Messenger Netiquette: 12 Regeln für eine gute Kommunikation und Kollaboration

Aus der Praxis wissen wir, dass die Messaging-Kommunikation aufgrund der kurzen Textnachrichten auch manchmal missverständlich sein kann. Die richtige Einführung eines Tools ist insofern nicht das einzige Erfolgskriterium. Deshalb verraten wir Ihnen heute wie eine erfolgreiche Messenger Netiquette in der Praxis aussieht.

Teamwire, Jan 27 2023

Was ist eine “Netiquette” und woher kommt der Begriff?

Um eine Messenger Netiquette zu definieren, müssen wir uns zunächst mit der allgemeinen Definition von Netiquette beschäftigen: Eine Netiquette erläutert grundsätzlich Verhaltensregeln für einen guten, respektvollen und angemessenen Umgangston in der Kommunikation. Es geht dabei primär um die Kommunikation im Internet und die Regeln sollten vor allem für die Kollaboration in der Berufswelt berücksichtigt werden. Es handelt sich dabei nicht um verpflichtende oder gesetzlich vorgeschriebene Regeln, sondern um empfohlene Benimmregeln für die Kommunikation. Deswegen wird eine Netiquette auch als Knigge für das Internet bezeichnet.

Warum ist die Netiquette für einen Messenger wichtig?

Damit ein Business Messenger Ihre Organisation bei der Kommunikation, Koordination und Kollaboration in den für Sie relevanten Einsatzbereichen bestmöglich unterstützt und Ihre Mitarbeitenden den Messenger gern nutzen, sind einige Kommunikationsregeln in der Regel von Vorteil – die Messenger Netiquette. Solche Kommunikationsregeln gibt es in ähnlicher Form auch bei anderen Kanälen der täglichen internen Kommunikation, etwa E-Mail, Telefon, persönlichen Gesprächen, etc. Gerade bei einem Business Messenger hilft die Netiquette effektiver, effizienter zu kommunizieren und erfolgreicher zusammen zu arbeiten.

Wie lautet die Netiquette für einen Messenger und wie kommunizieren die Mitglieder einer Organisation also richtig?

Die 12 goldenen Regeln der Messenger Netiquette für einen effizienten und effektiven Austausch lauten:

1. Nachrichten kurz und bündig halten:

Prägnante Sätze sind beim Messaging das A und O der Messenger Netiquette. Lässt sich die Information nicht in wenigen Sätzen übermitteln, empfiehlt sich eine Sprachnachricht oder ein Videoanruf. Bei sehr vielen Informationen sollte man über alternative Medien nachdenken. Denn umfangreiche Informationen mittels Textnachricht zu senden, ist nicht nur für den Empfangenden lästig, sondern verfehlt auch den Zweck der prägnanten Übermittlung.

2. Im Ganzen antworten:

Manche Menschen haben die Angewohnheit, jedes Wort bzw. halbe Sätze einer Textnachricht einzeln zu schicken. Für die Empfangenden bedeutet das viele aufeinanderfolgende Signaltöne, die sie zurecht stören können. Besser ist es, ganze Sätze zu verschicken und Informationen mit Hilfe von Absätzen zu strukturieren.

3. Professionell bleiben:

Da der Messenger hier für die berufliche Kommunikation verwendet wird, sollte man sich daran erinnern, dass jeder gesendete Text die eigene Professionalität widerspiegelt. Beim ersten Kontakt empfiehlt es sich insofern auch, sich kurz in einem Satz vorzustellen. Großbuchstaben bzw. gefetteter Text sind in der Regel fehl am Platz. Auch von einer übertriebenen Zeichensetzung wie „???“ und „!!!“ sollte man absehen. Denn es würde implizieren, dass eine Nachricht geschrien oder ihr eine übermäßige Bedeutung zugemessen wird.

4. Emoticons verwenden:

Emoticons und Emojis haben sich bei Messengern etabliert und jeder kennt und nutzt sie. Auch in der beruflichen Nutzung eines Messengers haben Emoticons ihren Platz und können die Kommunikation und Kollaboration unterstützen. In einigen Fällen können Emoticons die Kommunikation auch auflockern und zu einer positiven Stimmung beitragen. Die Messenger Netiquette empfiehlt allerdings Emoticons in Maßen zu verwenden und als Ergänzung zu Text zu nutzen. Denn jede/r deutet Emoticons anders und kennt nicht unbedingt sämtliche Emoticons, sodass dies auch zu Verwirrung führen kann.

5. Gruppenchats sinnvoll nutzen:

Gruppenchats fungieren als zentrale Kommunikationsumgebung, sodass sich Mitarbeitende direkt und von jedem Ort austauschen können. In den Chats sind manchmal die gesamte Abteilung oder alle Mitglieder eines Teams hinterlegt. Grundsätzlich sollte man sich fragen, ob Nachrichten für alle Teilnehmer eines Gruppenchats relevant sind oder besser in einem kleineren Kreis kommuniziert werden sollten. Wichtig kann auch sein, berufliche und freizeitorientierte Kommunikation zu trennen. Kettennachrichten, Abstimmungen zu Events, alberne Videos etc. sollten in einem gesonderten Gruppenchat geteilt werden.

6. Zeitnah antworten:

Häufig gibt es unbewusste „Rankings“ im Kopf, wie schnell Kolleginnen und Kollegen auf einen bestimmten Kommunikationskanal reagieren. Wer eine Nachricht im Messenger erhält, sollte zeitnah antworten. Denn der gewählte Kommunikationsweg impliziert, dass der Absender eine schnelle Antwort und direkten Austausch wünscht. Ist eine zeitnahe Reaktion nicht möglich gewesen, sollte man sich dafür evtl. kurz in der Antwort entschuldigen.

7. Zu angemessenen Zeiten schreiben:

Trotz flexibler Arbeitszeiten empfiehlt die Messenger Netiquette, Textnachrichten während der offiziellen Arbeitszeiten zu verschicken. Denn für manche Menschen ist es regelrecht ein rotes Tuch, Nachrichten am späten Abend oder sehr frühen Morgen zu erhalten. Manchmal helfen Hinweise über die Priorität wie z.B. „nicht dringend, aber wichtig“ unnötigen Druck zu vermeiden.

8. Geduld bewahren:

Es können immer wieder Situationen auftreten, in denen das Gegenüber nicht unmittelbar antworten kann – und das, obwohl die Nachricht bereits empfangen und gelesen ist. Nachhaken ist natürlich erlaubt, allerdings sollte man – je nach Dringlichkeit – zwei bis drei Stunden damit warten.

9. Auf die Ausdrucksweise achten:

Eine Textnachricht kann lediglich gelesen und nicht durch Gestik oder Mimik unterstützt werden. Je präziser der Ausdruck, desto klarer die Kommunikation. Z.B. Sarkasmus oder scharfe Worte sind in der Regel nicht zu empfehlen, da sie missverstanden und zu einer Fehlinterpretation führen können. Ratsam ist daher, auf neutrale Formulierungen und guten Ausdruck zu setzen.

10. Ans Korrekturlesen denken:

Textnachrichten stehen zwar für eine schnelle Antwort. Dennoch sollte dort stets die Grammatik und Rechtschreibung kontrolliert werden. Auch die Autokorrektur gilt es, regelmäßig zu überprüfen.

11. Dialog klar und höflich beenden:

Ist das zu besprechende Thema erledigt, empfiehlt es sich, das Gespräch mit einem Dankeschön oder dem Versprechen auf eine baldige Meldung zu beenden.

12. Passendes Profilbild auswählen:

Das Profilbild sollte der Organisation und der Persönlichkeit entsprechen. Ein seriöses Foto oder – ganz simpel – die Initialen des Mitarbeitenden sind hier eine gute Wahl. Je nach Unternehmenskultur können aber auch Profilbilder wie in Social Networks (Facebook, Twitter, Instagram, usw.) gut geeignet sein.

Wer diese Messenger Netiquette und ihre 12 Grundregeln verinnerlicht, wird das volle Potenzial eines Business Messengers in der internen Kommunikation und Kollaboration besser ausschöpfen können.

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