlt sich eine Sprachnachricht oder ein Videoanruf. Bei sehr vielen Informationen sollte man über alternative Medien nachdenken. Denn umfangreiche Informationen mittels Textnachricht zu senden, ist nicht nur für den Empfangenden lästig, sondern verfehlt auch den Zweck der prägnanten Übermittlung.

2.  Im Ganzen antworten

Manche Menschen haben die Angewohnheit, jedes Wort bzw. halbe Sätze einer Textnachricht einzeln zu schicken. Für die Empfangenden bedeutet das viele aufeinanderfolgende Signaltöne, die sie zu Recht stören können. Besser ist es, ganze Sätze zu verschicken und Informationen mithilfe von Absätzen zu strukturieren. 

3.  Bleiben Sie professionell

Da der Messenger hier für die berufliche Kommunikation verwendet wird, sollte man sich daran erinnern, dass jeder gesendete Text die eigene Professionalität widerspiegelt. Beim ersten Kontakt empfiehlt es sich insofern auch, sich kurz in einem Satz vorzustellen. Großbuchstaben bzw. gefetteter Text sind in der Regel fehl am Platz. Auch von einer übertriebenen Zeichensetzung wie „???“ und „!!!“ sollte man absehen. Denn es würde implizieren, dass eine Nachricht geschrien oder ihr eine übermäßige Bedeutung zugemessen wird. 

4.  Verwenden Sie Emojis 😀

Emoticons und Emojis haben sich bei Messengern etabliert und jeder kennt und nutzt sie. Auch in der beruflichen Nutzung eines Messengers haben Emoticons ihren Platz und können die Kommunikation und Kollaboration unterstützen. In einigen Fällen können Emoticons die Kommunikation auch auflockern und zu einer positiven Stimmung beitragen. Die Messenger Netiquette empfiehlt allerdings Emoticons in Maßen zu verwenden und als Ergänzung zu Text zu nutzen. Denn jede/r deutet Emoticons anders und kennt nicht unbedingt sämtliche Emoticons, sodass dies auch zu Verwirrung führen kann.

5.  Auf die Ausdrucksweise achten

Eine Textnachricht kann lediglich gelesen und nicht durch Gestik oder Mimik unterstützt werden. Je präziser der Ausdruck, desto klarer die Kommunikation. Z. B. Sarkasmus oder scharfe Worte sind in der Regel nicht zu empfehlen, da sie missverstanden und zu einer Fehlinterpretation führen können. Ratsam ist daher, auf neutrale Formulierungen und guten Ausdruck zu setzen.

6. Unbedingt Korrekturlesen

Textnachrichten stehen zwar für eine schnelle Antwort. Dennoch sollte dort stets die Grammatik und Rechtschreibung kontrolliert werden. Auch die Autokorrektur gilt es, regelmäßig zu überprüfen. Ist man sich hier unsicher, kann man auf teilweise kostenlos zur Vergügung stehende Add-Ons und Tools zurückgreifen wie beispielsweise:

• LanguageTool
• scribbr
• Quillbot 
• Rechschreibprüfung24
• Mentor.Duden.de
• Experte.de

7. Vermeidung von Mehrfachnachrichten

Nichts ist störender, als wenn eine Gedankenkette in viele einzelne Nachrichten aufgeteilt wird. Bitte fassen Sie Ihre Gedanken in einer einzigen Nachricht zusammen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Gesprächspartner nicht ständig Benachrichtigungen erhält und den Überblick behält.

8.  Dialog klar und höflich beenden

Ist das zu besprechende Thema erledigt, empfiehlt es sich, das Gespräch mit einem Dankeschön oder dem Versprechen auf eine baldige Meldung zu beenden.

Timing und Schnelligkeit

9.  Antworten Sie zeitnah

Häufig gibt es unbewusste „Rankings“ im Kopf, wie schnell Kolleginnen und Kollegen auf einen bestimmten Kommunikationskanal reagieren. Wer eine Nachricht im Messenger erhält, sollte zeitnah antworten. Denn der gewählte Kommunikationsweg impliziert, dass der Absender eine schnelle Antwort und direkten Austausch wünscht. Ist eine zeitnahe Reaktion nicht möglich gewesen, sollte man sich dafür evtl. kurz in der Antwort entschuldigen.

10.  Zu angemessenen Zeiten schreiben

Trotz flexibler Arbeitszeiten empfiehlt die Messenger Netiquette, Textnachrichten während der offiziellen Arbeitszeiten zu verschicken. Denn für manche Menschen ist es regelrecht ein rotes Tuch, Nachrichten am späten Abend oder sehr frühen Morgen zu erhalten. Manchmal helfen Hinweise über die Priorität wie z.B. „nicht dringend, aber wichtig“ unnötigen Druck zu vermeiden. 

11.  Geduld bewahren

Es können immer wieder Situationen auftreten, in denen das Gegenüber nicht unmittelbar antworten kann – und das, obwohl die Nachricht bereits empfangen und gelesen ist. Nachhaken ist natürlich erlaubt, allerdings sollte man – je nach Dringlichkeit – zwei bis drei Stunden damit warten.

12. Benachrichtigungen und Ruhezeiten

Respektieren Sie die Ruhezeiten der Kollegen, besonders wenn sie in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Nutzen Sie Benachrichtigungseinstellungen, um nicht gestört zu werden, wenn Sie sich auf eine Aufgabe konzentrieren müssen.

Verwendung von Gruppenchats und zusätzlichen Tools

22. Respektvoller Umgangston

Auch wenn Diskussionen und Meinungsverschiedenheiten auftreten, sollte der Ton immer respektvoll und höflich bleiben. Gerade im schriftlichen Austausch können Emotionen leicht missverstanden werden.

23. Vermeiden von Multitasking

Multitasking während einer Messenger-Kommunikation kann zu Missverständnissen und verpassten Details führen. Konzentrieren Sie sich, wenn möglich, ganz auf das Gespräch.

24. Regelmäßige Feedback-Runden

Organisieren Sie regelmäßige Feedback-Runden innerhalb des Teams, um die Kommunikation im Messenger zu bewerten und Verbesserungsvorschläge zu diskutieren.

Tipps und Checklisten

25. Kommunikations-Checkliste

Erstellen Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, die vor dem Senden einer Nachricht überprüft werden sollten (z.B. Rechtschreibung, Klarheit, Zielgruppe).

Fazit

Wer diese erweiterte Messenger Netiquette und ihre 25 Grundregeln verinnerlicht, wird das volle Potenzial eines Business-Messengers in der internen Kommunikation und Kollaboration besser ausschöpfen können. Durch klare und professionelle Kommunikation werden nicht nur Missverständnisse minimiert, sondern auch die Effizienz und Produktivität gesteigert.

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