Warum Datensouveränität so wichtig ist
Datensouveränität bedeutet, dass Unternehmen die volle Hoheit über ihre Daten behalten – von der Speicherung bis hin zur Verarbeitung und Weitergabe. Eine solche Datenhoheit ist besonders für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, die mit vertraulichen Informationen arbeiten oder strengen regulatorischen Vorgaben unterliegen. Es geht dabei nicht nur um einen umfassenden Schutz von sensiblen Informationen, sondern um die absolute Hoheit über alle Daten einer Organisation zu jedem Zeitpunkt und auf jedem Endgerät.
Wichtig sind insofern weitreichende Möglichkeiten der Administration, Steuerung und Kontrolle von Daten, die über einen Messenger ausgetauscht werden. Durch den Einsatz eines geeigneten Messengers können Organisationen sicherstellen, dass ihre Daten weder ungewollt an Dritte weitergegeben, noch von externen Parteien abgefangen werden. Diese Anforderungen sind für die Einhaltung von Datenschutzgesetzen wie der DSGVO wichtig, aber vor allem für die allgemeine Sicherheit von Organisationen und vertraulichen Informationen.
Die wichtigsten Anforderungen
Zentrale Administration als Fundament für Datenhoheit
Nutzerverwaltung
Ein zentraler Aspekt der Datensouveränität ist die organisationsweite Verwaltung aller Nutzer und Endgeräte durch ein benutzerfreundliches Administrationsportal. Über dieses sollte der IT-Administrator die Möglichkeit haben, Nutzer einzuladen, deren Accounts und Endgeräte zu managen sowie Zugriffsrechte zu autorisieren oder zu sperren. Dadurch behalten Unternehmen jederzeit die volle Kontrolle über ihre Kommunikationswege und die dazugehörigen Daten.
Definierbare Kommunikationsregeln und White Listing von Nutzern
Unternehmen müssen in der Lage sein, grundsätzliche Kommunikationsregeln festzulegen, die bestimmen, welche Nutzer miteinander kommunizieren dürfen. Bei Bedarf kann zusätzlich eine externe Kommunikation für ausgewählte Nutzer freigeschaltet werden. Ein solider Messenger sollte White Listing von Nutzern unterstützen, sodass nur zuvor eingeladene Kontakte Nachrichten austauschen können.
Pooling und Mandantenfähigkeit
Ein sicherer Messenger sollte die Möglichkeit bieten, Nutzer in Kreisen zu organisieren (Pooling) und verschiedene Mandanten zu verwalten. Dies ist besonders wichtig für große Organisationen wie Regierungen und Unternehmen mit mehreren Abteilungen, die eine klare Trennung ihrer Daten benötigen (z. B. „Chinese Walls“ in der Finanzwelt). Durch die Mandantenfähigkeit bleibt die Datensouveränität gewahrt, da jede Abteilung oder jedes Team unabhängig arbeiten kann.
Absolute Kontrolle über alle Daten auf allen Endgeräten
Konfigurierbare Aufbewahrungsfristen und automatisierte Löschung
Ein Messenger muss es ermöglichen, flexible Aufbewahrungsfristen festzulegen – sowohl für den Server als auch für die Apps. Dies ist notwendig, um sicherzustellen, dass Daten nur so lange gespeichert werden, wie sie benötigt werden. Eine automatische Löschung nach Ablauf dieser Fristen verhindert, dass unnötige Daten aufbewahrt werden und reduziert so das Risiko von Datenlecks.
Remote-Löschung bei Geräteverlust (Data Loss Prevention)
Mit der verstärkten Nutzung mobiler Endgeräten steigt das Risiko von Datenverlust durch gestohlene oder verlorene Smartphones und Laptops. Ein sicherer Business-Messenger muss daher die Möglichkeit bieten, Daten aus der Ferne zu löschen. Auf diese Weise kann ein IT-Administrator im Falle eines Geräteverlusts oder -diebstahls die auf dem Gerät gespeicherten Daten umgehend entfernen, um Datenpannen zu vermeiden.
Granulare Richtlinien für den Datenzugriff
Eine wichtige Funktion eines sicheren Messengers ist die Fähigkeit, granulare Richtlinien für den Datenzugriff festzulegen. Unternehmen sollten in der Lage sein, genau zu bestimmen, auf welche Informationen Nutzer zugreifen dürfen und welche Funktionen ihnen zur Verfügung stehen. Dies umfasst auch das Blockieren von Funktionen wie „Copy & Paste“ oder das Versenden von Dateien, um eine ungewollte Verbreitung von vertraulichen Daten zu verhindern.
Verschlüsselter App-Container
Sicherheit endet nicht bei der Kommunikation – auch die Daten, die auf mobilen Endgeräten gespeichert werden, müssen geschützt werden. Ein Messenger sollte daher Daten in einem verschlüsselten App-Container speichern, der vollständig durch die IT-Abteilung verwaltet und kontrolliert werden kann. So bleibt die Datensicherheit auch bei der Nutzung von Mobilgeräten gewährleistet.
Sichere Integrationen und Anbindungen
Die Integration von Drittanbieter-Tools und Schnittstellen kann ein Sicherheitsrisiko darstellen, wenn sie unkontrolliert bleibt. Eine sichere Messaging-Lösung muss daher sichere Integrationen bieten, bei denen alle Anbindungen zu externen Lösungen kontrolliert werden. Idealerweise sollten diese Schnittstellen und APIs vom Messenger-Anbieter selbst entwickelt werden, um unkontrollierte Datenabflüsse zu verhindern.
Deaktivierung der Nachrichten-Vorschau
Wenn Ihr Unternehmen verhindern möchte, dass Nachrichten in Push-Notifications von Apple oder Google angezeigt und dadurch an amerikanische Anbieter übermittelt werden, sollte die Nachrichten-Vorschau unternehmensweit für alle Nutzer deaktiviert werden können.
DSGVO-Konformität und deutsche Gerichtsbarkeit
Für europäische Unternehmen ist die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von höchster Wichtigkeit. Ein Messenger-Anbieter, der seinen Firmensitz in Deutschland hat, bietet den Vorteil, dass er ausschließlich der deutschen und europäischen Gerichtsbarkeit unterliegt. Dies bedeutet, dass US-Gesetze wie der Cloud-Act oder der Patriot-Act keine Anwendung finden. Darüber hinaus sollten Unternehmen einen Messenger wählen, der eine rechtskonforme, weitreichende und transparente Auftragsdatenverarbeitung (ADV) anbietet.
Flexibilität beim Hosting – Cloud oder On-Premise
Ein weiterer Faktor, der zur Datensouveränität beiträgt, ist die Wahl des Hosting-Standorts für einen sicheren Messenger. Unternehmen sollten die Möglichkeit haben, ihre Daten entweder in einer sicheren deutschen Cloud, einer privaten Cloud oder sogar On-Premise auf ihren eigenen Servern zu hosten. Diese Flexibilität ermöglicht, dass Unternehmen ihre Daten dort speichern können, wo ihre Sicherheits- und Datenhoheits-Anforderungen am besten erfüllt werden.
Fazit: Datensouveränität als Schlüssel zur Sicherheit
Die Anforderungen an einen Business-Messenger sind hoch, wenn es darum geht, die Datensouveränität zu gewährleisten. Flexible Richtlinien, Remote-Löschfunktionen, sichere Verschlüsselung und DSGVO-Konformität sind essenziell, um die Kontrolle über Unternehmensdaten zu behalten.
Messenger-Dienste, die diese Funktionen bieten, werden zum unverzichtbaren Werkzeug in der Sicherheitsstrategie moderner Organisationen – besonders in Sektoren, in denen der Schutz sensibler Informationen oberste Priorität hat. Datensouveränität ist mehr als nur ein Schlagwort: Sie ist der Schlüssel zu einer sicheren und kontrollierten digitalen Kommunikation.
Teamwire erfüllt all diese Anforderungen und bietet Unternehmen eine Lösung, die sowohl Sicherheit als auch Flexibilität in der Verwaltung ihrer Daten gewährleistet.
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