Leitfaden zur internen Kommunikation: Verstehen, verbessern & absichern

Warum ist interne Kommunikation wichtig?

Die interne Kommunikation in einer Behörde, einer Organisation oder einem Unternehmen jeder Größe ist entscheidend für das tägliche Miteinander, die gemeinsame Arbeit wie auch das langfristige Bestehen. Dabei profitieren zahlreiche Bereiche und Prozesse von guter interner Kommunikation. 

Wie fördert interne Kommunikation die Zusammenarbeit?

Effektive interne Kommunikation erleichtert die Koordination zwischen Einzelnen, Teams und Abteilungen. Sie kann auch die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit entscheidend fördern. 

Ein Beispiel: Regelmäßige Stand-ups

10 Minuten Kurz-Meetings in kleiner Runde am Morgen bringen alle auf den neuesten Stand. Zudem ermöglichen solche kurzen Updates im Team, Synergie-Effekte zu nutzen, Aufgaben zu verteilen oder Peaks der Auslastung bei Einzelnen gemeinsam abzumildern. Darüber hinaus profitiert der oder die Vorgesetzte von einem direkten Überblick über den Status der aktuellen Projekte und nicht zu vernachlässigen, über die Stimmung im Team. Diese profitiert zusätzlich vom regelmäßigen Miteinander und dem „Gehört werden“.

Lebhafte Diskussionen zu berüchtigten Fragen wie „Butter unter Nutella: Bombastisch oder bäh?“ lockern nicht nur die Stimmung. Warm-ups bringen vor allem den Geist auf Trab, entfesseln Kreativität und tragen dazu bei, dass aus einer Gruppe von zufällig zusammen arbeitenden Menschen ein echtes Team wird. Danach geht es effizient weiter mit den aktuellen Projekten: So gelingt das anschließende Update mit mehr Schwung und die Arbeit profitiert. Der kurze „Ausflug“ in ein nicht mit der Arbeit verwandtes Thema zu Beginn bringt so maximale Effizienz.

Wie hilft interne Kommunikation bei der Krisenbewältigung

Ob Einbrüche der Lieferketten, politische Umbrüche oder Cyber-Kriminalität: In Krisenzeiten jeder Art ist eine schnelle und klare interne Kommunikation entscheidend, um Gerüchte zu vermeiden, Maßnahmen optimal zu koordinieren und Ihr Unternehmen stabil zu halten. Die externe Kommunikation sattelt in einem solchen Fall auf der internen Kommunikation auf. 

Beispiel: Krisenkommunikationsplan

Wenn alle Informationen stets nur vom CEO verteilt werden, kann diese Person schnell zum Nadelöhr werden. Besonders in einer krisenhaften Situation wie nach einer Cyber-Attacke kann dies zu Verlust von Zeit oder Effizienz führen. Daher empfehlen wir, schon im Vorfeld einen Krisenkommunikationsplan zu entwickeln.

Ein solcher Krisenkommunikationsplan ist ein wesentlicher Bestandteil des Krisenmanagements und sollte folgende Elemente enthalten:

• Ziel & Prozesse: Definition der Ziele des Plans und der Prozesse, die im Krisenfall zu befolgen sind
• Verantwortlichkeiten & Team: Festlegung der Verantwortlichkeiten und des Teams, das für die Krisenkommunikation zuständig ist.
• Interne Kommunikations-Regelungen: alle Vorgaben, wie Mitarbeitende über Krisen informiert werden und wie diese gegebenenfalls mit Anfragen durch Partner, Kunden, Bürger*innen oder Medien umgehen sollen
• Kontaktlisten: Aktuelle Listen mit Kontaktdaten aller relevanten Personen und Organisationen
• Anleitungen & Checklisten: Praktische Anleitungen und Listen zur Unterstützung bei der Umsetzung des Krisenkommunikationsplans

Diese Elemente stellen sicher, dass Ihre Organisation im Krisenfall schnell und effizient reagieren kann, um den Schaden zu minimieren und eine klare, konsistente Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Sie wollen mehr erfahren, wie ein Business Messenger Ihre Krisenkommunikation optimiert? Laden Sie unser kostenloses Whitepaper herunter! 

Unser Tipp: Geben Sie auch dem Team die Chance, zu loben. Es empfiehlt sich in einem solchen Kanal, im Gegensatz zu einem Broadcast für Updates der Geschäftsleitung, Kommentare und Emojis zu erlauben, durch die das Gefühl der Anerkennung zusätzlich multipliziert und verstärkt wird.

Wie optimiert interne Kommunikation den Wissensaustausch?

Ein gut strukturiertes Intranet kann als zentrale Anlaufstelle für Informationen dienen und den Wissensaustausch im Unternehmen fördern. So bleiben alle Mitarbeitenden optimal informiert und können effizienter arbeiten.

Ein Beispiel: Intranet und Blended Learning

Immer nur lesen? Endlos lange Textwüsten, gar? Das verspricht leider wenig Lernerfolg. Deutlich effizienter ist die Online-Lernmethode Blended Learning: Dabei verbinden Arbeitgeber die Inhalte ihrer Schulungen mit Tests à la „Wie fit bist Du in Excel?“ oder „Das Einmaleins der internen Kommunikation“ auf ihrer Wissensplattform. Dadurch hat jede*r den eigenen Lernfortschritt im Blick und kann Schwachstellen identifizieren. So sind die Lernenden direkt motivierter und der Lerneffekt deutlich stärker.

Unser Tipp: Mix it up! Eine Mischung von Formaten und Medien sichern Ihren wichtigen Inhalten mehr Aufmerksamkeit und ermöglichen auch verschiedenen Lern-Typen besseres Verständnis und leichteres Lernen. Gestalten Sie auch den Zugang einfach, um Beispiel über einen „Learning“-Channel in der Kommunikations-Plattform Ihrer Wahl, wo Sie mit Ankündigungen und Reminder, aber auch Erfolgsmeldungen hohes Commitment Ihrer Angestellten erreichen können. 

Wie hilft interne Kommunikation beim Umgang mit dem demografischen Wandel? 

Angesichts des demografischen Wandels ist es wichtiger denn je, das immense Wissen und die wertvolle Erfahrung älterer Mitarbeiter zu bewahren. 

Exkurs: Der demografische Wandel & der Fachkräftemangel

Die Bevölkerung in Deutschland ändert sich in den letzten Jahrzehnten durch den Rückgang der Geburtenzahlen drastisch. Zwei Zahlen verdeutlichen die Kluft zwischen früheren und heutigen Jahrgängen vielleicht am deutlichsten: 1964 wurden in Deutschland (BRD und DDR) 1,64 Millionen Neugeborene erfasst. Im Jahr 2022 gab es hingegen insgesamt nur noch rund 738 800 Lebendgeburten hierzulande. Was für ein Unterschied! 

Die Folge ist eine rasant beschleunigende Überalterung der Gesellschaft. Deren Auswirkungen auf die Gesellschaft, das Sozialwesen und auch die Wirtschaft sind gewaltig. Und verstärken sich immer weiter. Durch den Renteneintritt der Babyboomer werden dem Arbeitsmarkt viele verdiente Fachkräfte mit immensem Wissen verloren gehen. Die kommenden Jahre werden den Fachkräftemangel, der bereits jetzt viele Firmen plagt, erneut dramatisch steigern: Die Kohorte der Babyboomer (*1955 bis 1969) kann dann abhängig von ihrem Geburtsjahr, dem steigenden Renteneintrittsalter und anderen Faktoren abschlagsfrei in Rente gehen. 

Um der gewaltigen Herausforderung durch demografischen Wandel zu begegnen und dem Verlust von wertvoller Expertise entgegenzuwirken, braucht jedes Unternehmen eine Strategie. Ein integraler Bestandteil derer ist die interne Kommunikation und der Wissenstransfer von den scheidenden Fachkräften zu den wenigen Nachrückenden. Smarte, nachhaltige Mentoring-Programme, bei denen erfahrene Mitarbeiter ihre wertvolle Expertise an jüngere Kollegen weitergeben, sind also entscheidend für den weiteren Erfolg Ihrer Organisation. 

Ein Beispiel: Generationsübergreifende Buddy-Systeme

Mischen Sie bewusst Tandems von Kolleginnen und Kollegen, die verschiedene demografische Merkmale wie Alter, aber auch unterschiedliche Erfahrungen und Fähigkeiten mitbringen. So kann nicht nur Wissen in beide Richtungen transferiert werden, die gegenseitige Achtung steigt auch und die Arbeit profitiert von neuen, kollaborativen Ansätzen. Hier ist das richtige Händchen gefragt – diese Methode wird nicht funktionieren, wenn eine*r der Beteiligten nicht willens oder fähig ist, über den eigenen Schatten zu springen und Neues vom Anderen anzunehmen. Ein guter Weg, um hier mehr Erfolg und mehr Vermischung der verschiedenen Standpunkte, Talente und Fähigkeiten zu erreichen, ist auch eine Rotation der Tandem-Partner*innen.

Sie sehen, interne Kommunikation spielt in jedem Bereich Ihres unternehmerischen Wirkens eine entscheidende Rolle. Diese richtig zu gestalten, ist eine Herausforderung – aber machbar! Das Wichtigste: Behalten Sie stets alle von interner Kommunikation betroffenen Personen und Gruppen im Blick. Schauen wir uns diese Stakeholder der internen Kommunikation doch mal genauer an! 

Wer sind Stakeholder der internen Kommunikation?

Interne Kommunikation ist was für Mitarbeitende. Stimmt. Aber wer mischt eigentlich wirklich alles mit, wenn es um interne Kommunikation geht? Alle, die Stakeholder sind, also ein berechtigtes Interesse am Verlauf oder Ergebnis des Prozesses haben.

1. Mitarbeitende 

• sind die primären Empfänger*innen der internen Kommunikation
• Tragen wesentlich zum Informationsfluss bei

2. Führungskräfte

• Schlüsselrolle in der Entwicklung von internen Kommunikationsstrategien
• sind entscheidend für die Verbreitung der Botschaften

3. Management

• Das obere Management setzt die Richtung der internen Kommunikation fest
• ist verantwortlich für die Übermittlung von Visionen und Zielen

4. HR-Abteilung

• Support für Management bei kritischer interner Kommunikation
• oft für Koordination und Umsetzung von Maßnahmen zuständig

5. Interne Multiplikatoren

• Dazu gehören Meinungsführer*innen, Betriebsräte oder andere Schlüsselpersonen
• verbreiten Informationen innerhalb des Unternehmens

6. IT-Abteilung

• Sie stellt die technische Infrastruktur für die Kommunikation bereit
• unterstützt bei der Implementierung von Kommunikations-Tools wie Business Messaging Apps

So schnell kommen in der internen Kommunikation also doch einige Köchinnen und Köche zusammen. Damit der Brei nicht verdorben wird, brauchen Sie in Ihrem Unternehmen eine klare Aufteilung der Verantwortlichkeiten und eine gelungene Strategie. Wie Sie diese Schritt für Schritt entwickeln, beleuchten wir nun genauer.

Wie entwickle ich eine Strategie für die interne Kommunikation im Unternehmen?

Kleine Firmen oder Start-ups gehen oft völlig im Aufbau der Firma und dem täglichen Workload auf. Anfangs ist die interne Kommunikation dann oft sehr hemdsärmelig, direkt und fast schon demokratisch anmuten: Alle reden mit allen über alles. 

Spätestens, wenn ein Unternehmen jedoch Erfolg hat und einen größeren Personalstamm aufbaut, wird dieser Ansatz unpraktisch: Ungesteuerte und strategielose interne Kommunikation kostet Ressourcen – und oft auch Nerven. 

Daher lohnt es sich, schon früh eine Strategie zur internen Kommunikation zu entwickeln. Ob in kleinen, mittelständischen oder großen Organisationen gilt: Die interne Kommunikation sollte stets effizient sein. Dafür bedarf es klare Verantwortlichkeiten und einfache Richtlinien.

Entscheidend ist zudem, Ihre interne Kommunikation regelmäßig auf den Prüfstand zu stellen. Was vor Jahren gut funktioniert hat, kann durch neue Personalstrukturen, andere Projekte oder die Entwicklungen in der Welt obsolet oder ineffizient werden. Ein Blick auf die aktuellere Geschichte belegt dies eindrucksvoll: Welche Firma kommuniziert 2024 noch so wie vor dem Ausbruch der Corona-Pandemie 2020?

Schritt für Schritt zu Ihrer Kommunikations-Strategie 

So gehen Sie vor, um eine für Ihre Firma passende Art und die richtigen Mittel zur Kommunikation mit Ihrer Belegschaft zu finden.

1. Grundlagenarbeit

Machen Sie sich mit der Bedeutung und den Grundlagen der internen Kommunikation vertraut, ehe Sie starten. Das spart Ihnen später Zeit, versprochen! 

2. Analyse des Status Quo

• Führen Sie eine gründliche Bestandsaufnahme durch:
• Wie läuft Ihre interne Kommunikation gerade ab?
• Welche Probleme gibt es?
• Was sind die Schwächen und Stärken des Status Quo?

3. Brainstorming: Bausteine Ihrer internen Kommunikation
Sammeln Sie Ziele, Ideen und Ansätze für Ihre Strategie. Wir empfehlen dies gemeinsam mit anderen zu tun, zum Beispiel den Führungskräften Ihrer Organisation, Fachleuten für Kommunikation aus dem Marketing oder Vertreter*innen Ihrer Personalabteilung.

4. So formulieren Sie Ihre Kommunikations-Strategie

Jetzt ist es Zeit, die entscheidende Frage zu beantworten: Wer kommuniziert was wann wie an wen? 

Hier helfen oft Organigramme oder das Erstellen einer Übersicht in einem Online-Whiteboard, um den Überblick zu bewahren. Sie sind der erste Schritt, ehe Sie die wichtigsten Punkte niederschreiben.

Unser Tipp: Wenn Sie Ihre Strategie festzurren, beachten Sie, dass diese Leitlinie von verschiedenen Stakeholdern wie Führungskräften, Marketing und anderen genutzt wird. Es gilt also der goldene Grundsatz: So ausführlich wie nötig, so knapp wie möglich. Die Integration von Checklisten, Tipps, To-Dos und Ähnlichem erleichtert nicht nur das Lesen, sondern garantiert auch eine bessere Verinnerlichung dieser wichtigen Strategie Ihrer Organisation.

5. Finden Sie das geeignete Tool für Ihre interne Kommunikation

Suchen Sie geeignete Business Messenger Apps für Ihre Branche, Unternehmensgröße und Bedürfnisse, indem Sie Whitepaper und andere Angebote prüfen. Achten Sie dabei auch besonders auf die Eignung Ihrer neuen Kommunikations-Lösung für Krisenfälle. Mehr dazu erfahren Sie auch in diesem kostenlosen Whitepaper zur Krisenkommunikation!

Wenn Sie Ihr künftiges Kommunikations-Tool wählen, empfehlen wir Ihnen zudem einen Blick in unser Whitepaper „Business Messenger für eine sichere Kommunikation„.

Wie definiere ich die Bausteine der internen Kommunikation? 

Hier geht es nun an die Details: Wir empfehlen Ihnen hierzu einen Workshop abzuhalten und gemeinsam mit Ihrem Team oder auch externen Profis all diese Fragen en détail zu diskutieren. Die nun folgenden „Bausteine der internen Kommunikation“ decken dabei alle wesentlichen Bereiche mit Detailfragen ab.

1. Was ist Inhalt der internen Kommunikation?

• Was kommunizieren wir intern mit unseren Mitarbeitenden?
• Und ebenso entscheidend: Was kommunizieren wir als Firma nicht mit dem Team? 
• Wie sieht es zum Beispiel bei der internen Kommunikation, interner Updates zu aktuellen Entwicklungen oder bei der Kommunikation von Unternehmenszahlen aus?

2. Wer sind die Absender*innen interner Kommunikation?

• Wer kommuniziert was? 
• Ist stets die CEO die Absenderin? 
• Fungieren die Abteilungsleiter*innen als Sprachrohre der Geschäftsführung? 
• Wann können einzelne Mitarbeitende ohne Führungsverantwortung zum Beispiel den Status eines Projekts oder einen Erfolg kommunizieren? 

3. Wer sind die Empfänger*innen interner Kommunikation?

• Welche Daten und Fakten kommunizieren wir mit der Belegschaft? 
• Erfahren alle Kolleginnen und Kollegen immer alles oder gibt es Untergruppen? 
• Welche Informationen sind nur der Führungsebene vorbehalten? 
• Was kommunizieren wir mit dem Team, aber auf einem öffentlichen Kanal wie der Firmenwebseite? 

4. Welcher Stil prägt unsere interne Kommunikation?

• Wie kommunizieren wir in der Firma? 
• Wie präsentieren wir das Wesen unseres Unternehmens, unsere Werte und Ziele intern und extern? Hier ist ein Wording Guide ein sehr gutes Mittel der Wahl. 
• Wie sprechen, wie schreiben wir? 

5. Welche Wege und Tools setzen wir für unsere interne Kommunikation ein?

• Wie gehen wir sicher, dass alle Kolleginnen und Kollegen alle relevanten Informationen erhalten und beherzigen?
• Wie verläuft die Informationskette bei Problemen? 
• Wer kommuniziert im Notfall was mit wem? 
• Welche Tools setzen wir ein: Schreiben wir alles per Mail? Oder in einem Business Messenger wie Teamwire?

Wenn Sie all diese Fragen geklärt haben, lohnt sich ein intensiverer Blick auf das „Wie” einer gelungenen internen Kommunikation.

Was sind die wichtigsten Tipps für gelungene interne Kommunikation

Kommunizieren? Das tun wir alle jederzeit. Und wir alle kennen Fälle, in denen das leider schiefgegangen ist. Besonders bei Texten oder Nachrichten an viele Empfänger*innen können leicht Missverständnisse auftreten. 

Diese 9 Tipps helfen Ihnen, Ihre firmeninterne Kommunikation optimal zu gestalten.

1. Kommunizieren Sie intern klar und verständlich

Ihre interne Kommunikation sollte eindeutig und für alle verständlich sein. Komplexe Informationen sollten gegebenenfalls vereinfacht und Schlüsselbotschaften hervorgehoben werden, um sicherzustellen, dass jede*r die Nachricht korrekt interpretiert.

2. Kommunizieren Sie intern zweckmäßig und zielgerichtet

Jede Kommunikationsmaßnahme sollte einen klaren Zweck haben. Sie wollen die Belegschaft über Veränderungen informieren? Wissen vermitteln? Feedback sammeln? Die Intention hinter der Nachricht stets deutlich zu formulieren, ist entscheidend. Richten Sie sich nach diesem Kompass aus und beugen Sie so Missverständnissen vor. 

3. Transparenz ist das Zauberwort – und Balance

Eine offene Kommunikationskultur fördert das Vertrauen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Transparenz bei Entscheidungen und Unternehmensprozessen ermöglicht es den Einzelnen, sich stärker mit dem Unternehmen verbunden zu fühlen. Dies trägt zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei. Hier gilt es eine kluge, für Ihre Organisation individuelle Balance zwischen Transparenz und Diskretion bei Informationen, die eben nicht für alle bestimmt sind, zu entwickeln. Gehen Sie sicher, dass alle Führungskräfte diese Balance beachten. 

4. Etablieren Sie regelmäßige Kommunikation

Konstante und vorhersehbare Kommunikation hilft Ihnen dabei, Unsicherheiten zu vermeiden und die Mitarbeiterbindung zu stärken. Regelmäßige Updates über Unternehmensnachrichten und -entwicklungen halten die Mitarbeiter informiert und engagiert. Auch Synergie-Effekte zwischen den Abteilungen können dadurch gefördert werden, wenn jede Abteilung regelmäßig Highlights und ihre wichtigsten Projekte vorstellt. 

5. Schaffen Sie Raum für eine gelungene Zwei-Wege-Kommunikation

Interne Kommunikation sollte keine Einwegstraße sein. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die wertvolle Möglichkeit, Feedback zu geben und an Diskussionen teilzunehmen. So fördern Sie das Gefühl der Wertschätzung – und gewinnen im besten Fall wertvolle Impulse und spannende Einsichten für Ihr Management.

6. Passen Sie Ihre interne Kommunikation an Ihre jeweilige Zielgruppe an

Nicht jede Nachricht ist für jede*n relevant. Schneiden Sie Ihre interne Kommunikation entsprechend auf verschiedene Zielgruppen im Unternehmen zu. SO können Sie sicherstellen, dass die Informationen für die Empfänger*innen relevant und nützlich sind.

7. Betrachten Sie interne Kommunikation als Teil Ihrer Gesamtstrategie

Behandeln Sie Ihre interne Kommunikation, von der strategischen Ausrichtung bis hin zur einzelnen Botschaft, stets als ein wichtiges Puzzlestück Ihrer Geschäftsstrategie. So erreichen Sie, dass Ihre interne Kommunikation eine Einheit mit den anderen Zielen Ihrer Organisation bildet und proaktiv dazu beiträgt, die Unternehmensziele zu erreichen und die Unternehmenskultur zu stärken.

8. Nutzen Sie verschiedene Kanäle für Ihre interne Kommunikation

Durch die Verwendung verschiedener Kommunikationskanäle – von E-Mails über Intranet bis hin zu sozialen Medien – können Sie für Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Sie Ihre Mitarbeitenden auf vielfältige Weise erreichen.

Denn diese sind sehr unterschiedlich: Manche präferieren es, sich im Detail einzulesen, anderen reicht ein grober Überblick. Die eine liest lieber, der nächste hat mehr Aufnahmekapazität für Videos der Geschäftsleitung. 

Unser Tipp: Für Sie mag sich die Kommunikation interner Themen auf verschiedenen Kanälen wie eine lästige Dopplung anfühlen – aber Ihre Mitarbeitenden und Ihre Ziele werden davon profitieren. Es ist die Mühe wert, versprochen! 

9. Messen Sie den Erfolg Ihrer internen Kommunikation 

Definieren Sie im Vorfeld KPI (Key Performance Indicators) für Ihre interne Kommunikation, um deren Wirksamkeit zu bewerten und bei Bedarf Ihre Strategie anpassen zu können. Dies ermöglicht es, die Wirksamkeit der Kommunikationsstrategien zu bewerten und kontinuierlich zu verbessern.

Wie messe ich den Erfolg meiner internen Kommunikation?

Nutzen Sie regelmäßig erfasste KPIs. Diese Key Performance Indicators sind Leistungskennzahlen. Sie können diese Metriken verwenden, um die Effektivität, Effizienz und den Erfolg Ihres Unternehmens, einer Abteilung oder einzelner Prozesse zu messen.

Dies ermöglicht Ihnen die zahlenbasierte Bewertung einer Aktion oder einer Entwicklung. Für jeden Bereich sind andere KPI angeraten, aber werfen wir einen Blick auf gute KPI für interne Kommunikation. 

Was sind KPIs für interne Kommunikation?

1. KPI: Mitarbeiterengagement

• Wie sehr beteiligen sich Ihre Mitarbeitenden an der internen Kommunikation? 
• Wie bringen sich die Kolleginnen und Kollegen ein? 
• Gibt es spannende Impulse der Mitarbeiter*innen?

2. KPI: Feedback-Rate

• Wie häufig erhalten Sie Feedback von der Belegschaft?
• Welche Qualität hat dieses? 

3. KPI: Erreichbarkeit

• Wie gut sind Ihre Mitarbeitenden erreichbar?
• Gibt es Unterschiede zwischen verschiedenen Abteilungen oder Standorten? 

4. KPI: Verständnis der Unternehmensziele

• Wie bekannt und verinnerlicht sind die Ziele Ihrer Organisation?
• Finden sich die Unternehmensziele sollten sich auch im täglichen Handeln der Mitarbeitenden wieder?
• Werden sie bei Bedarf zur Orientierung bei schwierigen Fragen genutzt?

5. KPI: Mitarbeiterzufriedenheit

• Sind die Mitarbeitenden zufrieden mit den verwendeten Kommunikations-Werkzeugen und -plattformen?
• Wie bewerten Ihre Angestellten die Kommunikation innerhalb des Unternehmens?
• Wie wird die Möglichkeit, Ideen einzubringen und (auch negatives) Feedback zu geben, wahrgenommen? 

Wenn Sie diese KPI für interne Kommunikation im Blick behalten, können Sie Ihre Strategie und deren Ausführung regelmäßig auf den Prüfstand stellen. Außerdem können Sie Probleme bei der internen Kommunikation frühzeitig entdecken und beheben, ehe diese Ihrem Unternehmen schaden.

Was sind häufige Probleme der internen Kommunikation?

Vom kleinen Start-up über den mittelständischen Handwerksbetrieb bis hin zum Großkonzern: Die Effizienz Ihrer internen Kommunikation entscheidet mit, wie effizient Ihre Kolleginnen und Kollegen arbeiten. Und in Unternehmen jeder Größe, von Branchen von der Polizei bis zur Logistik, können die folgenden häufigen Probleme bei der internen Kommunikation auftreten. Wie wichtig es ist, diese zu erkennen und in den Griff zu bekommen, zeigen aktuelle Zahlen: Bis zu 57% der Arbeitszeit wird für Kommunikation verwendet. Wenn es da hakt, leiden also schnell viele Bereiche und Prozesse.

Probleme der internen Kommunikation #1

Ihre Firma hat die Digitalisierung verschlafen

Alle sind immer online? Keineswegs, und doch kommt heute kein Unternehmen mehr darum herum, sich dem digitalen Wandel zu öffnen. Denn die Ansprüche der Kundinnen und Kunden, aber auch Ihrer Geschäftspartner*innen und Mitarbeitenden, erfordern es.

Was bedeutet Digitalisierung eigentlich? Sie definiert zunächst den Prozess der Umwandlung von analogen Informationen in digitale Formate. Daten, Prozesse, Werkzeuge und auch Aktivitäten werden in eine digitale Form überführt. Diese kann dann mittels Informationstechnologie bearbeitet, gespeichert und übertragen werden. 

Klingt einfach? Ja, und transformiert dennoch alle Bereiche unseres Lebens: Daher umfasst die Digitalisierung im weiteren Sinne zusätzlich die Integration digitaler Technologien in alle Bereiche des täglichen Lebens und der Wirtschaft. Dies führt zu tiefgreifenden Umwälzungen in der Art und Weise, wie wir als Gesellschaft funktionieren, kommunizieren und eben auch arbeiten.

Für Ihr Unternehmen bedeutet es eine Chance und eine Herausforderung in einem. Wenn Sie die Digitalisierung verschlafen, leidet unter anderem Ihre interne Kommunikation an den Folgen – und damit die Effizienz Ihrer Mitarbeitenden und Ihr Erfolg. Schlimmstenfalls kommt es sogar zu Schäden, weil Ihr Team den Mangel an digitalen Lösungen für den wichtigen Austausch von Informationen eigenmächtig kompensiert. 

Beispiel: Etablierung einer Schatten-IT

Ihre Teams kommunizieren eifrig und arbeiten gut? Super.
Sie tun dies mithilfe eines unsicheren, privaten Messengers, den Ihre IT-Abteilung nicht genehmigt hat? Risikoreich!

Exkurs: Was ist eine Schatten-IT?

Schatten-IT bezeichnet alle IT-Systeme und -Anwendungen, die in einem Unternehmen ohne das Wissen oder die Genehmigung der IT-Abteilung genutzt werden. Dies umfasst jedwede Software, Hardware oder andere IT-Ressourcen, die von Mitarbeitenden für ihre Arbeit eingesetzt werden, aber nicht offiziell vom Unternehmen genehmigt sind. 

Schatten-IT liegt zum Beispiel vor, wenn Ihre Mitarbeiter*innen

• ungenehmigt private Cloud-Speicherdienste wie Dropbox für die gemeinsame Nutzung von Arbeitsdateien verwenden
• unerlaubt persönliche Geräte wie USB-Laufwerke oder Smartphones mit dem Unternehmensnetzwerk verknüpfen, um auf Arbeitsmaterialien zuzugreifen
• unsichere Kommunikations-Tools wie Private Messaging Apps (WhatsApp, Signal …) für berufliche Zwecke verwenden, weil eine schnelle Absprache anders nicht möglich ist

Unser Tipp: Sehen Sie die Existenz einer Schatten-IT als Warnhinweis: Die Nutzerinnen und Nutzer unerlaubter Tools wie WhatsApp gefährden nicht nur Ihre Datenhoheit und Ihre Cyber-Sicherheit. Sie sind sich dieses Risikos jedoch oft nicht ausreichend bewusst. Vielmehr suchen sie eine praktikable Lösung, um einen Mangel in Ihrer internen Kommunikation auszugleichen. Sie haben hier also ein akutes Sicherheitsproblem, zugleich jedoch auch ein mangelndes Bewusstsein für das Thema Cyber-Sicherheit in Ihrer Belegschaft. Darüber hinaus zeigt Ihnen die Nutzung einer Schatten-IT, wie unerlaubter beruflicher Chat und Datenaustausch via WhatsApp, eine Lücke auf: Ihre Mitarbeitenden wünschen sich eine schnellere und einfachere Kommunikations-Lösung. Diese zur Verfügung zu stellen, auf einem sicheren und DSGVO-konformen Weg, liegt nun an Ihnen.

Weitere Informationen zur Schatten-IT finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Die Lösung gegen Schatten-IT

Wenn Ihr Team Schatten-IT nutzt, empfehlen wir diese Schritte:

1. Schatten-IT identifizieren

Verschaffen Sie sich eine Übersicht, welche von Ihrer IT-Abteilung nicht genehmigten Tools eingesetzt werden. Dies kann offen oder auch über eine anonyme Feedback-Stelle geschehen.

2. Anforderungen Ihres Teams klären
Definieren Sie alle Bedürfnisse Ihrer Angestellten, die zur Nutzung der Schatten-IT mit Anwendungen wie WhatsApp oder Dropbox geführt haben. Gestalten Sie dies als offenen Prozess, mit Beteiligung der Mitarbeitenden. Denken Sie dabei auch an weitere Nutzungsfälle und absehbare Entwicklungen wie neue Niederlassungen oder Projekte. Sonst stehen Sie vielleicht ein Jahr später wieder vor dem gleichen Problem.

3. Bieten Sie eine sichere Alternative zur Schatten-IT

Schaffen Sie in Abstimmung mit den IT-Profis ein Angebot, das die zuvor definierten wichtigen Bedürfnisse an Arbeits-Tools erfüllt und Ihren Teams einen optimalen Arbeitsalltag ermöglicht.

Beispiel für Schatten-IT: WhatsApp
Ob für die Pflegenden im Krankenhaus, die Mitarbeitenden des Jugendamts oder das Team eines Transport-Unternehmens: Schnell Daten auch zwischen mobilen Arbeitskräften auszutauschen, ist entscheidend für eine gute Zusammenarbeit. Was aber, wenn es dafür keinen legitimen, schnellen und sicheren Weg gibt? Schnell kommt bei Einzelnen die Idee auf, mal eben sensible Daten über eine private Messaging App wie WhatsApp auszutauschen. Welche Risiken dies für Ihre Organisation zum Beispiel im Hinblick auf die DSGVO birgt, erfahren Sie hier. 

Wie gehen Sie also am besten vor, wenn Sie nun den Einsatz von WhatsApp als Schatten-IT entdecken? Folgen Sie dem oben ausgeführten Schema.

1. Schatten-IT identifizieren ✅

2. Anforderungen Ihres Teams klären

• Warum benötigen Ihre Angestellten diesen Weg der Kommunikation? 
• Wo hakt es bei den bisherigen Wegen und Tools? 
• Wie könnten Sie die Kommunikation im Zuge einer Umstellung auf eine sichere Kommunikationsplattform weiterhin verbessern? 

Alles geklärt? Exzellent, dann kommt jetzt die praktische Umsetzung. ✅

3. Bieten Sie eine sichere Alternative zur Schatten-IT

Evaluieren Sie, welche Kommunikations-Lösung den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden entspricht. Wenn es sicher und mobil sein soll, empfiehlt sich ein Business Messenger. Durch diese werden alle Kommunikationsbedürfnisse erfüllt, wie die Mitarbeitenden es von privaten Apps wie WhatsApp gewohnt sind. Das ermöglicht ihnen den schnellen, gezielten und smarten Austausch von Informationen und Dateien. Dies vereinfacht die tägliche Arbeit und steigert die Zufriedenheit, Motivation und Effizienz Ihrer Teams.

Das Beste daran: Wenn Sie auf eine professionelle Lösung setzen, müssen Sie keinen Kompromiss bei der Sicherheit machen! Professionelle gute Business Messenger bieten Ihnen maximale Cyber-Sicherheit, Datenschutz und Datenhoheit.  ✅

💡Lese-Tipp

Sie wollen genauer wissen, welches Risiko die berufliche Nutzung von WhatsApp darstellt? Warum ein Business Messenger die richtige Lösung für Ihre interne Kommunikation ist? Und welche Anforderungen eine Business Messaging App erfüllen sollte? All das erfahren Sie in unserem kostenfreien Whitepaper “WhatsApp Alternativen” im Detail. 

Probleme der internen Kommunikation #2

Mangelnde Erreichbarkeit

Haben Sie Kolleginnen und Kollegen, die immer oder gelegentlich unterwegs arbeiten? Hat nicht jede*r im Team auch ein mobiles Endgerät wie ein Firmenhandy oder ein Laptop? Oder ermöglicht auch Ihr Unternehmen das beliebte „Work from Home“? Dann kennen Sie es: Nicht jede*r ist immer gut oder schnell erreichbar. 

Beispiel für mangelnde Erreichbarkeit: Immer alles per Mail

Wenn Sie Neuigkeiten nur per E-Mail versenden, kann dies schnell zu Problemen führen: Mitarbeitende ohne regelmäßigen E-Mail-Zugang sind vom Kommunikationsfluss abgeschnitten. Dies ist ein häufiges Problem im Gesundheitswesen und der Logistik, aber auch in zahlreichen anderen Branchen. 

Die Lösung gegen mangelnde Erreichbarkeit der Mitarbeitenden

Setzen Sie auf ein Kommunikations-Tool, das unkompliziert auch auf privaten Endgeräten installiert werden kann. Dieses Bring-Your-Own-Device-Prinzip (BYOD) bietet Ihnen zum Beispiel unsere Business-Messaging-Plattform Teamwire: Auf dem Smartphone oder Tablet des Mitarbeitenden wird die Teamwire App installiert – und doch bleibt die Datenkontrolle ganz bei Ihnen. Sie können festlegen, ob ein Kollege zum Beispiel Dateien herunterladen kann. Und falls jemand Ihr Unternehmen verlässt? Ermöglicht die Fernlöschung aller Daten auch dann hundertprozentigen Datenschutz und garantiert so Ihre Datenhoheit.

Probleme der internen Kommunikation #3

Informationsüberflutung

Informationen erreichen die Mitarbeitenden in zu hoher Frequenz, ohne Priorisierung oder in unübersichtlicher Form? Schnell schleichen sich Fehler ein, im Verständnis und dann auch in der Arbeit. 

Beispiel für Informationsüberflutung

Ein Blick ins Mailfach am Morgen und 17 interne Mails mit Updates warten? Vom geänderten Kantine-Plan, über das Geschenk für den scheidenden Kollegen und geänderte Deadlines für Projekte bis hin zur Umstrukturierung einer Abteilung? Dann besteht leider die Chance, dass die wichtigsten Informationen untergehen. 

Die Lösung gegen Informationsüberflutung

Setzen Sie auf eine Kommunikations-Lösung, die wichtige Beiträge als solche erkennbar macht. Bei Teamwire können Sie zum Beispiel Broadcasting-Chats nutzen, in denen nur ausgewählte Personen wie der CEO oder die Abteilungsleiterinnen posten können. Oder Sie pinnen Wichtiges oben im Chat fest, damit es stets auf einen Blick erkennbar ist.

Probleme der internen Kommunikation #4

Missverständnisse

Wer kennt es nicht: Egal, wie gut ein Text verfasst ist, Missverständnisse entstehen schnell. Und kosten die Beteiligten schnell Zeit und manchmal sogar Nerven. 

Beispiel für Missverständnisse

Die Geschäftsleitung verfasst eine Nachricht an alle, um über Engpässe in der Lieferkette zu informieren. Die darin gegebene und recht allgemeine Anweisung, sich auf den Engpass vorzubereiten, kann jedoch sehr verschieden interpretiert werden. Der Einkauf verstärkt so seine Bemühungen um Ersatz noch weiter, während die Disposition gleichzeitig versucht, die anstehenden Aufträge möglichst zu strecken. 

Die Lösung für Missverständnisse

Holen Sie Ihre Abteilungsleiter*innen früh ins Boot. Diese haben als Expertinnen und Experten auf ihren Fachgebieten nicht nur oft die besten Ideen, sondern können dann auch als Multiplikatoren in ihren Abteilungen dienen. Durch gemeinsame Runden aller Führungskräfte können Sie zudem Silo-Denken entgegenwirken, das wertvolle Synergie-Effekte unterdrückt.

Unser Tipp: Denken Sie sich in die unterschiedlichen Zielgruppen ein. Eine Nachricht kann sehr verschiedene Auswirkungen haben, wenn Sie in einer Branche mit vielen diversen Jobs arbeiten wie Fertigung und Produktion. Eventuell ist ein eigener Channel in einem Business Chat wie Teamwire pro Abteilung die bessere Option, um gewichtige Neuigkeiten effizient und wirksam zu teilen?

Probleme der internen Kommunikation #5

Mangelnder Dialog

Sie senden Informationen – aber die Antworten erreichen Sie nicht? Wenn Ihre Mitarbeitenden Sie nicht leicht und für alle sichtbar mit Fragen oder Vorschlägen erreichen können, kann dies schnell zum Problem werden. 

Beispiel für mangelnden Dialog

Angenommen, Sie informieren über Umwälzungen und eine Neustrukturierung in der Geschäftsleitung, indem Sie die Information in einem Chat ohne Antwortmöglichkeit (Broadcast) posten oder eine Mail senden. Und dann? Stille im Wald. Ist dann alles klar und läuft gut? Weiß wirklich jede*r wie in jedem Fall nun die Zuständigkeiten verlaufen? Vielleicht, aber allzu oft schwelen stattdessen Missverständnisse und führen zu Problemen. 

Die Lösung gegen mangelnden Dialog

Etablieren Sie bewusst und auch schon im Vorfeld allgemeine Kanäle für Feedback, Ideen oder Bedenken. So beugen Sie Missverständnissen vor und sammeln zugleich spannendes Feedback und großartige Impulse ein. Zudem haben Sie den Finger auf dem Puls Ihres Unternehmens, was Ihre interne Kommunikation und Ihre Strategie der Mitarbeiterführung optimiert.

Probleme der internen Kommunikation #6

Nicht zielgerichtete Kommunikation

Sie schicken “One size fits all”-Nachrichten zu wichtigen Themen? Das kann problematisch sein.

Beispiel für nicht-zielgerichtete interne Kommunikation

Eine wichtige Nachricht für die IT-Abteilung informiert über Probleme bei einem Servicepartner. Dadurch, dass Sie dies in den Channel für alle posten, lesen jedoch auch ihre Marketing-Fachleute, die Pflegenden oder die Kraftfahrer*innen mit. Manche*r fragt vielleicht sogar nach, ob und wie dies die jeweilige Abteilung betrifft. Im Nu kostet die allzu allgemein versendete Nachricht viel Arbeitszeit. Wie gravierend diese Art der “Ablenkung” sein können? Sehr, immerhin geben 68% der Befragten einer aktuellen Studie an, nicht ungestört arbeiten zu können. 

Die Lösung gegen nicht-zielgerichtete interne Kommunikation

Setzen Sie auf eine Kommunikations-Plattform, die Ihnen das gezielte Adressieren einzelner Personengruppen ermöglicht.

Unser Tipp: In der Teamwire-App können Sie beispielsweise “Kreise” anlegen – und dann ganz gezielt Ihre Belegschaft nur im jeweiligen Kreis ansprechen. Ob nach Abteilungen, Funktionen oder Projekten sortiert, ob “Führungskräfte“, “Logistik Nord” oder “Springer” – Ihre Nachricht erreicht die richtigen Empfänger*innen. Und zwar nur diese, wodurch andere wiederum Zeit und Ressourcen sparen.

Wie verbessere ich die interne Kommunikation?

Sie sehen: Auf vielfache Art und Weise kann unzureichende interne Kommunikation den Betriebsfrieden und die Produktivität beeinträchtigen, schlimmstenfalls sogar die Loyalität der Mitarbeitenden. Dementsprechend ist interne Kommunikation nicht nur in großen Konzernen ein Thema: Auch Behörden, Organisationen sowie kleine und mittelständische Unternehmen vom Start-up bis zum Meisterbetrieb im Handwerk kommunizieren automatisch über Ziele, Werte und Entwicklungen mit der Belegschaft. 

Aber was, wenn es in der internen Kommunikation hakt? Dann können Sie die folgenden Schritte implementieren. 

1. Entwickeln Sie eine passende Strategie

Schaffen Sie eine professionelle Konzeption, die auf einer gründlichen Analyse basiert und klare Strategien und operative Planungen umfasst. Zahlreiche Tipps dazu finden Sie weiter oben in diesem Leitfaden.

2. Fördern Sie Vertrauen & Offenheit

Schaffen Sie eine Kultur des Vertrauens und der Offenheit, um eine effektive Kommunikation zu ermöglichen.

3. Bieten Sie regelmäßige Updates

Stellen Sie sicher, dass Sie oder Ihre Multiplikatoren wie Marketing, HR oder Führungskräfte wichtige Informationen und Veränderungen regelmäßig an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommunizieren.