Warum WhatsApp, Signal & Co. keine Option für sichere Behördenkommunikation sind

Diese 7 Anforderungen muss sichere Behördenkommunikation erfüllen

Was braucht es also, um Kommunikation auf Behördenniveau wirklich sicher, DSGVO-konform und effizient zu gestalten?

Die folgenden sieben Punkte bieten eine klare Orientierung:

1. Modernste Verschlüsselung ohne Hintertüren

Vertraulichkeit ist nicht verhandelbar. Nur wenn alle Nachrichten, Dateien und Anrufe konsequent verschlüsselt sind und keine Anbieter-Backdoors existieren, kann sensible Kommunikation geschützt werden.

2. Metadatensparsamkeit

Nicht nur Inhalte sind kritisch. Auch Metadaten wie „Wer kommuniziert wann mit wem?“ sagen viel aus. Eine Lösung für sichere Behördenkommunikation muss auch bei der Erfassung und Analyse von Metadaten auf das Nötigste beschränkt sein.

3. Verlässliche Authentifizierung

Sicherheitsrelevante Kommunikation erfordert klare Identitäten. Nur mit verifizierten Nutzenden – etwa über Single Sign-on oder Anbindung an zentrale Verzeichnisdienste – kann sichergestellt werden, dass niemand unbemerkt Zugang erhält.

4. Mobile Device Management (MDM) und zentrale Verwaltung

Geräte in Behörden und Organisationen müssen zentral konfiguriert, gesperrt, gelöscht oder mit Nutzungsrichtlinien versehen werden können. Das geht nur mit einer zentralen Administration und idealerweise der Unterstützung einer MDM-Plattform.

5. Archivierung und Dokumentation

Revisionssichere Kommunikation ist Pflicht, sei es für Prüfungen, Nachweise oder öffentliche Transparenz. Messenger ohne Export- oder Archivierungsfunktionen fallen hier durch.

6. Speicherfristen und Retention Policies

Daten dürfen nicht endlos vorgehalten oder ungeregelt gelöscht werden. Rechtssichere Kommunikation bedeutet: definierte Speicherfristen, automatische Löschkonzepte und klar dokumentierte Datenspeicherung.

7. Hosting in der EU für echte Datensouveränität

Eine zentrale Voraussetzung für vertrauenswürdige Kommunikation ist, dass alle Daten in Europa bleiben. Nur so kann DSGVO-Konformität garantiert werden. Noch besser: Hosting in einem ISO-27001-zertifizierten, BSI-C5-konformen Rechenzentrum.

Datensouveränität ist kein Nice-to-have für sichere Behördenkommunikation, sondern strategisch notwendig

Die Diskussion um die Unabhängigkeit Europas von US-Cloud-Diensten hat durch Gesetze wie den CLOUD Act, die Einschränkung des PCLOB und die Folgen der Schrems-II-Entscheidung eine neue Dringlichkeit bekommen.

Wer heute als Behörde oder kritische Einrichtung auf Messaging-Dienste setzt, die nicht europäischer Regulierung unterliegen, setzt sich nicht nur Compliance-Risiken aus, sondern riskiert auch Kontrollverlust über sensible Informationen.

Es geht also nicht nur um Datenschutz. Es geht um staatliche Souveränität, digitale Resilienz und die Glaubwürdigkeit öffentlicher Kommunikation. Gerade in sicherheitsrelevanten Bereichen ist das entscheidend.

Teamwire: Entwickelt für sichere Behördenkommunikation

Teamwire wurde mit einem klaren Ziel entwickelt:

Behörden, KRITIS-Betreiber, BOS und das Gesundheitswesen mit einer Messaging-Lösung auszustatten, die alle Anforderungen an Sicherheit, Steuerbarkeit und EU-Datensouveränität erfüllt.

Die Teamwire-Software garantiert:

• 100 % datenschutzkonforme und sichere Kommunikation. Ihre sensiblen Daten bleiben vor möglichen Datenschutzverstößen und Compliance-Risiken geschützt.
• Modernste Verschlüsselung ohne Kompromisse, sodass Nachrichteninhalte nicht von Dritten eingesehen werden können.
• Metadatensparsamkeit, damit wirklich nur die nötigsten Informationen gespeichert werden.
• Professionelles Rollen- und Nutzermanagement durch zentrale Administration. So bleiben alle Daten und Informationen in einer Hand und zentral verwaltet. Vollständig MDM-fähig.
• EU-zertifiziertes Hosting (ISO 27001 und BSI C5) und Made in Germany, wodurch die Kontrolle in europäischen Händen bleibt.
• Rechtskonforme Archivierung für klare Nachvollziehbarkeit.
• Drittsysteme wie CMS- oder ERP-Systeme können einfach integriert werden. Genauso wie HR- oder Projektmanagement-Tools und Chatbots. So arbeiten Sie nahtlos mit allen Anwendungen.
• Föderationsfähig für organisationsübergreifende, sichere Zusammenarbeit, ohne auf unsichere Drittanbieterdienste angewiesen zu sein.

Teamwire ist aber nicht nur eine sichere Lösung – sondern auch eine komfortable. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv, der Support persönlich, die Umsetzung individuell skalierbar. Viele Behörden wie die Polizei, kommunale Verwaltungen oder medizinische Dienste setzen bereits heute konsequent auf Teamwire.

Es gibt hilfreiche Features, die speziell für die genannten Zielgruppen entwickelt wurden und deren Arbeitsalltag erleichtern.

Sichere Behördenkommunikation: Höchste Zeit für einen Richtungswechsel

Die Herausforderungen der modernen Behördenkommunikation lassen sich nicht mehr mit Consumer-Messengern lösen. Wer Verantwortung trägt, braucht ein Werkzeug, das Sicherheit, Kontrolle und Rechtskonformität nicht dem Zufall überlässt.

Teamwire ist die Lösung für Organisationen, die keine Kompromisse machen wollen – weder bei der Nutzerfreundlichkeit noch bei der Sicherheit.

Lernen Sie Teamwire kennen und starten Sie mit einer kostenlosen Demo oder werfen Sie einen Blick in unsere Case Studies.

➡️ Hier geht’s zu den Case Studies.

➡️ Hier Demo buchen.