10 Tipps: So werden Ihre Mitarbeiter Teamwire direkt nutzen

Organisatorischer Wandel: Ein Prozess, in dem ein Unternehmen ihre Arbeitsmethoden, ihre Organisationsstruktur, ihre Strategien und Geschäftsprozesse verändert. Auch Kommunikationskanäle zählen zur Organisations- und Absprachestruktur eines Unternehmens. Und somit zählt auch die Umgestaltung der Unternehmenskommunikation zu diesem Themengebiet.

 

Haben Sie sich schon aktiv mit der Thematik Unternehmenskommunikation auseinandergesetzt? Und bereits Recherchen betrieben, welche Kommunikationslösung am besten zu Ihren Unternehmensbedarfen sowie zu den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter passt? Häufig ist uns nicht bewusst, dass die Einführung von Kommunikations- und Kollaborationslösungen eine neue Software für Mitarbeiter bedeutet – und somit Teil eines organisatorischen Change Prozesses darstellt. Für Mitarbeiter heißt dies, dass sie Neuland betreten.

 

Organisatorischer Wandel und der Widerstand gegen Veränderungen

 

Menschen bevorzugen von Natur aus Stabilität und Bequemlichkeit gegenüber Veränderungen, sowohl im persönlichen als auch im beruflichen Leben. Den Widerstand gegenüber Veränderungen zu überwinden, ist eine der größten Herausforderungen bei jedem organisatorischen Wandel. Wird beispielsweise ein neues Kommunikationstool eingeführt, bedeutet das nicht gleich, dass alle Mitarbeiter dieses automatisch nutzen.

 

Wollen Sie aktiv eine neue Kommunikationslösung in Ihrem Unternehmen vorantreiben, können Sie sich gewiss sein, auf Widerstand bei Ihren Mitarbeitern zu stoßen. Warum? Weil diese keine Veränderung in der Kommunikationsart wünschen – Telefon und E-Mail funktioniert ja bis dato auch gut. Das Interessante ist, dass eine solche Abwehrhaltung unter anderem durch eine schlechte Kommunikation und ein schlechtes Produkt-Onboarding hervorgerufen wird. Eine neue Lösung, die Unternehmen nur installieren, ohne sie an ihre spezifische Arbeitsweise anzupassen und ohne die Anwender zu schulen, kann schlichtweg keine Nutzerakzeptanz und -partizipation erzielen. Doch wir möchten Sie positiv stimmen. Denn: Es gibt auch innovationstreibende Kollegen, die neue Möglichkeiten ausprobieren wollen und so die Skeptiker mitreißen können.

 

 

Man muss kein Innovationstreiber sein, um einen Messenger zu nutzen

 

Glücklicherweise ist ein Instant Messenger für die meisten Nutzer heutzutage keine Neuheit mehr. Mehrere Statistiken belegen, dass WhatsApp im privaten Gebrauch von der Altersgruppe 26 bis 55 zwischen 82 und 89 Prozent genutzt wird. Interessanterweise wird Messaging hier mittlerweile nicht mehr ausschließlich zum Schreiben von Textnachrichten eingesetzt – so die Herkunft und Ablöse der SMS – sondern vielmehr auch, um zu telefonieren sowie Videos, Bilder, GIFs und Links zu verschicken. Nutzer kennen die Klicks, haben die intuitive Nutzung bereits gelernt und Messenger als festen Bestandteil in den privaten Kommunikationsalltag integriert.

 

 

Den kommunikativen Mehrwert aus dem Privatleben in die Arbeitswelt ummünzen

 

Sobald eine Person, unabhängig ihrer Altersgruppe, im Besitz eines Smartphones ist, sind Messenger aus der privaten Kommunikation nicht mehr wegzudenken. In Deutschland ist WhatsApp die Nr.1 unter den Messengern, gefolgt von Signal, Telegram und Threema. Durch die starke Verbreitung und hohe Nutzerakzeptanz sehen viele Mitarbeiter den Mehrwert der Ad-hoc-Kommunikation und kommunizieren über den privaten Messenger auch gerne schon mal mit Kollegen.

 

Der Mehrwert ist verstanden. Die Nutzung wurde erlernt. Nur die dadurch entstehenden Sicherheitslücken in der Unternehmenskommunikation sind nicht präsent (Blog-Artikel: Die Auswirkungen der neuen Nutzungsbedingungen von WhatsApp für Unternehmen). Wir können daraus ableiten, dass eine Business Messaging Lösung eine sichere WhatsApp Alternative für Unternehmen darstellt und kein komplett neu zu erlernendes Kommunikationstool. Dementsprechend lässt sich die Einführung einer Business Messaging App geschickt durchführen – mit dem Erfolg einer direkten Nutzerpartizipation.

 

 

10 Tipps für eine schnelle und erfolgreiche Einführung eines Business Messengers in Unternehmen

 

Dezentrales Arbeiten erfordert von vielen Unternehmen, die interne Kommunikation und die Art der Zusammenarbeit nicht nur neu zu denken, sondern vor allem auch digitaler zu gestalten. Um einen durchgängigen Informationsaustausch sicherzustellen, der auch mobile Mitarbeiter ohne Büroarbeitsplatz einschließt, und um gleichzeitig die Produktivität im Team hochzuhalten, sind die passenden Kommunikations- und Kollaborationstools ein überaus wichtiger Baustein.

 

 

Tipp 1: Das ‚Warum‘ erklären – Ein Business Messenger, viele Vorteile

 

Eine optimierte Kommunikation, ein stringenter Informationsfluss, ein effizienterer Wissensaustausch, eine gesteigerte Produktivität und verbessertes Wir-Gefühl dank Mitarbeitereinbindung – das sind die fünf Vorteile, die ein Business Messenger mit sich bringt. Und jederzeit mit Ihren Mitarbeitern geteilt werden können.

 

 

Tipp 2: Wer übernimmt die Administratoren-Rolle?

 

Der große Unterschied zwischen einer Consumer App wie WhatsApp, Signal, Telegram und Threema im Gegensatz zu Teamwire ist, dass der Business Messenger über eine Administrationsoberfläche gesteuert wird. Ein ausgewählter Administrator kann bestimmen, welche Nutzer der jeweiligen Organisation beitreten können und welche Rechte sie erhalten. Wer diese Rolle übernimmt, ist meist von der Unternehmensgröße abhängig. In kleinen Unternehmen kann es sich um den Geschäftsführer handeln, in Konzernen ist der IT-Administrator die steuernde und verwaltende Person.

 

 

Tipp 3: Für einen reibungslosen Start sorgen

 

Es gibt zwei Szenarien: Entweder stellt das Unternehmen den Mitarbeitern ein oder mehrere mobile Endgeräte zur Verfügung oder es arbeitet nach dem Prinzip BYOD (Bring-your-own-device). In beiden Fällen gilt es, die Installationsaufwände so gering wie möglich zu halten. Automatisieren Sie daher die Nutzerregistrierung für einen reibungslosen Roll-out mit minimaler Nutzerinteraktion. Sie können beispielsweise Nutzer einladen – entweder über das Administrationsportal oder teilen Sie einen Download-Link mit kurzer Anleitung. Das reduziert nicht nur die Support-Aufwände, sondern wirkt sich auch positiv auf die Nutzerzufriedenheit aus.

 

Wenn das Unternehmen die mobilen Endgeräte zur Verfügung stellt, empfehlen wir sowohl das Gerät als auch die App bestmöglich vorab zu konfigurieren, indem sie beispielsweise jene Kontakte einpflegen, mit denen der jeweilige Mitarbeiter vorwiegend kommuniziert. Erste Gruppen-Chats und Kanäle für Teams, Projekte und Themen helfen dabei, dass Mitarbeiter schnell starten können.

 

 

Tipp 4: Ein Business Messenger bietet weitaus mehr als nur Textnachrichten

 

Es ist wichtig, direkt von Beginn an zu verdeutlichen, dass ein Business Messenger nichts anderes ist als ein klassischer Messenger. Nur, dass dieser für und auf unternehmerische Bedürfnisse ausgerichtet ist. Dies bedeutet, dass spezielle Funktionen integriert sind, die man so von Standard-Consumer-Apps nicht kennt. Die Gruppen-Kommunikation hat beispielsweise im unternehmerischen Kontext oberste Priorität. Genauso wichtig ist es, Bilder und Dateien verschicken zu können. Wie diese Anwendungen und weitere Business-Funktionen – u.a. Alarmierungen und Status-Nachrichten – funktionieren, sollte bereits zu Anfang erklärt und gezeigt werden.

 

 

Tipp 5: Anwendungsszenarien vorstellen

 

Am besten ist es, wenn Sie die wichtigsten Funktionen für Ihre spezifischen Anwendungsfälle anhand von Best Practices demonstrieren. Bei einer Anbindung an Drittsystemen empfiehlt es sich, Szenarien durchzuspielen, die sich nicht so effizient mit aktuellen Lösungen umsetzen lassen. Mit derartigen Quick Wins überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter, die mit der neuen Anwendung von Anfang an positive Nutzererlebnisse assoziieren.

 

 

Tipp 6: Anlaufstellen bei Fragen bieten

 

Legen Sie einen oder mehrere Key User als Ansprechpartner fest und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, bei diesen Kollegen nachzufragen. Damit schaffen Sie nicht nur eine vertrauensvolle Atmosphäre, sondern geben auch eher zurückhaltenden Mitarbeitern eine Möglichkeit, sich bei Fragen und/oder Unklarheiten an einen festen Ansprechpartner wenden zu können. Als zusätzliche Anlaufstelle können Sie Ihren Mitarbeitern eine Schnellanleitung beziehungsweise ein Mini-Benutzerhandbuch zur Verfügung stellen, dass die wichtigsten Funktionen und Anwendungsempfehlungen beinhaltet. Auch ein integrierter Onboarding-Bot, welcher den Nutzern eine kleine Einführung gibt und durch die Eingabe von Schlagwörtern weitere Informationen liefert, ist eine sinnvolle Hilfestellung. Machen Sie Ihre Mitarbeiter zudem in einer Schulung mit dem neuen Kommunikationstool vertraut und bieten Sie bei Bedarf weitere vertiefende Schulungen an.

 

 

Tipp 7: Alle an Bord holen

 

Wird ein neues Kommunikationstool für die Unternehmenskommunikation eingesetzt, dann sollte es auch die gesamte Belegschaft nutzten. Am leichtesten wird es der jungen Belegschaft fallen, sich mit einer App auseinanderzusetzen und diese spielerisch zu erlernen. Nutzen Sie die Leichtigkeit der jungen Belegschaft (Azubis, Werkstudenten und Praktikanten) für ein verstärktes Wir-Gefühl. Genauso entscheidend ist Einbindung der Führungskräfte, da diese auch bei flachen Hierarchien, als Vorbild agieren. Führungskräfte sollten als gutes Beispiel vorangehen, indem sie eine aktive Nutzung des neuen Kommunikationstools vorleben, es konsequent in ihren Arbeitsalltag integrieren und somit auf Augenhöhe agieren.

 

 

Tipp 8: Interne Botschafter identifizieren

 

Ist das neue Kommunikationstool bereits eine Weile im Einsatz, empfiehlt es sich, besonders aktive Nutzer zu identifizieren. Sie sind dafür prädestiniert, als interne Botschafter beziehungsweise Multiplikatoren aufzutreten. In dieser Rolle sprechen sie sich positiv für die Anwendung der Lösung im Team und unter den Kollegen aus. Interne Botschafter sind besonders authentisch und können ihre Kollegen am besten von den Vorteilen überzeugen.

 

 

Tipp 9: Mit Fakten Lust auf die neue Lösung machen

 

Erstellen Sie ein kurzes Factsheet mit zehn Aspekten, die Ihren Mitarbeitern Lust auf das neue Kommunikationstool machen – etwa, dass sie auf diese Weise schnelle Antworten auf ungeklärte Fragen erhalten, sich unkompliziert absprechen können und die neuesten Unternehmensnachrichten nicht mehr verpassen.

 

 

Tipp 10: Feedbackmöglichkeiten einräumen

 

Jedes Unternehmen ist mit seinen spezifischen Anwendungsfällen einzigartig. Ein Kommunikationstool kann nicht alle sofort abdecken. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern eine Feedbackmöglichkeit geben. Hier können sie beispielsweise mitteilen, wo es noch Verbesserungspotenziale gibt. Daneben ist es sinnvoll, die Nutzung eines Kommunikationstools zu überwachen und basierend auf diesen Beobachtungen Maßnahmen abzuleiten, wie etwa zusätzliche Anwendungsfälle und Szenarien zu definieren. Dieses Feedback können Sie dann nutzen, um zusammen mit dem Anbieter die Lösung individuell anzupassen und Erweiterungen vorzunehmen.

 

 

Wir sind für Sie da

 

Sie haben Fragen zu unserer Business Messaging App? Oder wollen wissen, wie sich Teamwire bei Ihnen einsetzen lässt? Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf!